對事業單位檔案管理的創新思路探討

吉容達

吉林省通榆縣開通鎮永青中心衛生院 吉林 白城 137200

現階段的行政事業單位中,系統、科學的檔案管理體制是確保行政事業單位穩步運行的基礎,是促進其長久生存與發展的必然要素。在新形勢下,事業單位的改革步伐逐步加快,檔案管理現狀的牽絆效應越發明顯。因此,樹立全面科學的檔案管理機制,加強檔案管理的監督指導,建立健全檔案管理信息化體系,不僅能夠規避檔案管理現狀的負面效應,也能夠真正實現檔案的開發與利用,同時也能夠推動事業單位的穩定持續發展,更進一步的實現行政事業單位工作的協作化、規范化以及科學化。

一、完善檔案管理機制,優化檔案管理可行性

在事業單位的日常運行過程中,作為一項基礎性工作的檔案管理工作是非常重要的。事業單位領導干部以及廣大職工群眾,必須深刻認識到檔案管理工作對于整個運行體系的基礎性作用,全面研判與分析現階段檔案管理中凸顯的問題,運用科學有效的管理策略,切實提升檔案管理的整體水平。在管理實踐中,事業單位應該予以體系支撐,確保各項工作穩步開展。一方面,全面優化廣大干部群眾對檔案管理的認知,引導他們在日常工作中將其擺在關鍵的位置,給予必要的支持與指導。結合事業單位檔案管理中存在的問題,科學分析檔案管理的特殊性,通過健全管理機制,完善管理流程,明確管理職責等來提升檔案管理成效,來指導檔案管理工作,確保檔案管理系統完善的予以開展和實施。事業單位應該將制度上墻,明確檔案管理的流程,明確檔案更新的時效,明確檔案使用的方法,督促和引導檔案管理工作人員認真履行自身工作職責,嚴格按照檔案管理的規范化流程以及實施步驟來工作。同時,在事業單位檔案管理中,比較突出的問題是檔案更新換代比較慢,很多人事檔案信息不全,更新不及時,并沒有體現事業單位當前的發展成果等?；诖?在檔案管理工作中應該推動檔案的及時更新與維護,明確檔案更新的方法、內容以及保障機制等。另一方面,在事業單位檔案管理工作中,創新檔案管理思路必須確保檔案管理的可操作性。當前事業單位檔案管理的部分制度明顯缺乏指導性,也缺乏實踐性,相關制度與實際工作脫節?；诖?事業單位必須遵循具體問題具體分析的原則,從微觀層面來落實管理方法,切實引導檔案管理工作人員主動參與檔案管理,不斷優化檔案管理的實效。

二、落實常態化監督檢查機制,全面提升檔案管理人員素養

在事業單位檔案管理工作實踐中,創新檔案管理思路,事業單位需要采用常態化的監督檢查機制,隨時檢查檔案部門的工作成效,同時立足于人才培訓、人才引入等,綜合性提升檔案管理人員的素養。一方面,事業單位領導干部應該緊密把握時代發展需求,明確檔案管理的重要價值,在全單位內部來開展宣傳工作,普遍提升事業單位內部人員對檔案的重視,引導他們在檔案管理、使用、借閱等過程中注重檔案保護。與此同時,事業單位應該成立檔案管理監督檢查小組,以事業單位一二把手為組長,其他主要負責人為常務副組長,檔案管理科室負責人為成員,加強檔案管理的監督檢查與指導。這種監督檢查工作可以采用定期或者不定期的形式,同時輔之以完善的評分標準。若事業單位檔案管理部門的工作要求沒有符合標準,或者評分相對較低,那么領導小組應該會同檔案管理主要負責人共同查找問題根源,共同分析解決思路,共同探究檔案管理的新思路。另一方面,人才是檔案管理工作穩步推進的關鍵前提,是檔案管理工作取得成效的可靠保證。任何科學先進的管理方法,都離不開人主觀能動性的發揮。因此,事業單位還應該注重相關人員素養的培育和提升。檔案管理是一項科學且專業的工作,實現檔案的開發與利用,實現檔案管理電子化進程,離不開專業的檔案管理人員?；诖?事業單位必須提高準入門檻,落實常態化、動態化的人才培訓方案,切實提升檔案管理人員的業務素養。與此同時,事業單位檔案管理隊伍還應該趨向于年輕化,吸收年輕骨干。

三、積極推動檔案管理信息化,全面加強檔案開發與利用

在新形勢下,事業單位絕不能“穿新鞋走老路”,而應該積極依托于信息技術手段來提升檔案管理成效。一方面,事業單位應該積極利用信息技術手段,依托于內部網絡化建設來構建完善的檔案管理信息網絡,將檔案的錄入、分類、整理、開發利用等統籌結合起來,提升管理人員的信息素養,引導他們提升自身計算機操作水平,通過網絡系統來將重要信息及時上傳至檔案庫。同時,為提升檔案管理的安全性與保密性,事業單位還需要設置相應的安全防護系統,為內部人員匹配密鑰,切實提升他們的安全管理意識以及風險意識。當其他部門人員將重要資料上傳至檔案數據庫后,由檔案管理人員實名登錄系統來進行處理、分類與保存。另一方面,事業單位在檔案管理實踐中,還應該全面加強檔案的開發與利用。檔案管理人員要加強對檔案的分類處理,這是檔案利用的基礎,實現檔案利用的價值。與此同時,檔案管理人員還應該及時將紙質檔案進行數字化處理,尤其是將那些陳年紙質檔案整理出來,按照不同的格式等予以數字化處理。此外,積極優化檔案開發與利用,事業單位還必須以多種媒介形式來保存檔案,如視頻檔案、音頻檔案、圖片檔案等等。

結論

在事業單位的日常管理及運行過程中,科學的檔案管理工作具有非常重要的作用。事業單位必須全面創新檔案管理思路,積極創新檔案管理方法,完善檔案管理體系,優化檔案管理人員素養,積極推動檔案管理的信息化與現代化,切實提升檔案管理的整體利用率。