如何做好重點工程建設項目檔案管理工作

胡順忠

成都軍區善后工作辦公室工程師 四川 達州 635000

一、當下重點工程建設項目檔案管理工作的問題

目前，部分施工單位沒有意識到檔案管理工作的重要性，設立的檔案部門也形同虛設，他們片面注重當下的經濟效益，沒有立足于長遠發展。并且，也沒有意識到借助網絡多媒體宣傳工程項目建設的效果，沒有存檔的意識。當然，也存在部門檔案部門對文字內容進行細致的整理和歸檔，卻沒有發現視頻、音頻資料存檔的必要性，導致部分有價值型的資料難以保存。很多單位的檔案管理人員并非專業人士組成，而是由臨時的工作人員或者其他崗位的兼職員工構建，檔案管理部門有很強的不穩定性，直接影響著重點工程建設項目檔案管理工作的標準型。因此，解決上述問題首要組織一支專門的檔案管理隊伍，對他們進行政策、實踐的指導與培訓，兼職工作人員的業務能力較低，對政策的解讀也較為薄弱，導致工程項目建設進度也受到影響。

另外，部分施工方對于檔案管理工作不愿投入精力與金錢，對其管理也較為放松，大致部分檔案人員工作進取心不強，僅憑自己意愿進行檔案管理，工作質量自然不高，規范性也有待商榷。因為重點工程項目的建設也屬于臨時性的工作，也就直接說明相關工程的檔案管理工作人員存在很大的流動性，沒有辦法投入大量的實踐對工作人員進行檔案工作的培訓。

二、做好重點工程建設項目檔案管理工作的策略

（一 ）加強認知，明確組織與領導體系

檔案行政管理應該使用多樣化的工作體系，注重加強宣傳工作的推廣，相關部門應該有組織、有計劃地組織單位人員進行相關法律法規、政策制度的學習，比如《檔案法》就是很值得學的一部法律。工作人員加強自身的專業知識素養，明確工程建設項目的具體政策要求，遵從領導的指示向群眾講解重點工程建設項目檔案管理的意義與必要性，加強各級工作人員對于檔案管理工作的重視程度，并結合現實的社會事件向社會公眾普及忽略工程項目建設工作檔案管理工作的危害，借此來提高領導、工作人員以及群眾對于重點工程項目檔案工作的重視度，保證重點工程項目管理工作的系統化、健全化、標準化。與此同時，相關施工單位在工程施工的時期，應該建立健全重點工程項目的檔案管理工作體系，將工作職責分工到個人，明確分工、齊抓共舉，把控好每一個重點工程項目的建設工作，促進檔案管理工作的系統化。

（二 ）合理借助行政監督的方式，保證重點工程項目檔案管理工作的完整度

眾所周知，重點工程的項目管理工作與一般工程的項目管理工作有所差異，其更加具有一定的特殊性，但是簡單的行政手段對工程的實施沒有很強的法律約束。所以，作為相關的檔案管理部門應該明確自己的責任與義務，主動介入重點工程項目的檔案管理工作，確保把我整個工作的主動性。首先是源于法律法規和政策的要求，需要與工程的施工方簽訂關于檔案的驗收、移交事宜，協議應該明確指出在工程完成之后，重點工程的項目檔案管理必須有相關部門進行接收歸檔，在工期結束一定時期之后，施工方應該向重點工程檔案管理部門送交相關的檔案資料，保證重點工程項目檔案管理工作的順利進行。

就當下我國重點工程建設項目實際現狀來說，相關的檔案部門應該主動出擊，把握檔案管理的具體情況，主動與施工方進行溝通，了解其對于重點工程建設項目檔案管理工作的建議和需求，然后與其簽訂一定雙方滿意的檔案管理條例。在簽訂的條例中應該對施工方進行清晰的檔案歸檔標準，將檔案歸檔的期限、標準、以及處罰條例都進行明確的界限，保證施工方的領導能夠自覺主動地重視重點工程項目的檔案管理工作。其次，需要委派專門的檔案管理人員進行檔案的監督管理工作，半個月檢查一次，及時掌握施工方對于重點工程項目建設檔案文件的工作進度。最后相關的檔案管理部門應該定期組織工程會議，不僅可以掌握整個工程項目建設的實際情況，而且還可以向參與會議的各個領導部門進行工程項目建設檔案管理工作的不足與進步之處，及時調整工程實施方式，促進檔案管理工作的順利開展。

（三 ）重視檔案管理工作的指導和提升

重點工程項目的檔案管理部門在接收到施工安排的具體指令后，應該積極主動與施工單位或者是重點工程項目的負責人進行交流溝通，結合工程項目建設的實際進展設計出可行的政策制度，涵蓋具體的檔案的整理、收集以及歸檔。檔案管理責任部門應該走訪工程實地考察，對施工單位的檔案管理找工作進行幫助、檢查和監督，保障重點工程項目建設的順利實施。舉個例子，部門單位存在檔案工作管理能力較為薄弱的工作人員，部門的領導應該重視并改進這個問題，可以通過定期開展檔案管理培訓班的形式，加強工作人員的檔案管理工作能力，提升單位整體的工作效率與質量。檔案管理工作的順利開展，可以幫助施工方以及有關部門及時掌握工程的進展情況，把握核心資料的去向，完善各種類型的檔案管理工作準確、健全。

（四 ）借助先進的檔案管理技術，建立健全重點工程項目建設的檔案管理網絡體系

借助先進的網絡技術和相關的網絡管理平臺，確定重點工程項目的責任部門，借助檔案的查檔、掃描以及檔案完結之后對于重點工程建設的總結工作，確保選取最專業的人士進行專門的對接，并且要跟完整期工程項目。檔案管理部門應該對于整個區域的檔案管理工作進行抽查，并對各個重點工程項目建設的整個過程的資料進行監督與指導，確保為重點工程項目建設的檔案管理工作保駕護航。

小結

綜上所述，做好重點工程項目建設的檔案管理工作，不僅可以幫助有關部門更好地了解工程項目的進展狀況，而且可以幫助有關部門結合實際情況促進工程項目的順利實施。檔案管理工作是十分必要也是十分重要的環節，只有不斷加強基礎檔案管理工作的基礎管理，強化檔案工作人員的工作能力，才能保證重點工程建設項目檔案工作發揮實際的價值，進而為促進企業的長久發展夯實根基。