檔案信息化建設相關問題的探討

王琳 青島市城市建設檔案館

一、檔案信息化建設的內涵

(一)價值意義

信息化的檔案管理方式可以提高檔案的運轉效率，更好的擴大檔案管理工作的范圍，滿足快捷化檔案管理的目標。采用信息化的檔案管理方式可以提高數據存儲的質量，擴大檔案的容量，擴大檔案數據信息收集的外延。在信息化的檔案管理機制下可以解決傳統檔案管理工作面臨的挑戰，形成完善的檔案管理分工體系，借助信息技術實現檔案數據信息的匯總，并且應對數據分類管理中的問題，達到高質量和全方位開展檔案管理的效果。

(二)組織構成

信息化檔案主要借助信息技術提高檔案的運轉效率，信息檔案管理主要指的是在網絡環境中構建檔案管理與共享服務體系。信息化檔案管理主要應用數據庫、數據壓縮、調整掃描技術對聲像、文本、數據文件進行管理。信息化時代已經可以做到檔案全文信息數字化，形成了檔案數字網站，可以實現不同結點的檔案有效傳輸。

二、檔案信息化建設的主要問題

(一)管理人員素質問題

有限的檔案管理人員已經不能滿足創新時代的信息化檔案管理工作需要，一些單位的檔案管理人才配置水平較低，現有的檔案管理人員不掌握先進的檔案管理技術手段，從事檔案管理人員長期得不到業務培訓，不能在信息化、智能化、云存儲與大數據環境下開展專門的檔案數據信息處置工作，因此減低了檔案管理工作的時效性。一部分單位的檔案管理工作人員工作壓力相對較大，日常事務性工作的占比較大，單位沒能有計劃的按照檔案管理人員培訓，導致檔案管理人員落伍速度較快。還有的單位沒能隨著檔案管理設備的更新進行人員更新，導致檔案管理設備的利用率較低，沒能達到服務檔案管理工作，提高檔案管理質量，提升檔案管理業務水平的目標。

(二)管理制度體系問題

信息化背景下要求消除紙質檔案管理時代的弊端，強調在新型模式下提高檔案的運轉效率，進一步實現對信息化檔案的收儲能力，并且加快紙質檔案的信息化進程。當前，一些單位還缺乏檔案信息化的管理工作機制，沒能組織有較強信息技術能力的檔案管理部門，檔案信息化建設嚴重的依賴第三方提供的軟件。一些單位不具備專業的信息化檔案管理人才，現有檔案管理人員不能有效的應對檔案數字化處置中的具體問題。能圍繞著數據信息系統提高檔案運轉質量，無法達到高質量和全面化的檔案管理目標。一些單位還缺乏信息化的檔案管理系統，沒能在信息化的理念下發揮基層部門在收集存儲信息方面的作用，現有檔案管理制度不具備服務理念與創新精神，墨守成規的檔案管理方式不能實現檔案的深度挖掘。

(三)信息化建設經費有限

檔案管理人力與財力的配置水平直接決定檔案管理的質量。有些單位不注重加大檔案管理硬件設施設備的更新，不能匹配必要的經費，因此影響檔案管理的整體有效性。提高檔案管理信息化建設的經費投入力度。著力提高經費供給的有效性，這樣才能滿足檔案管理的需要，真正解決檔案管理工作中存在的問題。

三、檔案信息化建設管理工作的改善

(一)提高檔案管理人員修養

檔案管理人員的專業水平在很大程度上決定了檔案信息化建設的質量。檔案管理人員的素質還關系檔案數據信息應用價值能否有效實現。為了更好的發揮檔案在輔助決策，推動項目與數據運轉方面的任用，應當提高檔案管理工作人員的業務能力，第一步，建立綜合型的檔案管理人員工作體系，確定責任分工，增強大家的信息化檔案管理意識，注重強調整體工作的質量，第二步，增強管理人員的培訓工作，促進專業技術人員不斷參與各種信息化檔案管理技術的培訓活動，基于豐富的學習培訓提高檔案管理業務技能。

(二)完善檔案管理工作制度

遵循制度化管理模式，積極消除檔案管理制度方面存在的不健全、不科學、不具體問題，才能達到高效和高質量檔案管理的目標。首先，應當根據單位的實際情況制定符合檔案管理實際的檔案管理制度，運用檔案管理制度推動檔案管理規范化、秩序化、低風險運動。運用強有力的制度解決檔案傳送和使用中的具體問題。首先，各部門應當配合檔案管理部門開展具體的檔案管理工作，形成良好的責任分工體系，明確具體崗位在檔案管理中肩負的職責，保證采用信息化與制度化同步的方式提高檔案管理工作水平。第三，在信息化的網絡空間下建立新型的檔案管理制度，注重根據信息技術運轉的需要與新工作模式制定檔案管理制度，對傳統的檔案管理制度進行梳理，保留以往檔案管理制度中的合理性因素，增加新的檔案管理工作方法，梳理檔案管理制度的漏洞，不斷的根據信息化檔案運轉的需要進行檔案管理方式的改革。單位應當吸收借鑒國內外先進的檔案管理工作方法經驗，依靠新型檔案管理技術推動檔案事業的深刻轉型，更好發揮檔案的服務運用價值。

(三)提高檔案信息化建設力度

信息時代應當形成互動性的檔案管理機制，形成綜合性的檔案數據運轉機制，這樣才能提高檔案管理的效率，解決檔案管理中的實際問題。首先，加強檔案管理信息技術硬件設施的供給力度，根據大數據時代的特征配置相關專業的檔案管理設備，擴大檔案的收儲范圍，實現檔案數據的有效共享有聯通，解決檔案傳輸方面的問題。其次，開發專業的檔案管理系統軟件，提高檔案管理的智能化水平，在直觀的界面中輔助各部門人員實時傳遞檔案信息，更好的提高效率，降低檔案運行過程中的風險，進而提高檔案管理工作的質量。

四、結論

信息技術的快速發展推動了檔案事業的深化變革，檔案停止化建設需要形成綜合化、規范化、標準化與專業化的管理體系。新時代應當提高檔案化管理建設的效率，增加檔案管理設施設備的投入，注重以新技術提高檔案管理的效率。具體來說要形成專業的檔案管理體系，完善信息化的檔案管理制度，明確各個部門在信息化環境下的檔案管理職責分工，形成自己的檔案管理工作監督機制，從而推動檔案管理工作的順利改革。