淺談如何改進辦公室檔案管理工作

羅仕耽

摘 要：在時間的不斷推移之下，檔案管理逐漸得到了人們的高度重視。在現(xiàn)如今這個先進的時代，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)無法順應時代發(fā)展的需求。因此，如何改進辦公室檔案管理工作逐漸成為了相關人員所研究的重點問題。本文也將針對如何改進辦公室檔案管理工作 進行闡述。

關鍵詞：辦公室檔案管理工作;改進

隨著我國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，辦公室檔案管理工作作為現(xiàn)如今我國大部分企業(yè)發(fā)展中不可缺少的一部分，其對于提高單位工作的效率，以及保證單位內部信息的安全性有著十分重要的作用。但根據(jù)相關的研究調查可以發(fā)現(xiàn)，目前我國大部分單位都沒有重視辦公室檔案管理工作，導致辦公室檔案管理工作存在許多的問題。這些問題的存在對于單位的發(fā)展有著十分不利的影響。因此，如何改進辦公室檔案管理工作逐漸成為了相關人員所研究的重點問題之一。針對如何改進辦公室檔案管理工作，本文首先將對目前辦公室檔案管理工作存在的問題進行闡述，其次在針對這些問題給出相應的解決措施，以供參考。

一、辦公室檔案管理工作存在的問題

根據(jù)相關的研究調查可以發(fā)現(xiàn)，辦公室檔案管理工作存在的問題主要可體現(xiàn)在以下幾點：一是，管理方式落后、管理意識薄弱。在如今這個先進的時代當中，我國大部分辦公室檔案管理人員在對檔案進行管理的時候并沒有意識到檔案管理的重視，也沒有采用先進的管理設備對其進行管理。其主要可體現(xiàn)在：辦公室檔案管理人員在對檔案進行管理的時候，通常只做表面功夫，嚴重缺乏對日常資料的收集與保存。二是，管理人員的管理素質普遍偏低。管理人員作為辦公室檔案管理工作中必不可少的一部分，管理人員自身的素質對辦公室檔案管理工作的質量有著十分重要的影響。但就目前我國辦公室檔案管理工作人員的工作情況來看，管理人員的專業(yè)知識與工作技能還有待提高。另外，在這個先進的時代上，管理人員對于檔案管理所需要使用到的軟件還不夠熟悉，所以導致其管理效率偏低。

二、改進辦公室檔案管理工作的措施

由上述可見，辦公室檔案管理工作存在的問題對于辦公室檔案管理的提升，以及相關單位今后的發(fā)展有著十分不利的影響。所以，相關人員需要針對這些不良的問題及時給出相應的改進策略。針對改進辦公室檔案管理工作的措施，本文將從以下幾點對其進行闡述。一是，完善現(xiàn)有的辦公室檔案管理工作。在完善辦公室檔案管理工作的過程中，需要保證的是，單位需要對該工作加大重視力度。只有單位管理人員對該工作給予相應的支持，才能使辦公室檔案管理得到有效的完善。在完善的過程中可從以下幾個方面進行：（1）需要為檔案建立獨立的存放室，并針對不同的檔案內容進行分類存放。這樣不僅方便今后對檔案進行查找，而且可以保證檔案存放的安全性。（2）為檔案管理工作設置相應的保密級別。（3）檔案管理人員需要不定期的對檔案進行檢查，對于已經(jīng)不重要的檔案信息進行處理，避免檔案管理堆積無用信息，耽誤檔案查找時間。二是，改進現(xiàn)有的辦公室檔案管理方法。隨著我國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，在辦公室檔案的管理上若還是一味的使用傳統(tǒng)紙質方式對其進行管理，其不但不能順應時代的發(fā)展，而且不能保證檔案管理的安全性。因此，在辦公室檔案工作的管理上應該引進諸如：信息網(wǎng)絡電子技術的先進技術設備對檔案進行管理。信息網(wǎng)絡點在技術在辦公室檔案管理工作中的引進不但可以改進傳統(tǒng)管理方法的弊端，而且可以提高檔案管理工作的質量，減輕人力在該方面的投入等。在具體發(fā)的實踐過程中，單位可在內部網(wǎng)絡中構建辦公室檔案的電子化信息交流平臺，并根據(jù)管理人員的工作職能設置相應的信息訪問權限。三是，強化管理人員的素質。在強化管理人員素質上可通過對辦公室檔案管理人員的培訓實現(xiàn)。在培訓的過程中，不僅需要對員工的專業(yè)知識及工作技能進行培訓，還需要對員工操作電子設備進行檔案管理這方面進行培訓。在培訓完成之后，需要組織管理人員進行考核，進而確保每位檔案管理人員都對辦公室檔案管理工作有足夠的了解。另外，還可以在辦公室檔案管理中落實相應的工作責任制，其具體的做法是，將檔案管理工作分為不同階段，并在每個階段安排一個負責人，這樣不僅可以加強管理人員的責任感，而且可以在管理的過程中及時找到相應的負責人。

三、結束語

總而言之，在這個網(wǎng)絡信息發(fā)達的時代當中，為了讓辦公室檔案管理工作順應該時代的發(fā)展，以及提高辦公室檔案管理的水平。管理人員急需針對辦公室檔案管理工作存在的問題給予改進措施。

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