產業園區檔案室管理存在的問題與對策

牛芳 濟南高新區齊魯軟件園發展中心

近年來隨著我國經濟的快速發展和新經濟領域不斷增多，產業園數量明顯增多，產業園相關的檔案數量也隨之增加。在此背景下，產業園管委會逐漸開始重視檔案的管理工作，產檔案室建設、檔案管理等工作都取得了長足的進步。尤其是在東部地區如上海自貿區、蘇州工業園區和天津濱海新區等運行較為完善的產業園，檔案管理模式先進、信息化水平高，給全國產業園的檔案管理工作都起到了很好的示范作用。但總的來說，我國產業園檔案管理整體上仍處于起步中西部地區產業園檔案管理還較為滯后。對此，產業園和檔案管理人員應充分認識到檔案這一原始憑證在產業園發展中起到的多元價值，探索出一條符合產業園發展、企業需求和檔案管理工作需要的道路。

一、產業園檔案室管理存在的問題

(一)檔案管理意識不足

檔案真實反映了一個產業園從成立到發展壯大的方方面面，全面的體現了產業園在各個發展階段的經驗與教訓，具有很高的憑證價值和參考價值。而在信息時代，檔案作為寶貴的信息資源，更凸顯出其重要性。但當前產業園管理層還沒有足夠的認識到檔案的價值，檔案管理更多的還是在上級單位以及國家政策的要求下開展，缺乏主動性。第二點，檔案管理層在檔案管理上的思想也較為滯后，還普遍存在著“重保管輕利用”的思想，以檔案的保管為主，利用為輔，這也讓很多這珍貴的檔案資源沒有充分的發揮價值。第三點，產業園在檔案服務的開發上也較為單一。大多數園區的檔案服務還局限于檔案的查詢和調閱，沒有根據產業園發展和企業的需求開發多元化的檔案服務。

(二)檔案管理制度不健全

檔案管理制度是檔案管理工作有序開展的基礎和保障，完善的檔案管理制度能夠指導檔案工作的健康發展，避免檔案管理中可能面臨的各種風險。而滯后的檔案管理制度則會阻礙檔案管理工作的正常開展，同時也不利于檔案管理流程的優化和改革。當前產業園在檔案管理制度方面主要存在以下問題：一是制度建設較為滯后。我國檔案工作長期處于封閉管理的狀態，較少的面向社會，很多檔案管理單位的管理制度還延續著十幾年前的制度，尤其是成立較早的產業園。這與當前復雜的檔案環境產生落差，在現代化的檔案管理環境下，檔案管理模式、管理流程、收集方式、面臨的信息安全問題都是前所未見的，只有不斷更新管理制度，才能使得制度與需求建立正向的關系，不斷推動著檔案管理的健康發展。第二是制度的內容不夠豐富。當前由于檔案工作細分領域和服務方式的多元化，也要求了更多的相關制度內容，細分領域制度的匱乏容易導致檔案管理缺乏標準化和規范化，難以形成體系。

(三)檔案信息化水平不高

當前，檔案信息化建設已成為檔案管理的必然要求和發展趨勢，各園區也開始逐步開展檔案信息化建設，但總的來看信息化水平還不高，主要存在以下問題：一是信息化建設不平衡，產業園檔案的利用率通常較高，而檔案利用與服務的開發則需要協調多個部門的力量建立一套完善的服務和利用體系，這也就要求了信息化建設應兼顧到多個層面。但當前檔案管理部門檔案信息化建設還存在不平衡的問題，影響到各個部門同步開展檔案服務的開發與檔案管理的創新；二是對系統功能的規劃不合理，普遍存在著系統功能過度的問題。在進行信息系統功能的規劃時，部分單位過于注重功能的大而全，在建設初期就將可操作性差和可行性低的功能嵌入到系統中，這不僅造成了資源的浪費，也使得建設進度拉長。因此，在進行管理信息系統的規劃時，要充分考慮到產業園資源庫的現狀和技術可行性，制定出更符合實際的管理系統。

(四)檔案收集不全面

產業園主要由政府主導，因此檔案管理工作上通常較為注重文件材料的收集與保管，但對其他如聲像、影像和實物類的檔案的收集與保管就較為乎是。因此，產業園檔案管理工作普遍存在重視文件材料、輕專門檔案的問題。但從產業園本身的特點和發展歷程來看，更能反映出產業園真實情況的恰恰是聲像檔案、實物檔案和科技檔案等。而這些檔案的缺乏就會給產業園的發展帶來很多問題，如科技檔案的缺失就很容易影響到產業園區土地證和房產證等證件的辦理。因此，加強產業園檔案管理，還要注重檔案收集和全面性，力求將有價值的檔案資料都保存下來。

二、產業園區檔案室管理的對策

(一)提高檔案管理意識

提高管理意識要從兩個層面進行提高：一是提高管理層的檔案管理意識。管理層在檔案管理中起到了主導作用。管理層必須加強對產業園檔案價值的認識，充分認清現代化產業園運作模式下對檔案管理工作的新要求，即時調整管理思路，從園區發展和檔案保管與利用的角度探索出檔案管理的新途徑，避免因過度保護而導致的檔案利用匱乏。此外，還要提高服務意識，真正的園區發展和企業需要的角度創新檔案服務方式；二是提高基層管理人員的檔案管理意識，強化責任意識，營造檔案管理文化，通過主題講座、宣講會等多種多樣的宣傳活動在園區內營造檔案文化氛圍，讓基層管理人員和其他部門的員工在日常的工作和生活中接受到檔案相關知識。

(二)完善檔案管理制度

產業園檔案管理制度的完善要在新的管理環境與產業園檔案業務多元這二者之間找到平衡點，力求制度的適應性和指導性。對此，產業園檔案管理部門首先需要在現有管理制度的基礎上制定多層次的管理制度，形成從縱向到橫向、宏觀到微觀、集中到分散的檔案管理制度，保證產業園檔案管理工作的順利進行。第二，即時更新制度內容，隨著產業園區的不斷發展和檔案管理模式的改革，檔案管理面臨的問題也不會不斷增多，如產業園科技檔案的知識產權問題、企業信用檔案的權限問題等等。對此相關管理部門應及時學習最新的政策法規，對產業園運作、檔案管理政策等問題有著全面的了解，進而保障產業園檔案管理的合規、合法。第三，細化制度建設工作，將制度建設工作按照各個知識領域和業務領域進行細分，保障檔案管理制度能夠覆蓋到所有業務。

(三)提高信息化建設水平

針對產業園檔案信息化建設水平不高的問題，首先應著力推動產業園內部的信息化建設協調發展，同時協調企業在檔案數字化、傳輸標準等問題上達成一致，共同檔案信息化建設的效率。同時，在進行相關基礎設施建設時，就要注重各部門之間的兼容性，保障設備和主體功能的相對統一，進而讓每個部門都能夠較快的適應信息化建設帶來的改變。第二，合理規劃檔案管理信息系統功能建設，運用流程化思維和閉環思維。在搭建前對功能使用的需求進行全面調研，充分了解產業園各部門和管轄企業的檔案管理需求，接著根據自身的技術水平、資金進行管理信息系統的規劃，定時對管理系統進行優化和更新，保證管理系統能夠始終滿足檔案管理的需求。

(四)做好重點內容的采集工作

產業園檔案信息采集工作覆蓋面非常廣泛，在內容方面應重點考慮蠶產業園管理所針對的重點領域和特色。如互聯網產業園、化工產業園、金融產業園等等。第二，注重收集的內容的價值和質量。當前檔案收集的渠道不斷增多，互聯網中存放著海量的數據資源，但并不是所有信息都是有價值的，檔案收集應優先考慮有價值高質量的信息資源，如數據分析報告、科研檔案等等。同時，要加強檔案收集的標注化與規范化，為后續檔案的整理、開發和利用打下良好基礎。