淺析科研院所檔案數字化建設的意義

張莉

[摘 要]隨著數字化時代的到來，傳統檔案管理已不能滿足新時期檔案管理的需求，為了更好地適應新環境，科研院所要進行檔案數字化建設。檔案數字化建設是新時期科研院所檔案管理建設的重要內容，也是提高檔案管理水平的重要保障。本文分析了科研院所檔案管理的現狀，從優化檔案管理環境、轉變檔案管理模式、優化管理者知識結構等方面，具體闡述了科研院所檔案數字化建設的意義。

[關鍵詞]檔案管理;數字化建設;科研院所

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.04.080

[中圖分類號]G270.7[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2019）04-0-02

0 ? ? 引 言

在信息化時代，深化檔案數字化建設是科研院所檔案管理工作的重要內容，也是滿足新時期檔案管理發展需求的重要保障。科研院所以數字化建設為導向，注重轉變檔案管理模式、創新管理理念，以新的管理形態促進檔案管理工作全面發展。從發展的視角看，科研院推進檔案數字化建設是時代發展的需求，也是提高管理效率的重要手段。科研院所通過轉變傳統思想觀念，加大數字化建設領域的投入力度，能夠優化檔案管理環境，促進檔案管理數字化、現代化建設。筆者認為，科研院所檔案管理數字化建設對檔案管理具有重要的現實意義，是基于發展視域下的檔案管理工作創新。

1 ? ? 優化檔案管理環境，保證紙質檔案的完整性

檔案資料的科學管理，是科研院所的工作重點，能夠保障科研成果，因此，優化檔案管理環境應確保檔案資料的安全性、完整性，以更好地開發利用。檔案數字化建設，以“數字”資料實現紙質檔案管理，提高了檔案管理的安全性，能夠更好地確保重要原始紙質檔案的安全性和完整性。科研院所的檔案資料種類多、數量龐大，傳統紙質檔案很難長期保存，會影響檔案資料的使用。檔案數字化是確保檔案完整性、安全性的重要途徑，其顯著作用在實際檔案管理工作中已經得到充分體現。

1.1 ? 優化檔案管理環境，提高檔案利用效率

在新的歷史時期，科研院所在檔案管理建設中應采用新的管理方式構建數字化檔案管理系統，不斷加快數字化檔案建設。一方面，數字化檔案管理，實現了紙質檔案向數字化轉變，有助于檔案資料的保存以及共享;另一方面，科研院所的檔案資料繁多，建立數字化檔案庫便于檔案資料分類，實現檔案管理的規范化建設。因此，科研院所應以檔案數字化建設為依托，優化檔案管理環境，提高檔案利用效率，有效發揮檔案的資源價值。

1.2 ? 轉變檔案存儲形式，保障檔案資料的完整性

以紙質方式存儲檔案資料容易受潮、損壞，影響檔案資料的完整性。科研院所檔案數字化建設應轉變檔案的存儲方式，采用數字化的存儲方式，提高檔案資料的存儲效率，以更好地適應檔案管理建設的實際需求。同時，檔案數字化建設延長了檔案保存期限，避免了紙質檔案在翻閱中出現破損等問題，提高了檔案資料的使用價值。因此，科研院所應從檔案資料的使用效率及價值出發，推進檔案數字化建設，轉變檔案存儲方式，保障檔案的完整性。

1.3 ? 推進檔案制度化管理，適應管理新環境

科研院所通過數字化建設，能夠進一步優化管理環境，為檔案管理制度化創造良好條件。因此科研院所在檔案管理建設中應規范化建設，建立檔案數據庫，服務科研工作。第一，以數字化建設為背景，建立完善的檔案管理機制，形成“紙質+數字”的檔案管理模式，以更好地適應新的管理環境，提高管理的實際效能。第二，提高思想認識，在新的管理環境中，通過完善管理機制更好地滿足檔案管理工作需求。科研院所應在檔案管理規范化建設中，形成數字化檔案管理制度，通過建立制度化的檔案管理流程、開發及應用機制，更好地發揮檔案管理工作的作用。因此，數字化建設能夠為科研院所的檔案管理工作提供新環境，是規范化建設的重要保障。

2 ? ? 轉變檔案管理模式，提高檔案管理水平

以人工管理為主要操作方式的紙質檔案管理模式，很難實現高效率管理建設。在前期的檔案整理工作中，易產生偏差，如歸檔不及時、分類錯誤等，導致檔案資料的使用價值降低。檔案數字化建設的推進，轉變了檔案管理模式，對提高檔案管理水平起到了重要作用。因此，科研院所應轉變檔案管理模式，提高檔案管理水平，以滿足新時期檔案管理發展需求。

2.1 ? 轉變檔案管理模式，改善前期的檔案整理工作

檔案作為科研院所重要的信息資源，檔案的前期整理、后期開發及管理利用要建立完善的工作機制，確保檔案管理工作有序開展。數字化檔案庫能夠擺脫傳統繁雜的工作模式，以數字化的信息形式，實現檔案資料的有效管理及開發利用。因此，科研院所必須轉變檔案管理模式，改善前期的檔案整理工作。第一，由于檔案前期管理工作繁雜，科研院所應建立數字庫，不斷優化前期工作環境，通過數字信息的轉換存儲，不斷提升管理工作的效率。第二，科研院所要不斷拓展檔案管理空間，改善前期的檔案整理工作，以不斷滿足當前科研院所檔案管理建設的需求。

2.2 ? 加強檔案管理規范化建設，提高檔案管理水平

檔案管理規范化建設是提高檔案管理水平的重要基礎。科研院所檔案數字化建設，能夠形成規范化的管理機制;通過規范化的管理流程、操作程序，能夠確保檔案管理工作有序地開展。因此，檔案數字化建設不僅是當前檔案管理建設的內在需求，也是提高科研院所檔案管理水平的重要保障。科研院所要不斷優化和調整各個環節的工作，在工作程序規范化建設中不斷提高管理水平，以更好地為科研院所提供服務。

2.3 ? 構建檔案數據庫，提高檔案資源的利用率

數字化建設的重要基礎是建立檔案數據庫，形成檔案資源體系，更好地提高檔案資料的管理及利用效率。首先，科研院所的檔案資源繁雜，建立檔案資源庫能夠更好地滿足檔案管理需求，提高檔案管理效率，也提高了檔案資源的利用效率。其次，檔案數字化建設轉變了傳統管理模式，能夠在傳統檔案管理的基礎上建立高效的工作機制，從而更好地滿足檔案管理工作的實際需求。大數據時代對檔案管理模式提出了更高的要求，科研院所要不斷適應新環境，建立檔案數據庫，實現高效檔案管理建設，以更好地服務科研院所的科研工作。

3 ? ? 優化管理者知識結構，提高管理者綜合素質

大部分檔案管理人員存在非科班出身、責任心不強等問題，從而不利于開展檔案管理工作。因此，提高檔案管理人員的綜合素質，優化知識結構，對提高檔案管理質量具有重要的意義。科研院所在開展檔案管理工作的過程中，要重視檔案管理工作，從人才隊伍的建設出發，不斷提高管理者的綜合素質，以更好地適應數字化建設的新環境，滿足檔案管理工作需求。

3.1 ? 強化檔案管理地位，提高工作積極性

科研院所具有特殊性，在開展科研工作的同時只有不斷加強檔案管理工作建設，才能更好地發揮檔案管理的重要作用。在數字化建設的大背景下，科研院所應做到以下幾點。第一，轉變傳統管理思想，在創新發展的基礎上，更好地適應新環境，以數字化建設為依托，提高檔案管理效率。第二，轉變被動的工作現狀，提高工作積極性。數字化建設強調檔案管理人員建立良好的工作機制，能夠主動適應新環境，以更好地提高檔案管理水平。第三，從數字化建設出發，培養具有計算機、檔案管理等綜合素質的人才隊伍，夯實檔案管理的地位。

3.2 ? 提高檔案管理要求，優化管理者知識結構

檔案數字化對管理者的綜合素質、知識結構提出了更高的要求，傳統單一的工作形式很難滿足實際工作需求，特別是隨著數字化建設工作的推進，檔案管理人員要優化知識結構，加強信息技術知識學習。檔案數字化建立在計算機技術上，要求檔案管理人員要具備良好的信息技術能力，能夠通過優化知識結構更好地適應新時期的崗位環境。因此，檔案數字化建設對管理工作有了更高的要求，科研院所檔案管理者要不斷優化知識結構，提高檔案管理的信息化水平。

3.3 ? 加快人才隊伍建設，提高管理者的綜合素質

要提高檔案管理水平，科研院所必須加快人才隊伍建設，提高管理者的綜合素質。第一，轉變思維管理，重視檔案管理建設，通過引進高素質的綜合人才，提高檔案信息化建設的水平。第二，制定教育培訓機制，通過不定期培訓，提高檔案管理人員的業務水平，以更好地勝任工作崗位。第三，建立健全激勵機制，通過完善的考評體系，對檔案管理人員的工作質量進行綜合評價，并將考評結果與職務晉升、職稱評定等掛鉤，從本質上調動管理者的工作積極性，以更好地適應新環境。

4 ? ? 結 語

科研院所以信息技術為載體，構建具有自身特色的檔案管理體系，是優化檔案管理建設的重要抓手。檔案數字化是新時期檔案管理建設的發展方向，也是提高檔案管理水平的重要保障。科研院所檔案數字化建設的著力點在于做好以下3個方面的工作：一是優化檔案管理環境，保證紙質檔案的完整性;二是轉變檔案管理模式，提高檔案管理水平;三是優化管理者的知識結構，提高管理者的綜合素質，從本質上確保檔案數字化建設工作順利開展。

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