項目文檔工作管理方法及經驗淺談

摘要：項目文檔部門負責項目部產生文件（包括信函）的編碼控制，文件接收、核對、分發、記錄、更新、臨時儲存、預歸檔。信息文檔部日常工作主要以各類通信文件的收發、流轉為主，確保文件使用者能夠及時獲得適用、有效版本的項目文件，同時進行文件預歸檔的工作，確保項目文件和資料充分滿足工程項目的正常運作，為日后檔案工作打好基礎。

關鍵詞：項目文檔管理;日常文件控制;預歸檔

一、緒論

文檔管理是核目管理的重要內容，涉及項目建設各個方面，做好項目文檔管理對保障項目的順利開展具有重要意義。文檔管理部門作為項目部文件傳遞的接口部門，規范文件編制，提高傳遞效率，理順通訊渠道，保證文件及時、有效、準確的分發及傳遞是日常工作的重點。文檔人員在提高自身技術能力的同時，需加強對程序及合同的學習，并組織文檔管理培訓，與監理、業主溝通學習，將項目文檔管理工作規范化。

二、規范日常工作管理

2.1加強文件控制

根據文檔管理相關程序要求，文檔人員加強對來往信函及文件規范性的檢查。由于日常工作量比較大，工作較為繁瑣，工程函件及項目文件中會出現相關文檔規范性錯誤，文檔人員在文件處理中依據相關程序要求總結出文件檢查項包括如下：屬性填寫（頁數/版本/機組適應性）、文件格式編制（頁面、頁眉、頁腳、頁碼）、頁面/照片清晰度、傳遞方式（傳遞單/信函）、文件類型碼、函件及附件編審批、上報文件內容準確性、文件編碼唯一性檢查（文件重復上報等）、獨立文件單獨上報、其他（發文日期/回復函號等）等。

2.2建立文件跟蹤機制

隨著項目工程進展，文件量逐漸增大，為了確保項目部各部門信函辦理及回復的及時，文檔部門建立了《未關閉技術文件跟蹤表》和《未回復信函跟蹤表》兩個檢索工具，每周一定期發布，不同文件的處理狀態用不同顏色標示，提醒主責部門及時進行處理。另外，在文檔管理系統中建立各類文件跟蹤搜索模板，及時跟蹤文檔管理系統中文件處理狀態，保證文件處理及時性。文檔管理人員對滯后的文件主動進行跟蹤，了解進展情況，讓各類跟蹤表充分發揮其作用，進一步提高文件處理效率和信函回復率，使項目文件整體管理水平得以提升。

三、建立文件預歸檔工作流程

3.1嚴格按照國家標準收集文件

項目文件歸檔指的是建設項目的設計、施工、監理單位在項目完成時向建設單位或受委托的承包單位移交經整理的全部相應文件。收集工作是預歸檔文件管理工作的前提和基礎。項目文件歸檔的內容按照項目相關歸檔要求執行，同時參考DA/T28-2018《建設項目檔案管理規范》、EJ/T1225-2008《核電文件檔案管理要求》、GB/T 11822《科學技術檔案案卷構成的一般要求》的歸檔范圍，收集符合條件的歸檔文件，并嚴格按照歸檔制度規定進行接收，保證在項目施工過程中產生的文件系統、完整、準確、有效。

同時，項目部依據國家標準編制了項目專用程序管理文件《工程竣工文件整理與歸檔管理》和《歸檔文件管理規定》，進一步規范了文件歸檔管理的要求，使文件管理工作有章可循。每年制定項目年度文件材料歸檔計劃，根據歸檔計劃收集項目部產生的需歸檔移交的文件材料。

3.2保證收集文件的質量要求

3.2.1紙質文件質量要求

文件應真實反映工程建設施工過程的狀況，文件要真實、齊全、簽字手續完備;文件應為原件，因故無原件歸檔的合法性、依據性、憑證性等永久保存的文件，提供單位應在復制件上加蓋公章，并注明原件存放位置;所有文件紙張應選用70g/㎡及以上中性白色書寫紙，白圖應選用80g/㎡及以上中性白色書寫紙;文件載體應符合檔案長期及永久保存要求，不能有純藍墨水、紅墨水、圓珠筆、藍色簽字筆、彩筆熒光筆、復寫紙、普通印臺油、熱敏傳真紙等;文件應符合記錄填寫要求，應簽字的人員必須全部簽名并注明日期，不得空缺，規定填寫的欄目必須完整填寫，大量空白欄目如均無內容填寫時，可用符號“/”劃線，并在空白處加蓋“以下內容空白”章，以示閉環;文件應在左邊留出足夠空間（25mm）進行裝訂，不同幅面統一折成A4尺寸。

3.2.2 質量記錄的要求

質量記錄應做到完整且經過有效簽署，以確保記錄的真實性、準確性、完整性和及時性;質量記錄應做到清晰可讀;質量記錄應提供物項或活動符合特定質量要求的書面證明;記錄應具有可追溯性;質量記錄應標準化，且應具有較高的實用性，應使用表格以方便填寫和統計分析;書面記錄應用黑色或藍黑色簽字筆填寫后進行歸檔，如需更改，更改者需在劃去錯誤信息并更改后標明更改日期并簽字（或蓋章）。

3.2.3 電子文件的質量要求

一般文本掃描格式為PDF或TIFF格式，其圖像掃描分辨率不低于300dpi，竣工圖掃描格式為PDF或TIFF格式，其圖像掃描分辨率不低于400dpi;文件掃描后，應對所生成的圖像進行質量檢查，對于出現偏斜的掃描件應進行糾偏處理，對掃描后方向不正確的電子文件應進行旋轉還原，以符合閱讀習慣;電子文件命名：拍照檔號+案卷標題命名，竣工圖卷/盒的命名按照檔號+案卷標題命名，數碼照片電子文件命名按照拍攝日期-題名，開展電子文件命名工作;電子文件應使用不可擦除型光盤進行刻錄，光盤質量必須為CD-R或者DVD-R金盤以上品質，光盤內包含文件著錄信息的可編輯版清單。

四、結束語

做好項目文檔的規范管理，既要從文件處理階段做好質量把控，提高文件管理效能，同時也要加強文件的收集預歸檔工作，為后續形成檔案整理組卷打好基礎。當然，要做好項目文檔管理工作，只有上述幾點還不夠，平時要做好日常工作的經驗反饋工作以及內外部培訓工作。積累的文件管理經驗，從項目實際出發，為形成合格、完整、準確、系統的項目檔案，提供強有力的支持。

參考文獻：

[1]DA/T28-2018建設項目檔案管理規范

[2]EJ/T1225-2008核電文件檔案管理要求

[3]GB/T 11822 科學技術檔案案卷構成的一般要求

作者簡介：高林（1982-），女，山東煙臺人，大學本科，館員，國核工程有限公司。