基層農業科研單位電子檔案的建立及管理

左永梅， 李海山，宋世佳，鄭振宇，李欣明*

(1.河北省農林科學院濱海農業研究所，河北唐山 063299；2. 河北省農林科學院，河北石家莊 050031)

近年來，黨和國家高度重視“三農”工作，在“科教興農”發展戰略的推動下，農業科研工作得到了蓬勃發展。隨著互聯網的普及與信息技術的日新月異，各級農業科研單位辦公自動化、標準化、網絡化漸趨完善。現代化辦公進程產生了大量的重要科研文件和照片、音像、光盤等多種多樣的相關資料，需要定期歸檔的材料呈爆發式增長、多元化趨勢發展。在這種新形勢下，如何適應時代的變化，建立新型的電子檔案管理模式，提高科技檔案的歸檔效率，合理利用電子檔案資源，更好的為現代化農業科技發展提供服務，成為農業檔案工作者面臨的新課題。

1 基層農業科研單位科技檔案管理現狀

1.1電子檔案缺乏規范有效的管理有些農業科研單位因為長期受傳統觀念影響，存在“重科研、輕管理”的現象，對于檔案管理重要性認識不足，管理方式過于傳統。檔案管理效率低，科技檔案管理的作用沒有真正發揮出來，越來越難以滿足時代的需要。雖然檔案管理系統以及檔案管理機制也初步建設，推行了分級管理模式，但是電子檔案作為一新興事物，大多數基層農業科研單位電子檔案的管理和利用還在初級階段，存在很多弊端，檔案資料的采集、整理、歸檔管理混亂，仍然處于無序狀態，相應管理體制尚未建立健全。

1.2專職檔案管理人員綜合素質有待提高思想的傳統與保守導致農業科研單位中的檔案管理部門邊緣化，專職檔案管理人員年齡老化、人員短缺已經成為許多單位檔案管理部門存在的普遍現象，大部分檔案管理人員身兼數職，忙于其他業務，無法專心做好檔案管理工作，思想保守，安于現狀，管理水平不高，缺乏開拓創新精神。在飛速發展的信息時代，農業科研單位的檔案工作人員只有不斷優化自身知識結構，提高自己的業務素質和管理水平，多方拓展檔案管理、農業、計算機應用、外語等知識，才能滿足農業科技檔案現代化管理的需要，最大限度的挖掘科技檔案中潛在的價值，開發出具有參考價值的檔案信息，促進農業科學研究的深入開展，提高科研成果轉化率，推動農業科研事業的全面發展。

1.3電子檔案開發利用有待完善目前，多數基層農業科研單位科技檔案管理方法缺乏科學手段，檢索工具單一，管理方式還停留在只是將電子文件轉換成紙質文件歸檔保存，檔案工作仍然是以紙質檔案為重點。對電子檔案沒有實行統一管理，電子檔案生成和歸檔環節嚴重脫節。在電子檔案的存儲環節上零散而隨意，許多電子文件、多媒體等信息材料存于各部門或個人手中，給收集和整理帶來了困難。檔案管理部門即使保存了一些電子檔案，也沒有形成相應的本行業關于電子檔案的原始性、真實性鑒定，以及相關管理的規范或業務標準[1]。

在傳統的檔案管理環境下，科技檔案利用方式是以查閱紙質檔案為主，信息的采集、檢索處于傳統的手工操作階段，檔案查全率和查準率低，工作效率不高。基層檔案管理人員疲于這種瑣碎管理之中，在檔案編研和檔案信息資源開發方面挖掘不夠，科研檔案作用得不到充分發揮。庫存檔案的頻繁使用和查閱，加速了原始文件損耗，甚至發生部分原件丟失、以復印件代替原件的情況，造成不可挽回的損失。由于電子檔案管理尚未完全實現制度化、規范化和標準化，科研電子檔案在收集、整理方面管理缺欠，在檔案信息利用上不能提供快捷高效、準確及時、全面系統的服務。

2 建立農業科研電子檔案管理的意義

在互聯網時代到來的今天，計算機技術在檔案管理中得到了越來越廣泛的應用。以多媒體技術為標志的現代信息處理技術的推廣和應用，正在改變科研檔案的管理模式和服務手段[2]。與紙質檔案相比較，電子檔案帶有質輕、存留年限長、信息傳送快捷以及易復制等眾多優勢，具備強勁生命力[3]。檔案管理的模式正逐漸從紙質檔案向磁盤、光盤、移動硬盤、音像等多種載體的電子檔案進行轉變，信息空間得到了有效拓展。電子文件歸檔、電子檔案管理以及數字信息處理技術都離不開計算機網絡，大量的科研檔案信息資源在網絡環境下能快速地智能化查詢檢索。目前，國家級、省級農業科研單位均成功構建了電子系統，院級單位也正在逐漸完善，構建獨立信息庫，以達到上下連動，共同管理的完善電子化管理農業科研檔案管理新模式[4]。基層農業科研單位實行電子化管理檔案的模式已成為大勢所趨。它的建立是適應網絡時代科研電子檔案管理新環境的需要，能夠減輕管理者勞動強度，提高工作效率，推進農業科研單位檔案管理事業的發展，加快基層農業科研單位工作步伐。

3 建立農業科研電子檔案的方法和管理措施

3.1對電子化檔案管理整章建制面對信息時代對檔案管理提出的新挑戰，農業科研單位的管理者和科研人員當務之急是更新傳統的管理觀念，樹立檔案現代化、電子化的檔案管理意識，提高對電子檔案重要性的認識，逐步擺脫以紙質檔案管理為基礎的傳統思維模式，建立以電子檔案為基礎的新型思維模式[1]。通過成立相關的專門機構，建立健全一系列電子檔案收集、檢查審核、歸檔、利用等管理制度，明確專人和部門工作職責，對電子檔案進行集中、統一管理，保證電子檔案的真實、完整、安全，防止破壞、流失。

3.2提高檔案管理人才的綜合素質鑒于科研電子檔案較高的專業性、機密性，農業科研單位必須確保從業人員崗位相對穩定，專業素質過硬，綜合素質較高。電子檔案管理隊伍的人才教育和素質培養：①重視吸納高層次、高學歷的復合型人才充實到檔案管理隊伍，具備電子計算機軟硬件技術或數字通信技術、檔案管理等專業型的人才，是優化現有人才隊伍結構的關鍵：②加大培訓、教育投入，改變電子檔案管理人才缺乏的現狀。對新上崗檔案管理人員應抓好崗前培訓，使他們熟悉基本業務知識和崗位技能，增強團隊協作意識，融入單位的文化，適應工作環境;對現有檔案管理人員通過專業培訓、繼續教育等方式更新、完善的知識結構，提高綜合業務能力。③提供機會讓科研管理者“走出去”，多與同行進行業務交流，開闊視野，互相學習借鑒先進的管理經驗，取長補短，共同提高。

3.3夯實電子檔案基礎設施硬件管理：①加大電子檔案庫建設力度，采用移動硬盤、光盤等多種存儲介質保存電子檔案，提高電子文件、數據資料歸檔工作效率。②進一步完善電子文件和計算機設備的保管設施和環境，加強對防磁設施的完善和維護，盡量采用配置較高的計算機、掃描儀、刻錄機等硬件設備。有條件的應及時升級服務器主機和數據庫的硬件設施，確保檔案電子信息數據在保存和傳輸過程中安全、穩定[5]。

在軟件建設方面，積極推進各級基礎檔案信息資源庫建設。本著“利用優先、分步實施”的原則，有序推進傳統載體檔案數字化進程。以常用管理軟件為平臺，構建計算機檔案信息管理系統，革新科研檔案管理方式和管理內容[1]，有利于減輕檔案管理人員的勞動強度，提高工作效率。加強檔案部門內部局域網規范化建設，開發和應用統一規范的檔案信息管理系統，規范科研電子檔案的管理和利用平臺。在統一的數據平臺下，結合傳統的與現代化的檔案信息傳播技術手段和方法，形成鏈接，在不同的訪問權限內，跨地域收集檔案和調閱檔案，實現檔案信息資源共享，保證信息交換通暢，提高檔案的利用效率。

3.4做好電子文件收集與歸檔工作科研檔案是儲備各種科技信息的載體，主要作用是為各種實際性的科學研究提供相關的理論依據，具有重要的參考價值[4]。為農業科研工作提供全面、真實、有效的農業科研數據支持,是科研工作順利開展和按時完成的重要保證。①要嚴格把控科研電子檔案的生成制度以及程序設定的嚴謹性[6]。按照國家對電子檔案生成的規定，對各類文件的接收、存儲、承載形式、參數指標進行嚴格的規范管理。對原始數據和相關的環境資料同時存檔，以便于查漏補缺。②按照電子檔案形成規律，研究電子檔案保存、保密、保真的技術方法和手段，使其得到科學保管和有效利用。在農業科研單位，電子文件一般是由研究室或課題組在科研活動中產生，按歸檔格式的要求，將其存儲到符合保管期限的脫機載體上。然后根據農業科技文件材料歸檔范圍，對研究數據和材料按照種類、形式、內容做進一步整理后，定期上交科研管理部門。科研管理部門將收集到的電子檔案材料進行原始性、完整性、真實性鑒定，對符合歸檔條件的電子文件材料移交檔案室集中管理，本部門和個人都不能私自保留。已歸檔的資料，電子文件的收集要與其相應的紙質文件之間建立標識關系，以確保文件的原始性、真實性、完整性。在歸檔時可運用多樣化的編目方式和藏儲器具，重要資料必要時在收集、積累過程中制作成紙質拷貝件或微縮品，方便查詢和利用。在文件運行的程序中，電子文件收集、積累、歸檔和利用實施全過程動態管理，能切實保障電子文件的安全性與共享性，使其價值最大化。

3.5深化電子檔案信息資源開發管理者要樹立電子檔案信息資源開發新理念，正確處理好開發利用與科研檔案密級降解以及知識產權的關系。在保證本單位工作查考外，充分利用規范化、可共享的數字檔案資源，通過智能化的數據分析和信息整合，加大在檔案利用的廣度、深度及提供良好服務方面力度。根據自身優勢和檔案利用者的實際需要，主動出擊，實行多渠道、全方位、多層次開發利用科研檔案信息資源，使其價值得到最大限度的開發與利用。如圍繞農業科研和生產實際等重大專題，對電子檔案信息進行深度加工，通過學術專題編研、跟進成果后期信息采集與發布、多形式科技咨詢等方式，對農業科技檔案信息資源進行更有效配置，實現資源共享，促進農業科技成果轉化，增強農業科技與應用推廣工作的密切配合。