機關事業單位人事檔案信息化管理問題及策略研究

周遠波

山東省五蓮縣農業機械化推廣服務中心 山東 五蓮 262300

引言：在公共服務機構的各種日常工作和活動中，大量的工作人員檔案不斷地產生，包括所有管理人員和雇員的基本情況，教育程度，職業技能，業務水平，獎勵和懲罰等等都在檔案中被一一記錄，這些檔案信息的重要性是毋庸置疑的，它可以成為公共服務機構選人用人的參考依據之一，為人才的選任提供準確、真實的數據信息，并促進單位所有工作的高效開展。 在這方面，公共服務機構應充分認識到人員檔案信息的重要意義，在人事檔案的管理環節，積極引入新技術、新設備和新的管理方式，有效提高人事檔案管理的效率，對于人事檔案做到物盡其用，為機構人才的培養和選拔提供可靠的數據和資料的支撐。

1 人事檔案信息化存在的優勢

1.1 引進先進理念

在公共服務機構和政府機構的人事檔案管理工作中，有必要以為實際需要為出發點，以檔案的管理為核心，公共服務機構和政府機構的人事檔案的管理水平與負責此項工作的工作人員的管理能力和專業素質直接掛鉤。因此，在當前公共服務機構和政府機構的人事檔案管理的工作中，檔案管理的工作人員需要轉變傳統的檔案管理模式，全面提升人事檔案管理的效率。科學技術的不斷革新，帶來了很多技術上和設備上的新突破，這也要求人事檔案的管理工作人員不僅要有專業扎實的檔案管理技能，還要掌握最先進的人事檔案的管理理念和管理方法，同時還要具備良好的職業修養和責任心。只有這樣，我們才能更好地滿足公共服務機構和政府機構對于人事檔案管理工作的需要。

1.2 增強檔案信息化管理的安全意識

電子信息技術在公共服務機構和政府機構的人事檔案管理中引入后，人事檔案管理的效率和水平得到很大的提升，人事檔案的全面性、準確性和及時更新性得到了明顯的改善，具備更好地開發和使用的潛能。但是，隨著人事檔案內容的豐富，在使用個人檔案調取相關個人信息時，缺乏必要的保密意識導致人事檔案的信息泄露事件時有發生。由于存儲設備的不穩定，很容易造成源文件的損壞，這將嚴重影響人事檔案的信息安全性。因此，在公共服務機構和政府機構的人事檔案管理工作中，一定要做好檔案信息的安全保護工作。充分利用檔案管理系統內預設的加密功能，對特定的區分了檔案信息保密級別的數據庫，做出不同的保密安全防護，及時查找系統漏洞，并進行修補和殺毒，確保人員檔案信息的安全。

1.3 完善人事檔案信息化管理的規范和制度

為了完善人事檔案管理的規章制度，提高人事檔案的管理水平，有必要根據公共服務機構和政府機構的實際情況，建立人事檔案信息管理系統的一套標準先進的管理制度，并且不斷地結合檔案管理工作遇到的一些問題，及時對檔案管理的規章制度進行完善和更新。在從工作人員進行檔案中各項信息的收集時，應實施監督制度，始終遵守檔案管理相關的制度和法規，特別是在機要部門的檔案管理工作中，做好檔案信息的收集工作，然后進行歸納和整理，以盡可能的做到人事檔案把各個方面的信息都囊括進來。

2 事業單位人事檔案信息化管理的問題

2.1 軟硬件基礎設施不全

由于不同的單位部門對人事檔案信息的要求有所不同，大多數單位在人事檔案管理的系統開發環節，基本都是采取購買社會服務的形式，打包給社會的一些計算機系統服務商。由于各地、各部門的人事檔案信息管理系統都是相對獨立的，這就會妨礙管理系統之間的交互， 開發通用和標準化的人事檔案管理軟件在當今看來還比較困難。

2.2 標準不統一，管理方式落后

為了提高公共服務機構和政府機構的人事檔案的信息管理工作，有必要明確日常檔案管理工作的制度和規范。 但是，根據目前各個單位對人事檔案管理工作的實際情況，每個單位大多只考慮自己本單位對檔案信息的實際需要，導致了人事檔案管理工作的規則和標準有很大的偏差，一個沒有統一標準的檔案管理工作，導致了不同地區、不同部門的人事檔案之間不能進行互聯互通，信息共享。這很大程度上降低了現代化的人事檔案管理工作的發展水平。

2.3 人事檔案利用率不高

人事檔案管理的主要目的是利用，將全面真實的人事信息提供給人事部門，便于制定科學合理的人事決策。從現階段檔案管理工作來看，人事檔案服務開發意識不強，如此一來，不能真正發揮出人事檔案的作用。

2.4 人事檔案管理人員素質不高

隨著計算機技術和信息化技術的飛速發展，在這個信息時代的大背景下，人事檔案管理工作的信息化建設，對人事檔案信息管理人員的能力和水平提出了更嚴格的要求。人事檔案信息的管理人員不僅要具備較高的人事檔案的管理水平，還要具備信息化時代人事檔案文件管理的電子化知識。熟練運用互聯網技術，然而公共服務機構和政府機構仍然缺乏高水平、高技能的專業性的人事檔案管理工作人員，缺乏足夠的專業能力，包括技術和管理在內的綜合人才非常稀缺。

3 加強機關事業單位人事檔案信息化管理策略

3.1 加強重視、完善管理

公共服務機構和政府機構應充分了解人事檔案管理工作中，應用現代化的信息技術的重要性，逐步推動人事檔案管理系統的信息化建設，并提供足夠的專項資金，使其在現有軟硬件水平的基礎上，得到升級和開發，以確保人事檔案的管理工作可以提升效率。另外，還要努力使得人事檔案信息管理更高效率和更加簡便[5]。

3.2 構建完善的人事檔案信息化管理制度

這要求業務單位高效率的管理人事檔案，做好信息管理工作，改善檔案管理系統的應用流程，加強對人事檔案系統信息化建設的支持，規范人事檔案的收集和存檔，以及使用和借閱。并建立完整的內部控制系統和相應人員責任的編制系統，以確保人事檔案管理和使用的安全性和可靠性。

3.3 提高檔案信息化管理安全性

人事檔案涉及到個人方方面面的信息，在信息安全越來越受到人們重視的當今社會。檔案信息的管理工作務必要注重保障檔案信息的安全不受侵害，確保檔案信息系統不存在安全漏洞，不會被黑客攻擊導致個人檔案的信息外泄。檔案的管理工作人員必須要對人事檔案的存儲系統做定期的維護和更新，保障檔案信息化管理系統的安全性和可靠性。

3.4 提升人事檔案管理人員綜合素質

對于人事檔案的管理來說，最重要的決定性因素就是檔案管理工作的專門負責人，他們的人事檔案管理技能和先進的管理模式以及管理手段，將會直接決定檔案管理工作能否高效、高質量的展開。因此，需要特別注重人事檔案管理人才的選聘，注重它們的專業素質和專業技能，并在日常的管理工作之外，加強對他們的培訓學習支持，確保人事檔案的管理工作人員可以接觸到最為先進的額人事檔案管理模式，并且通過學習，把這種管理模式應用到日常的工作中來。提升人事檔案管理的質量和效率。

4 結語

總之，公共服務機構加強人事檔案中的信息管理非常重要，可以提高工作效率，更好地發揮檔案的作用。公共服務機構要完善各種管理制度，檔案管理人員還應主動學習，運用先進的信息技術，為公共服務機構的人事檔案的發展創造有利條件。