淺析檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)狀與對(duì)策

黃超意

摘要：當(dāng)前隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，各行各業(yè)都開始廣泛應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行工作和輔助工作。在檔案管理領(lǐng)域，計(jì)算機(jī)也成為了非常重要的工具。檔案管理不再只是紙質(zhì)的記錄，它結(jié)合了計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)，從而逐漸開啟了現(xiàn)代化的檔案管理進(jìn)程。但是在實(shí)際應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行檔案管理時(shí)，存在著管理層對(duì)現(xiàn)代化檔案管理認(rèn)識(shí)不夠、管理人員業(yè)務(wù)能力不足等問題，嚴(yán)重影響了檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。本文基于以上這個(gè)問題，對(duì)現(xiàn)階段我國(guó)檔案管理現(xiàn)代化存在的問題進(jìn)行介紹，并分析了提升檔案管理現(xiàn)代化水平的對(duì)策，以期為相關(guān)工作者提供指導(dǎo)和幫助。

關(guān)鍵詞：檔案管理;現(xiàn)代化;發(fā)展現(xiàn)狀;對(duì)策分析

一、我國(guó)檔案管理現(xiàn)代化現(xiàn)狀及存在的問題

1.1檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展情況和管理現(xiàn)狀

檔案現(xiàn)代化管理，是以國(guó)家現(xiàn)代化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的要求為導(dǎo)向，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以檔案資源開發(fā)利用為目標(biāo)，以檔案現(xiàn)代化人才隊(duì)伍為依托，以政策法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、管理制度等為保障的檔案現(xiàn)代化工作體系。

檔案管理現(xiàn)代化工作主要包括以下幾個(gè)方面：第一，積極探索開發(fā)適合各種類型、各種載體檔案管理的軟硬件，逐步完善檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，使得我國(guó)現(xiàn)階段的檔案管理系統(tǒng)趨于成熟;第二，積極進(jìn)行檔案信息資源建設(shè)，對(duì)以前留存和現(xiàn)階段不斷產(chǎn)生的檔案進(jìn)行數(shù)字化工作，建設(shè)完備的檔案信息資源庫(kù);第三，積極進(jìn)行檔案信息的開發(fā)利用，更便捷地提供檔案信息服務(wù)，實(shí)施公共檔案信息資源共享服務(wù)工程項(xiàng)目，為社會(huì)提供全方位的檔案信息服務(wù);第四，培養(yǎng)現(xiàn)代化檔案管理人才，引入了新鮮的年輕力量，推動(dòng)現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理方面的應(yīng)用;第五，為有效落實(shí)我國(guó)檔案管理工作的順利開展，相關(guān)部門進(jìn)行檔案管理制度的制定，為規(guī)范工作人員操作規(guī)范、推動(dòng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行奠定了發(fā)展基礎(chǔ)。

盡管當(dāng)下我國(guó)檔案管理現(xiàn)代化取得了較大的發(fā)展，但是我們需要清楚地意識(shí)到，現(xiàn)階段我國(guó)的檔案管理工作仍然存在以下幾個(gè)方面問題：

1.管理層對(duì)檔案管理現(xiàn)代化認(rèn)識(shí)不足

在推行檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程時(shí)，首先面臨的問題便是有些管理層對(duì)檔案工作不夠重視，對(duì)檔案管理現(xiàn)代化認(rèn)識(shí)不足。不愿意花經(jīng)費(fèi)引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備和軟件，忽視對(duì)檔案工作人員的培訓(xùn)，將檔案管理現(xiàn)代化工作看作一個(gè)技術(shù)含量低、人人都可勝任的工作，嚴(yán)重影響了我國(guó)檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。

2.管理人員業(yè)務(wù)能力不夠

現(xiàn)階段我國(guó)普遍存在檔案基礎(chǔ)工作人員年齡較大、學(xué)歷較低的現(xiàn)象，這部分人對(duì)新技術(shù)以及新理念的理解和運(yùn)用存在著缺陷，對(duì)檔案管理現(xiàn)代化相應(yīng)理論學(xué)習(xí)積極性不高，對(duì)于檔案管理所需要的理論知識(shí)體系構(gòu)建不充分。甚至部分工作人員對(duì)計(jì)算機(jī)的基本操作都掌握不到位，更不要說先進(jìn)的檔案管理理念和管理技術(shù)，從而使得檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展陷入桎梏。

3.現(xiàn)代化管理前瞻性不夠

信息技術(shù)的進(jìn)步速度是日新月異的，應(yīng)用于檔案管理的各項(xiàng)技術(shù)也在不斷改進(jìn)和更新，而且對(duì)數(shù)字資源保存、軟硬件平臺(tái)更新等工作提出了更高的要求，但是現(xiàn)階段檔案現(xiàn)代化管理的前瞻性不夠，檔案設(shè)備和軟件研發(fā)中沒有預(yù)留升級(jí)的空間，而往往更新設(shè)備和技術(shù)又需要很多的投入，所以很多單位和工作人員還是守著老技術(shù)、老設(shè)備，不愿意更新設(shè)備和技術(shù)，這些都成為了檔案現(xiàn)代化管理中的阻礙。

4.檔案開發(fā)利用率低

檔案的開發(fā)利用是檔案管理的根本目的，而且檔案的開發(fā)利用率是檔案事業(yè)能否得到社會(huì)和領(lǐng)導(dǎo)重視和支持的重要因素。現(xiàn)階段檔案信息發(fā)揮的效率與檔案工作的投入不相協(xié)調(diào)，檔案信息資源的開發(fā)利用創(chuàng)造的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益十分有限，這在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)以追求效益為特征的今天是很難被人們所接受的。

二、促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的對(duì)策

2.1加強(qiáng)管理層對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)

領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案工作的前提條件。要加強(qiáng)對(duì)各部門、各單位領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于檔案工作重要性的學(xué)習(xí)，而檔案工作者要主動(dòng)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作、報(bào)告成績(jī)，為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案服務(wù)，讓領(lǐng)導(dǎo)感到檔案工作的重要性。要給領(lǐng)導(dǎo)送閱檔案相關(guān)刊物，向領(lǐng)導(dǎo)介紹先進(jìn)的檔案管理設(shè)備和技術(shù)，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視和支持。

2.2檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)要過硬

人才是檔案現(xiàn)代化建設(shè)的保證，是檔案現(xiàn)代化建設(shè)可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)，直接關(guān)系檔案信息化建設(shè)的成敗，因此，在未來的發(fā)展過程中，要注重檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平培訓(xùn)。在實(shí)際工作中，可以通過講座、小課教學(xué)以及定期考核對(duì)管理人員業(yè)務(wù)能力進(jìn)行監(jiān)測(cè)，從而保證管理人員專業(yè)能力符合檔案管理現(xiàn)代化需求。檔案工作人員自身要對(duì)檔案管理所需要的現(xiàn)代化技術(shù)理論知識(shí)進(jìn)行了深入的探索，并積極對(duì)國(guó)外先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行學(xué)習(xí)，為我國(guó)檔案管理的發(fā)展預(yù)留了足夠的空間。

2.3 加快研究檔案管理現(xiàn)代化的先進(jìn)技術(shù)

在進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展時(shí)，技術(shù)作為第一生產(chǎn)力在其中扮演著極為重要的作用。因此，現(xiàn)代化的檔案管理工作應(yīng)該跟上信息技術(shù)的發(fā)展節(jié)奏，綜合使用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、海量存儲(chǔ)技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、智能化檢索技術(shù)、安全保障技術(shù)等諸多高新技術(shù)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。在檔案管理軟件的開發(fā)中要充分考慮系統(tǒng)今后功能擴(kuò)展、應(yīng)用擴(kuò)展、集成擴(kuò)展多層面的擴(kuò)展，要具有可延續(xù)開發(fā)前瞻性，以保證軟硬件的升級(jí)不會(huì)給系統(tǒng)帶來困難。

2.4加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源的開發(fā)利用

檔案部門的責(zé)任不僅是管理好檔案資料，更重要的是檔案信息資源的開發(fā)利用。首先要加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)人們對(duì)檔案的了解，從而使檔案利用成為一種自覺的社會(huì)行為，形成開發(fā)檔案資源的社會(huì)效應(yīng)。其次要成立信息中心，加強(qiáng)數(shù)字檔案館的建設(shè)，實(shí)行檔案資源共享，使人們能夠方便快捷得利用各類檔案資源。再次要實(shí)現(xiàn)檔案信息的商品化，形成檔案資源利用效率的合理分成，從而調(diào)動(dòng)和激勵(lì)檔案部門和檔案開發(fā)人員的工作積極性。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，盡管現(xiàn)階段我國(guó)的檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程取得了很大的進(jìn)步，但是仍然存在著管理層認(rèn)識(shí)不足、工作人員業(yè)務(wù)水平不足等問題。在未來的發(fā)展過程中，要將工作重點(diǎn)放在管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，提高工作人員的素養(yǎng)，加強(qiáng)研究的力度等方面，進(jìn)一步提升檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程，切實(shí)為國(guó)家和社會(huì)服務(wù)。

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