基于辦公自動化環境下醫院檔案管理的必要性和可行性

王祎柯 陜西中醫藥大學附屬醫院

一、辦公自動化環境

所謂辦公自動化也就是借助計算機技術以及設備結合數字信息和辦公過程，讓信息得到有效的傳遞和儲存，加速醫院中的信息流動，加快辦公流程，讓醫院辦公程序得到縮減。辦公自動化能夠有效提高辦公效率，讓協同辦公的能力有所提升，還能讓以往的管理模式得到轉變，有效的實現決策效能。辦公自動化得到實現需要計算機強大的信息處理能力的輔助，應用計算機技術能夠讓辦公模式從傳統的手動形式轉變為數字化模式以及信息化模式。辦公自動化讓辦公實現無紙化辦公，能夠加速信息流動，讓信息得到更加靈活簡潔的儲存。

二、醫院檔案管理自動化存在的問題

(一)缺少信息化檔案管理制度

目前，很多醫院檔案管理仍然處于初始階段，在硬件設施和軟件設施都存在比較嚴重的缺乏問題，對于電子檔案的保證還比較缺乏，若電子檔案被泄露，將會造成患者隱私出現泄露，給患者的生活帶來一定困擾。

(二)缺少專業檔案管理人才

目前的檔案管理系統比較落后，軟件的操作系統還沒有進行及時更新。在檔案管理工作中，很多工作人員缺少專業的自動化管理知識，醫院內也不具備完善的培訓體系，導致檔案管理工作人員在工作過程中得不到提升，限制了醫院檔案管理工作質量的提升。

(三)缺乏專業的辦公系統

目前辦公自動化正處于發展階段，各個自動化辦公系統還不夠完善，開發團隊水平高低不一，這樣的情況導致系統軟件和醫院實際需要存在一定的差距，自動化辦公系統也缺少一個電子檔案管理的子系統。

三、辦公自動化環境下醫院檔案管理的必要性和可行性分析

(一)醫院檔案管理的必要性

醫院檔案管理有利于推動醫院工作的順利開展。在科學技術不斷進步的條件下，醫院開始了自動化辦公，對醫院檔案的管理也開始實施自動化模式。醫院檔案管理實施自動化管理模式十分必要，首先能夠提升醫院檔案的安全性。醫院檔案受到外部環境的影響很容易就出現損壞，如在潮濕環境中，紙質醫院檔案很容易就出現發霉等問題。溫度、自然災害都有可能會造成醫院檔案受到損傷，導致醫院檔案使用壽命有所縮短。紙質的醫院檔案在長時間保存之后，可能會影響到醫院檔案文件的完整性。但是這樣的問題在電子檔案上就不存在，電子檔案能夠經過長時間的保存，不容易受到外界環境的影響[1]。

(二)醫院檔案管理的可行性

在科學技術不斷發展的背景下，越來越多功能強大的檔案管理系統被開發出來，提供了更加實用的功能。隨著管理系統功能的不斷完善，需要更加先進的科學技術為辦公自動化提供支持。醫院需要積極引進先進人才，來適應辦公自動化的環境，同時也需要重視醫院人才的培訓工作，需要能夠不斷提高自動化業務的水平，能夠為醫院辦公自動化提供充足的支持。

(三)醫院檔案管理自動化的有效措施

1.制定管理標準

在辦公自動化環境中，醫院檔案工作需要具備管理標準的約束，對醫院檔案的管理工作需要明確其工作流程，包含檔案整理、檔案收集、檔案保存、檔案統計以及檔案檢索[2]，在這樣系統化的工作流程下才能讓檔案管理的標準得到確認，推動檔案管理標準的制定和執行。醫院檔案管理的標準還需要和國家的標準相吻合。

2.組建高素質的管理隊伍

醫院在組建檔案管理隊伍的時候，必須要提高對管理人員的要求，在招聘工作中，提高招聘標準，讓醫院能夠憑借良好的檔案管理提高運轉效率。對于醫院自身的檔案管理工作人員，醫院需要展開系統的培訓工作，為管理人員提供學習平臺，讓管理人員的綜合素質得到保證，以建設自動化辦公環境。例如：醫院在內網上開設學習板塊，將培訓視頻上傳到網站上，管理人員需要經常觀看視頻在視頻下方打卡記錄，將培訓學習納入進醫院的考核體系中。

3.加強基礎設施建設

在醫院中進行檔案自動化管理需要得到良好基礎設施的支持，醫院需要加強對基礎設施建設的資金，為檔案管理工作配置一些相應的軟件和硬件設施。檔案管理最為基礎的設施就是計算機，計算機是醫院工作開展的基礎，在醫院檔案管理工作中配置性能優良的計算機，能夠節省工作人員儲存管理檔案的時間，提高工作人員的效率。醫院需要加強軟件建設，需要積極借鑒其他企業、醫院以及組織的管理系統，積極引進功能強大的管理系統，為管理人員提供良好的工作工具。

4.完善檔案管理系統

在自動化檔案管理模式中，檔案管理系統起到重要作用，只有具備自動化辦公系統，才能保證辦公自動化的實現。要想完善檔案管理系統，需要加強辦公自動化系統的資金投入。在辦公自動化環境中，建設相應的自動系統，是保證電子文件被有效實用和儲存的基礎。

四、結論

綜上所述，在辦公自動化環境下，本文先是分析了醫院檔案管理自動化存在的問題，主要包括缺少信息化檔案管理制度、缺少專業檔案管理人才、缺乏專業的辦公系統。然后進行了醫院檔案自動化管理的必要性以及可行性分析，提出了醫院檔案管理自動化的有效措施，需要制定管理標準，組建高素質的管理隊伍，加強基礎設施建設，完善檔案管理系統。