事業單位人事檔案管理面臨機遇與挑戰

劉麗楓

白山市新建街道辦事處 吉林 白山 134300

引言：人事檔案是事業機構聘用選定人員的重要基礎，這是日常管理的一項重要任務，但一些單位仍在使用傳統的管理方法，這就產生了一些問題，如當然的應用范圍狹窄和使用效率低。在新時代，隨著中國科技的強勁發展，信息化在各個領域都發揮了重要的作用，人事檔案管理的概念和方式也發生了重大變化。對此，應該充分結合新技術、新方式對人事檔案有一個更前衛的管理方式，利用信息技術充分發揮人事檔案的價值和作用，并為事業機構的人才選用和事業工作的高效展開提供支持。

1 事業單位人事檔案管理創新的必要性

與其他企業不同的是，這些事業單位的機構本身也有一些特殊的特點，主要表現在事業單位的自身性質和承擔的社會使命兩個方面，事業單位相關機構人事檔案的管理對事業單位的發展有著基礎的作用，在新時代的新要求下，人事檔案的管理結構將需要更為完善。中國機構改革繼續得到加強和深化，檔案工作需要進一步伴隨著機構改革的發展而不斷完善。然而，中國的事業單位的人事檔案管理仍然存在一些缺陷，主要原因是檔案的相關工作進展不順，檔案檢索速度緩慢，妨礙了檔案管理工作的高效開展，影響到各事業單位人事和業務工作的進行，也不利于機構改革的推進。

2 事業單位人事檔案管理存在的各種問題

2.1 放棄人事檔案

雖然放棄人事檔案的原因千差萬別，但是這些放棄檔案的群體普遍存在認識不充分，思想不重視的問題，例如有些雇員離職后，原單位的勞動關系自動解除，而自身的人事檔案卻沒有完成提取轉出。一些最近新畢業的大學生，對于自己的人事檔案沒有一個重要、正確的人事，覺得個人檔案是無關緊要的東西，加上畢業季被其他事情占據了大量的注意力，所以把自己的人事檔案丟在一邊無暇顧及。還有一些出國留學和移民的人，覺得自己在國內的檔案已經沒有用了，所以便不再理會自己的檔案去向。這樣的一些群體是放棄人事檔案的的主要群體。

2.2 私自扣檔行為

當今社會，越來越多的企業認識到了人才對于企業發展的重要意義，而如何有效的進行人才管理是確保單位發展的關鍵。為了把人才緊緊地捆綁在自己的單位，盡量減少人才的流失，一些單位通過未經授權的方式扣壓人事檔案，這種扣壓檔案的做法已經違反了相關法律，同時違背了人才自由選擇職業的市場規則，嚴重限制人力資源的流動。

2.3 私自建立人事檔案

個人的人事檔案是伴隨個人終身的，從孩童時代到完成所有學習階段再到就業等等個人的所有階段都被記錄在個人檔案之中。但是，為了迅速吸引人才，一些單位私自為應聘人員建立新的人事檔案，嚴重違反了個人人事檔案的相關規定要求，也和檔案唯一性、原始性、標準性的顯著特征相違背，如果這種私自建立人事檔案的行為長期這樣發展下去，不受到任何管制和制約規范的話，勢必會直接影響我國人事檔案的健康發展水平。

3 事業單位人事檔案管理面臨的機遇

3.1 提升管理效率

在信息化技術的廣泛普及之前，檔案的相關管理人員必須將檔案的紙質材料收集起來，這個過程需要花費大量時間和精力，以便做好相關的檔案文件的收集和整理。這不僅耗費了大量的人力資源和財政資源，而且紙質材料難以長期保存，還可能在借閱過程中導致原始檔案文件丟失。在信息技術快速發展的背景下，人事檔案的文件管理的方法和模式發生了重大變化：人事檔案的文件管理借助信息化建設，通過建立檔案數據庫和文件共享平臺，用戶可以通過借閱平臺容易地訪問需要借閱的人事檔案數據，顯著的提升了人事檔案管理工作的效率，更使得檔案管理工作變得更加高效。

3.2 完善人事制度

隨著中國機構改革的不斷深化，事業單位也逐漸開啟了改革的大幕，事業單位的人事制度也發生了一些變化，鐵飯碗逐漸被定期簽訂勞動合同代替。隨著這種人事改革的流程的逐步加快，人才不再局限的固定在一個崗位難以流通，人力資源在社會上得以充分的交流，人事檔案的轉移變得更加高效。同時，在招聘工作人員時，各機構可以通過人才信息平臺完成人才信息的獲取和下載工作，這大大便利了單位應聘人才過程中對個人人事檔案的調取借閱。

4 事業單位人事檔案管理面臨的挑戰

4.1 管理觀念

個人的人事檔案具有一定程度的保密性，涉及大量關于自己的個人資料，涉及家庭、學業和工作以及思想政治等情況。因此，在什么樣的程度下，分享和披露人事檔案中的個人資料對于事業單位的人事檔案管理是一個巨大的考題。在一切檔案信息都上傳到計算機當中的背景下，各個人事檔案的保管機構必須在檔案管理方面開展良好的保密工作。以現代化、信息化、高效化的現代人事檔案管理的特點為基礎，不斷更新檔案管理的觀念，建立一個完善、健全、高效的檔案管理系統，有效管理和利用人事檔案資源。

4.2 管理技術

人事檔案必須遵守重要的檔案管理政策和相關的保密規定。在管理這些檔案時，事業單位必須確保檔案的真實性，同時確保檔案資料的安全。過去，在管理模式和核心工作中，保密工作的質量很高，但這妨礙了人事檔案文件的有效使用。因此，為了更安全和更高效便捷的管理人事檔案，必須充分的利用信息技術，加強人事檔案安全管理，避免人事檔案的盜用和個人信息的泄漏。

結語：簡而言之，人事檔案管理系統的建設需要當前檔案管理工作中現有的問題，目前的技術發展階段，可實現的系統功能，和針對問題得出的解決辦法進行全面分析討論，并對擬探索和分析的數字檔案管理的相關內容進行深入研究，改善人事檔案管理工作中存在的一些問題，提升人事檔案管理工作的水平，確保事業單位人事檔案管理工作的高質和高效。