大數(shù)據(jù)環(huán)境下的國企檔案信息化管理研究

岳碧容 廈門安居集團有限公司

檔案管理是國企管理體系中不可或缺的工作組成部分之一，為企業(yè)的運營管理與決策提供了重要的物質(zhì)準(zhǔn)備與支撐。長期以來，檔案管理工作受科技發(fā)展水平不高等因素制約，傳統(tǒng)的檔案管理模式相對落后，在管理實踐中，檔案管理工作在人力、物力、財力等方面的管理效力低下，檔案管理的效用與價值遠遠沒有得以發(fā)揮與實現(xiàn)。檔案管理信息化建立的主要任務(wù)是全面發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的效力與優(yōu)點，改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，適合信息化時代的工作需求，創(chuàng)新新時期國企檔案管理工作。

一、國企檔案管理信息化的優(yōu)勢及作用

(一)分享資源便利，工作效率提升

在全新的互聯(lián)網(wǎng)時代中，得益于信息化技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)分享的效力，更好地提高了企業(yè)檔案管理的便利性。工作實踐中，國企檔案管理工作人員，可以利用網(wǎng)絡(luò)來完成各項檔案信息的采集、歸納、儲存及使用等工作，進一步提升了信息數(shù)據(jù)的效力，增強了檔案管理部門的工作效率。

(二)快速備份有用信息，增強檔案管理的安全性

在之前的檔案管理工作中，自然危害、人為要素等對傳統(tǒng)的檔案管理工作會產(chǎn)生重大的影響。例如，受自然危害或人為要素等條件影響，容易造成檔案損壞甚至是損毀等問題，由此導(dǎo)致檔案的儲存不夠全面，檔案的安全性也無從保證。檔案管理信息化實現(xiàn)后，不但減少了對檔案物理儲存空間的需求與依賴，檔案管理信息可以迅速的完成信息復(fù)制與備用存儲，大大增強了檔案信息的安全性。

(三)有效查詢使用檔案

檔案管理部門擔(dān)任的重要職責(zé)之一是提供信息的查閱，以及信息搜集服務(wù)。以前的每項操作都是靠紙樣文件，利用人力作用完成工作的目標(biāo)，耗費大量的時間和人力，同樣沒有辦法保證信息的明確性；而在信息化管理實現(xiàn)以后，不僅可以在信息化體系中快速查找關(guān)鍵信息，還做到了及時的搜索和利用，這樣就很明顯的提升了檔案管理的靈活應(yīng)用，充分體現(xiàn)了檔案的利用價值。此外，還可以有效的減少時間和人力的成本，為國企效益提高了助力。

二、提升國企檔案管理信息化建立的措施

(一)建立并創(chuàng)新信息化管理思想

檔案管理部門在國企的發(fā)展中，發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。當(dāng)前，國企領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理相關(guān)人員要全面深入地學(xué)習(xí)和提升對檔案管理信息化的認(rèn)知，摒棄傳統(tǒng)的檔案管理工作思維，與時俱進，樹立并創(chuàng)新檔案管理信息化工作思想，積極推進本單位的檔案管理信息化進程。一方面，國企領(lǐng)導(dǎo)層要在戰(zhàn)略思想和層面上對檔案管理信息化建設(shè)給予足夠的重視，并對檔案管理信息化的建設(shè)起到帶頭和領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督作用；另一方面，除了檔案管理部門外，要做好國企內(nèi)全員的檔案管理信息化宣傳與引導(dǎo)工作，讓全體員工學(xué)習(xí)并認(rèn)知該項工作的重要意義，并積極融入到本企業(yè)的檔案信息化建立中，加速檔案管理信息化建設(shè)的工作進程。

(二)建立并健全檔案信息化管理制度

國企檔案管理信息化的建設(shè)與推進，離不開檔案管理信息化管理制度的建立與健全。工作實踐中，相關(guān)部門要主動推進檔案信息化管理制度的建立，明確各項崗位在信息化管理實踐中的崗位職責(zé)，以確保相關(guān)工作人員各司其職，落實檔案管理信息化建設(shè)任務(wù)的分工與合作，以制度作為保障，積極推進本單位的檔案信息化建設(shè)工作。

(三)注重信息化人才的培養(yǎng)

一個優(yōu)秀的檔案管理員除了要具備專業(yè)的素質(zhì)以外，還得要有豐富的管理經(jīng)驗以及接受、駕馭信息化的能力。在現(xiàn)階段的知識經(jīng)濟時代，檔案管理信息化專業(yè)人才隊伍建設(shè)關(guān)系檔案信息化建立的成功與否。所以，要實現(xiàn)國企檔案管理信息化，就要重視和加強對信息化人才的培養(yǎng)。首先，必須確保信息化檔案管理對工作者的素養(yǎng)能力的要求。網(wǎng)絡(luò)硬件維護、軟件的開發(fā)、檔案的處理以及檔案信息化管理體系操作等，每一個層次都必須要有專業(yè)的管理人才，所以必須培養(yǎng)出合適的人才團隊。國企在人才培訓(xùn)中可以遵循分類培養(yǎng)，確保每一個層次的人才都不會短缺，并且要指引他們之間互通有無，為國企檔案信息化建立增強力量。

三、結(jié)束語

總而言之，在以改革和創(chuàng)新驅(qū)動國有企業(yè)發(fā)展的大形勢下，如何創(chuàng)新國有企業(yè)檔案管理，利用科技服務(wù)社會發(fā)展，是一個值得交流、探討并付之于實踐的話題。隨著互聯(lián)網(wǎng)、智能化的迅猛發(fā)展，機關(guān)單位企業(yè)間政務(wù)信息化、辦公自動化、無紙化的發(fā)展，國企檔案的產(chǎn)生、流傳、收集、歸檔、利用方式也隨之不斷更新發(fā)展。實現(xiàn)國企檔案信息化是檔案管理工作的大勢所趨，也是順應(yīng)社會發(fā)展需求的自然規(guī)律。所有國企都得建立好信息化的目標(biāo)，改善全面信息化管理手段，把檔案管理的信息化、現(xiàn)代化、智能化落實到位。