信息化建設在圖書館檔案管理中的必要性探析

李 娜

（張家口市圖書館，河北 張家口 075000）

圖書館檔案管理是圖書館基礎工作的重要組成部分，檔案是圖書館活動的原始記錄，是決策的基礎。伴隨著信息時代的到來，圖書館檔案管理工作也應當實現信息化。傳統的圖書館檔案管理需要人工管理，信息記錄也以紙質資料為主，這種管理方式和記錄方式不僅耗費人工，而且極易出錯。雖然圖書館檔案管理信息化建設會給圖書館帶來巨大的挑戰，不僅要更改工作模式，還要引進先進計算機處理技術，培養專業型技術人員，還要保證整個系統的維護，勢必會帶來巨大的成本。但是，信息化建設也會為圖書館檔案管理帶來新的發展趨勢和發展機遇，其長遠意義遠大于初期建設成本。

一、圖書館檔案特點

（一）決策依據和發展參考

首先，圖書館檔案為圖書館的發展提供了依據。圖書館檔案全面、準確的反映了圖書館的發展現狀以及日常活動。圖書館管理人員可以依據這些資料進行決策，制定符合圖書館本身特點的制度以及未來發展規劃。其次，圖書館人力資源豐富，人事檔案信息巨大，圖書館管理人員可依據檔案信息進行人才培養、人員培訓和人員篩選。最后，圖書館的業務檔案包含了圖書館業務活動的詳實記錄，是總結工作、發現工作中不足的重要參考。

（二）科學管理的集中體現

圖書館的管理水平集中表現在檔案建設中，檔案建設的完備與否，直接反映工作成果和經驗教訓。圖書館管理者可以通過檔案，了解圖書館的活動和日常經營工作，從中指導，發現問題。

二、信息化建設對圖書館檔案管理的必要性

圖書館檔案的信息化建設，要求圖書館利用計算機技術和互聯網技術，根據圖書館自身的特點和發展需求，挖掘和管理圖書館內各種信息，旨在為圖書館管理人員進行決策提供參考，提升圖書館管理水平，為用戶提供更好的服務。

（一）檔案存儲便捷

傳統的圖書館，其檔案資料以紙質資料為主。

第一，紙質資料無法隨意流通于各個部門，不方便上級下達命令，下級反饋工作；

第二，紙質資料的記錄工作繁重，如遇特殊情況，會造成信息記錄不及時，影響工作效率；

第三，紙質資料在查詢時多有不便，其參考性和實用性大大降低；

第四，紙質資料容易丟失，造成嚴重的損失。所以，檔案管理的信息化可大大避免紙質檔案所遇到的問題。利用計算機技術記錄圖書館內各項信息，并且利用網絡技術對信息進行分類管理，能夠高效處理檔案信息，具有及時性、靈活性、準確性、完整性等特點。圖書館管理者可直接利用檔案管理系統查找所需的信息，同時通過計算機進行工作安排和工作結果驗收。

（二）節省檔案存儲空間

傳統的圖書檔案管理中，需要很大的空間存儲圖書館內重要的檔案資料，在借閱和參考時，相關人員要登記信息。此外，對于龐大的圖書館檔案信息，需要專業的檔案管理人員對于檔案進行專門整理、歸檔、記錄、查詢和維護。這種檔案管理模式需要較多的財力、物力和人力。圖書館檔案管理信息化建設，只需要計算機設備和存儲設備，便可對數量巨大的圖書館檔案有序管理，大大節省圖書館的運營成本，同時在一定程度上增加其他運營的資金。

三、圖書館檔案信息化建設的辦法

信息化建設首先要求圖書具有信息化的網絡和設施。從硬件來說，硬件是信息化建設的必要條件，圖書館信息化建設需要有專門的電腦、服務器、打印設備、掃描設備；軟件是硬件的衍生物，作用是配合硬件方便檔案管理工作。從軟件來說，需要有適合自身的辦公系統和辦公平臺，制定符合工作目標的工作流程，并且建設相關的工作部門，注意部門與部門之間的銜接。在有了基礎的硬件與軟件支撐的條件下，圖書館要改變傳統的檔案管理模式，針對信息化的管理系統制定管理制度和工作標準。引進專業技術人才，培養檔案管理人員素質，提升專業水平。

四、結束語

圖書館檔案的作用是真實地記載圖書館的發展軌跡，記錄圖書館的日常活動和重大改革。圖書館檔案的作用，也在于為圖書館管理者提供決策參考和發展依據。圖書館檔案的重要性決定了圖書館檔案管理工作的困難性。在新科技時代的背景下，圖書館應當將信息化建設作為檔案管理工作的中心，以信息化技術為動力，積極進行管理模式改革、工作方式創新、工作技術提升和人員培訓升級，提升圖書館檔案管理能力，開展圖書館檔案管理工作新進程，提升各項工作決策，更好地服務用戶，提升圖書館綜合競爭力。