加強發電企業合同管理的研究探討

●陳奕霖

合同管理，是指企業實施的合同資信調查、談判、訂立、會簽、履行、變更、解除、終止、歸檔、糾紛處理、責任等與合同相關的全過程及事項的管理,是依法治企的重要組成部分，有效的合同管理可以減少和防止財產損失和經濟糾紛，有利于企業的持續健康發展。縱觀目前發電企業合同管理的現狀，從總體上看還是好的，但是法律意識不夠強、合同管理不夠嚴、權責不夠明確等問題在一定程度上給發電企業的經濟運行帶來負面影響。從近期發生的合同糾紛來看，大多與法制意識淡薄、合同管理粗放有關。為此，能否實現有效的合同管理，對于發電企業經營管理具有舉足輕重的作用，通過加強合同管理，可以最大限度地防范和降低企業的法律風險，避免和減少合同風險給企業帶來的損失。

一、強化發電企業合同管理的必要性

（一）強化合同管理是發電企業生存發展的需要

市場經濟是競爭的經濟、信譽的經濟，市場主客體是構成整個市場的基本要素，合同是確保市場主客體權益、維系主客體關系的基礎和紐帶，合同法對合同起著規范和保護的作用。就發電企業而言，企業和購電方、供貨方、外委項目承包商、提供技術服務方等合作方均存在合同關系，如果在合同管理上不夠嚴謹，一種情況是企業利益受損，另一種情況是對方利益受損。這兩種結果，都不利于發電企業的生存發展。

（二）強化合同管理是確保發電企業利益的需要

合同一旦簽約即發生效力，雙方都要按合同的有關規定執行，除非產生不可抗力。通常的索賠，就是依據合同的條款，尋找不遵守合同一方的違約事件，根據合同規定進行賠償，違約方不管是無意還是故意，都要根據造成的損失進行賠償。雙方有爭端不能解決的要進行調解和仲裁解決。在市場經濟條件下，市場主客體的關系就是合同關系，而且在企業內部合同管理也發揮著重要的作用，雙方的權利和義務必須通過合同來明確，不論是經濟合同，還是技術合同、涉外經濟合同，或者是勞務用工合同等等，在合同的制定、對對方的監督、自身的履行等任何一個環節把關不嚴，都會嚴重損害企業的利益。發電企業通過合同管理，可以有效加強內部控制管理，及時識別經營管理風險，進而通過對風險的防范促進交易的順利完成，實現合同的目的和企業的利益最大化。

（三）強化合同管理是發電企業內部控制的需要

發電企業的合同管理要求合同管理人員和法務人員關注合同流程中的每一個環節，以及合同履行過程中的每一個細節，規范自身的流程設計和流程控制。在合同的某個時點或某個環節，從發電企業的上層領導到基礎的具體實施層面，何人該做何種事情，都應有相應的安排。在此過程中，企業各方面人員全面、有序參與合同管理，通過強化合同管理，有效地防范合同風險，促進企業內部控制管理水平的提高，這也是全面風險管理和內部控制一體化的重要體現。

（四）強化合同管理是發電企業依法依約經營的需要

合同管理的過程中，發電企業將合同的權利義務梳理清楚，依法依約履行，同時也關注合同相對方的履約情況，與其保持良好的溝通并根據不同的情況采取不同的手段督促其履行相應的義務，推動合同雙方履行合同中的權利義務，最終順利完成合同所涉交易，實現雙贏甚至多贏。如果視合同為兒戲，對合同管理持粗放的態度，破壞市場的自由性、統一性、公平性和競爭性，影響市場的規范運作，損害市場主客體的合作關系，最終必將遭到市場的淘汰。

二、發電企業合同管理存在的問題

（一）發電企業合同管理意識薄弱

一是發電企業風險防范管理機構不健全。很多發電企業未設立風險控制部門，對企業經營風險包括合同風險，缺乏有效的管控機制。二是不重視合同文本分析。合同訂立時缺乏預見性，缺少對合同文本的分析。不少合同簽訂得十分簡單，缺少必要的補充條款，不符合標準合同的要求，更不符和國際上通行的合同文本要求。在合同履行過程中常常因為缺少某些重要的條款、缺陷和漏洞多、雙方對條款的理解有差異以及合同風險預估不足等問題而發生爭執扯皮。三是對合同履約重視不夠，常常發生實際執行與合同簽訂發生偏離、嚴重脫節的情況，簽訂合同雙方都不認真執行合同，隨意修改合同，或在合同洽談時隨意改變原招、投標文件的實質性內容，或遵守合同規定打折扣。

（二）發電企業合同基礎管理工作不健全

主要表現：一是合同集中歸口管理體制不完善，職能發揮有限；二是制度體系不健全，缺乏全面性和規范性，制度執行不力；三是合同流程管理控制不力，對合同簽訂前的市場調查、招投標和談判認證，簽訂中的審查授權，簽訂后履行監控、驗收、結算等工作銜接不夠，沒有形成合同全過程管理機制，不能對合同履行過程中進行及時的跟蹤和有效的動態合同管理，容易引發法律風險。

（三）發電企業合同管理人才匱乏

主要表現：一是合同管理人員專業素質不高，專職合同管理人員較少；二是合同管理和索賠是涉及全局的，又是專業性、技術性強，極為復雜的管理工作，對合同管理人員的素質要求很高，而真正符合要求的管理人員很少，極大地的影響了發電企業合同管理水平的提高。

三、加強發電企業合同管理的對策與建議

針對合同管理中存在的問題，發電企業必須要加大合同管理力度，建立健全合同管理制度，強化事前防控、事中控制、事后監督，使合同管理向法制化、規范化、系統化發展，避免合同糾紛，規避經營風險，提高企業管理水平，為企業創造最佳經濟效應。

（一）加強合同管理意識，建立健全的合同管理制度

樹立合同管理意識，要從思想上真正意識到合同的重要性，強調按合同辦事。但是，意識的形成是一項長期的工作，發電企業的領導應該重視這項工作，常抓不懈。可以以舉辦學習班、講座等方式，提高全員的合同管理意識，使合同管理規范化、科學化、法律化。首先要從完善制度人手，制定切實可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。合同管理制度的主要內容應包括：合同分類及合同管理部門，管理機構及職責，合同的訂立、談判、起草及條款內容，合同審查、會簽，合同編號和合同簽署，合同專用章管理，合同履行，合同的變更、驗收，結算和解除，合同監督和檢查、合同責任，合同備案和統計管理、保密要求，合同檔案管理等。發電企業通過建立合同管理制度，做到管理層次清楚、職責明確、程序規范，從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態，起到了事前監督、防患于未然的作用。

（二）強化合同簽訂的事前防控

一般合同訂立前的法律風險主要包括合同對方當事人的主體資格和履行能力兩個方面。如果合同主體不合格，合同的效力就會受到影響甚至失去效力或者最終無法履約，所以審查合同時必須對對方當事人的主體資格和履約能力進行審查。如重大合同訂立前，發電企業合同管理部門要對合同對方當事人的主體資格、資信能力、履約能力、履約信用等進行認真審查。凡是經濟合同的簽訂，都要進行法律合規性審查。

對合同主體的合法性審查主要包括：當事人民事主體資格和有效性審查、經營資格合法性審查、許可經營合法性審查。簽約對方為法人主體的，應要求對方提供法人營業執照、組織機構代碼證、開戶許可證、稅務登記證、生產經營許可證等證件；簽約對方為無獨立法人資格的法人分支機構的，對方需提供上級單位書面授權委托書或分支機構成立等文件；簽約對方為自然人的，對方需出具身份證，如由代理人簽訂，應出示加蓋單位公章或授權人簽字的授權委托書。上述法人營業執照、自然人身份證、授權委托書及相關證明授權文件，均應列為合同歸檔資料，與合同一并保存。這樣做的目的是合同一旦無法履行或對方違約時，也可以順利查找對方當事人的基本資料，無論對以后的訴訟還是對合同的繼續履行，都非常重要。為此制度應明確，不得與不具有法人資格或法定代表人合法授權的組織或個人簽訂合同，不得與法人單位或個人簽訂與其履約能力明顯不符的合同。

此外，還要審核合同對方當事人是否具有履行合同的能力，要盡可能地通過市場調研、財務、審計，實地考察等有效方法調查合同對方當事人的商業信譽和履約能力。如合同對方的注冊資金真實情況、企業規模、資產負債情況、生產經營狀況等情況以及是否涉及訴訟、仲裁等相關事項。如果合同管理部門對合同對方的主體資格、資信能力、履約能力等狀況有質疑的，應及時書面向相關領導匯報，提出處理建議。

（三）強化合同簽訂的事中控制

發電企業要建立審查會簽制度。合同會審的目的與宗旨是各評審單位和部門站在不同的角度對合同提出改進意見，防范、控制合同簽訂的風險。企業應從建成投運早期即建立起嚴格的合同評審制度，且經過多次不斷修訂完善，企業所有經營業務一律納入合同管理，所有合同必須嚴格按照程序評審后方可簽訂。項目管理部門、經營管理部門、財務部門、審計部門、法務部門及管理層都應參與合同評審，審查會簽制度根據部門職責范圍分別明確各部門評審的重心與方向，從而明確了各部門在合同評審中的職責與分工。例如，企業的合同會簽制度明確：經營管理部門審查重點是當事人的主體資格和資質、合同內容、形式、相關程序等合法合規性；項目管理部門審查重點是合同技術條款、合同項目投資計劃、施工安全協議及有關條款等；財務部門審查重點是資金保證能力、財務風險、合同經濟效益、擔保方式及付款結算條款等；法務部門審核重點是合同條款的合法性、嚴密性、完整性、合同法律風險及爭議解決方案，等等。各相關部門在審查合同會簽稿時，如發現有不妥或不實之處，可直接在合同會簽稿上提出修改意見或退回經營管理部門修改，經營管理部門修改后繼續按程序提交審查，確保評審效果與質量。通過建立科學系統的審查會簽制度，推進合同管理制度化、規范化、信息化，有效規避合同風險，確保企業各項業務安全、有序運行。

各相關部門合同簽訂會簽時，要重點把關、審查的內容，一是合同主要條款。合同條款要完整齊備，內容要清楚明確。根據《合同法》規定，合同的內容由當事人約定，一般包括以下條款：當事人的名稱或者姓名住所；標的；數量；質量；價款或報酬履行期限、地點和方式；違約責任；解決爭議的方法。在簽約時具備這些條款合同才完整，如果合同內容不完備，某些條款沒有約定或約定不明確，則極易導致合同雙方當事人產生爭議，引發合同糾紛。二是合同關鍵條款。如質量標準條款，合同中要明確寫明適用的質量標準是國家標準還是行業標準。對于沒有國家標準、行業標準的產品，要在合同中約定可操作的檢驗標準。應明確產品驗收地點、方式、人員等事項。對產品質量異議的提出要明確具體時間與條件，承擔質量責任的期限。三是合同支付方式。要對貨物交付地點、交付時間、運輸方式、運費的承擔等作詳細約定，明確貨權及風險轉移的時間；合同中要列明收貨方經辦人的姓名，同時，盡量讓收貨方加蓋公章確認，防止經辦人離開后對方不承認收貨事實從而給訴訟中的舉證帶來困難。四是付款方式。如作為賣方時應明確約定付款時間、付款方式（現金、電匯，承兌匯票），避免“買方根據資金到位情況逐步支付貨款”“當因不可控因素影響買方付款進度時，買方可適當延期付款”等模棱兩可的約定。類似約定會導致付款時間不明確，給合同相對方找到拖延付款的理由。五是違約責任。合同中要避免不平等或加重買方責任的違約責任條款，同時要明確約定對方的違約責任，約定違約金的數額或計算方法。六是爭議管轄條款。盡量爭取在本企業所在地法院、仲裁委員會解決合同糾紛，以減少發電企業申訴成本和風險。

（四）強化合同履行事后管控

一是建立合同臺賬登記制度。對簽訂的每一筆合同，合同歸口管理部門根據業務類型分門別類登記入冊，從而準確掌握合同業務的基本信息，有針對性地開展合同履約監督和檢查工作；同時通過業務單位上報的在手合同執行情況表，定期對合同履行情況進行跟蹤登記，統計分析。

二是利用信息化手段建立合同履約預警機制。利用ERP管理軟件、NC系統等信息化手段，實行財務與業務的協同，對合同履行情況進行動態管理。未按合同約定履行的，系統提前預警管理人員與業務人員通過信息化系統及時掌握合同履行信息，及早采取措施，預防風險的發生。如業務部門要定期與財務核對合同履行中的費用支付信息，發現偏差及時查明原因進行糾正。

三是建立合同檔案管理制度。要從源頭做好發電企業合同風險防控工作，完善合同檔案管理制度，做到有章可循。如制定“一合同一檔案”管理辦法，對簽訂的每一份合同，業務部門妥善保存至合同履行完畢，整個過程包括合同在內所有涉及到的業務材料，最終歸為一個檔案，在合同履行完畢或合同的權利義務終止后，業務部門負責整理合同履行過程中形成的文件資料并移交企業相關部門。同時管理辦法還應對合同檔案的抽調與移交作出詳細規定，有效促使各業務部門完整保存合同履行資料。這些措施不僅有利于規范業務流程，及時監控合同履行情況，而且在出現合同糾紛時，有利于訴訟、仲裁證據材料的提供，從而有效防范企業經營風險與法律風險。

（五）充分利用法律手段，應對合同糾紛的發生

合同關系是一種法律關系，違約行為是一種違法行為，要承擔支付違約金、賠償損失或強制履行等法律后果，因此，審查合同時選擇的違約條款和糾紛處理條款是很重要的。在訂立合同后，企業還要密切跟蹤合同履行過程中的各個環節，注意收集合同實施的信息，搜索相關資料，并作出相應的信息處理，將合同實施情況與合同分析資料進行對比分析，找出其中的偏離，對合同履行情況作出診斷，在對方違約包括預期違約時及時采取有效法律手段，積極維護企業的合法權益，減少企業的經濟損失。當合同約定出現糾紛時，合同各方首先應友好協商，協商不成的則提交仲裁或訴訟解決。友好協商需要合同雙方充分溝通、適當妥協，合理運用談判技巧，爭取自身利益的最大化；仲裁和訴訟，則需要企業內外部協調配合，法務人員與專業的訴訟律師制定好的訴訟策略，明確訴訟目的，妥善應對，做到既維護自身利益又不失企業良好形象。

（六）重視合同管理人才的培養

合同管理人員的業務素質的高低，直接影響著合同管理的質量。合同管理人員除具備相應的專業知識外，同時還必須熟練掌握和運用各種法律、法規；精通合同業務，勝任合同擬稿、修改、談判和解釋；熟悉合同履行和違約索賠管理；熟悉會計賬務。做好合同管理工作，人是關健因素。發電企業必須以人為本，加大合同管理人才培養的各項工作。一是要重視人才。要選調素質高、學習能力強、知識面廣、責任心強的人員充實合同管理隊伍。二是要加強理論學習。經常組織在職培訓，組織專題學習和討論，如學習《合同法》《招投標法》《擔保法》《民法通則》《民訴法》等法律、法規。鼓勵合同管理人員參加法律和經濟管理方面的考試及相關的執業資格考試以提高理論水平。三是要以機制激勵人。明確合同管理人員的責、權、利，建立、完善崗位競爭機制，以機制激勵人。四是創造同行交流的渠道，引導同行交流。行業系統內每年組織合同執行情況交叉檢查活動，起到互相促進、互補不足的目的。

四、結語

合同管理貫穿于合同簽訂前的事前防控，合同履行過程中的事中控制及事后管控的整個過程，通過加強企業合同管理，采取有效措施，強化合同風險防控系統建設，可以從根本上減少法律糾紛，防范經營風險，提高發電企業的經濟效益，保障企業持續、健康、穩健發展。