淺談勘察設計企業(yè)信息化建設的策略

文杰興

隨著我國改革開放的不斷深入，勘察設計企業(yè)面臨的行業(yè)競爭越來越激烈。企業(yè)要想在競爭中獲得生存和發(fā)展，必須采取一系列措施加強自身的核心競爭力，提升管理水平。其中一項重要的措施就是信息化建設。

一、信息化建設的意義

1.打破信息孤島

由于職能分工不同，企業(yè)管理需要的核心信息，如生產(chǎn)全過程信息、經(jīng)營管理信息、財務信息、人力資源薪酬信息等分別存儲在不同部門的不同系統(tǒng)中，相互獨立，形成信息孤島。有的信息系統(tǒng)版本老舊、功能簡單，有的信息甚至只保存在文檔中。信息化的建設，通過建立統(tǒng)一的系統(tǒng)平臺或接口，可以打破這種信息孤島，使得信息在企業(yè)內(nèi)部得到傳遞和共享。

2.倒逼管理制度改革

信息化建設將使得企業(yè)的管理流程模式化、無紙化。業(yè)務信息經(jīng)過流程化處理后，將無法隨意更改。這就要求勘察設計企業(yè)對自身業(yè)務進行重新梳理分類，對每一類業(yè)務建立一套穩(wěn)定的、可程序化的流程。另外，信息化建設大大提升業(yè)務信息的處理能力，使企業(yè)能夠嘗試新的組織結(jié)構(gòu)，比如將組織結(jié)構(gòu)矩陣化、扁平化、甚至虛擬化等。

3.提升管理效率

勘察設計企業(yè)通過信息化建設，可以在底層數(shù)據(jù)的基礎上，建立多種多樣的透視表，從多維度提供詳盡的管理信息，為企業(yè)的精細化管理提供決策依據(jù)。借助信息化系統(tǒng)，還可以實現(xiàn)辦公自動化、移動辦公等，使管理人員可以隨時隨地辦公，提升管理效率。

二、信息化建設的陷阱

1.過分依賴信息化系統(tǒng)

信息化管理系統(tǒng)，無論做得多完美，其實質(zhì)都是“資源管理”，是一種“協(xié)同、計劃、執(zhí)行、記錄、分析、控制和改進”的手段或者方法，歸根結(jié)底是一種輔助管理手段。正在探索轉(zhuǎn)型中的勘察設計企業(yè)，如果依賴信息化系統(tǒng)來解決公司面臨的管理上的核心問題，不僅不能提高效率，反而會導致公司管理的混亂，拖累企業(yè)的健康發(fā)展。

2.追求一步到位

一個企業(yè)內(nèi)部的管理系統(tǒng)，增加的是企業(yè)的長期內(nèi)功，其價值是在使用過程中逐漸體現(xiàn)，日益積累的。當今社會對信息化的宣傳給企業(yè)造成了一些假象，管理者容易認為上了信息化系統(tǒng)就能“立竿見影”地為企業(yè)帶來“真金白銀”。尤其是勘察設計企業(yè)，行業(yè)中沒有成熟統(tǒng)一的管理模式，如果不梳理好業(yè)務、不分清主次、不規(guī)劃好路徑，一股腦地將所有業(yè)務一次性原樣照搬到信息化系統(tǒng)中，容易造成管理流程缺失或冗余。輕則需要對系統(tǒng)重新改造，重則整個系統(tǒng)被廢棄。

三、信息化建設的策略

1.完善企業(yè)管理基礎

（1）自上而下，高層主導，全員參與。信息化系統(tǒng)的建設，可以提供多維度的管理數(shù)據(jù)，為企業(yè)在選擇管理模式時提供了更多的選擇。因此高層管理者首先應該明確管理思路，制定新的管理框架，以指導信息化建設的方向。企業(yè)管理體系的建設雖然由高層主導，但具體流程梳理涉及企業(yè)的各項業(yè)務、各個崗位，需要每一個員工發(fā)揮自己的專長，參與其中。高層管理者應當充分授權(quán)，調(diào)動全局，提高員工的積極性，全員參與，集思廣益。

（2）內(nèi)部討論，相互協(xié)調(diào)。在新的管理框架的基礎上，各業(yè)務部門組織內(nèi)部討論，分析本部門的業(yè)務流程，清冗余、補缺失、優(yōu)價值。涉及部門之間交叉的業(yè)務，積極主動對接，協(xié)商解決方案。無法協(xié)調(diào)的及時向上反饋，由上級裁定。

（3）借助外部專家。我國的勘察設計企業(yè)大都從事業(yè)單位改制而來，行業(yè)內(nèi)沒有形成成熟穩(wěn)定的管理模式，且新的業(yè)務模式不斷涌現(xiàn)，比如以設計牽頭EPC 業(yè)務模式。企業(yè)內(nèi)部沒有足夠的管理經(jīng)驗來解決業(yè)務管理過程中遇到的痛點。因此企業(yè)可以利用信息化建設的契機，向外部專家進行咨詢，實現(xiàn)管理升級。

2.信息化建設規(guī)劃

（1）系統(tǒng)的選擇。相當多的工程建設企業(yè)的系統(tǒng)構(gòu)架或策劃比較粗獷，在淺層面上做大系統(tǒng)，無法滿足企業(yè)管理需求，或做一批小系統(tǒng)，信息孤島現(xiàn)象較為嚴重。勘察設計企業(yè)應當對信息系統(tǒng)的選擇進行規(guī)劃，避免犯類似工程建設企業(yè)的錯誤。例如，經(jīng)營管理、項目全過程管理等工程類企業(yè)特有的業(yè)務可以單獨定制一個系統(tǒng)，財務核算、人力資源管理等傳統(tǒng)業(yè)務可以購買成品系統(tǒng)等。兩個系統(tǒng)之間通過接口進行數(shù)據(jù)交換。

（2）分清主次。信息化建設是一項長期工程，企業(yè)在規(guī)劃時應當有所側(cè)重。企業(yè)應當清晰識別出一個系統(tǒng)中的核心模塊，每個模塊中的核心流程。在系統(tǒng)建設過程中優(yōu)先考慮核心模塊、核心流程。一方面能夠集中開發(fā)資源，解決核心問題。另一方面，從系統(tǒng)的整體性考慮，核心模塊、核心流程與其他模塊、流程聯(lián)系最為緊密，牽一發(fā)而動全身，優(yōu)先建設核心模塊可以減少系統(tǒng)的改動。但是，也需要考慮模塊間相互融合的問題。

（3）預見性。企業(yè)的信息化系統(tǒng)應當適應企業(yè)的長期發(fā)展。在規(guī)劃時應提前考慮系統(tǒng)的容量、反應速度是否能夠支撐未來的業(yè)務量增長。新生業(yè)務模式下，系統(tǒng)是否預留端口，能否進行二次開發(fā)以滿足新業(yè)務管理需求。例如，勘察設計行業(yè)中，以設計牽頭的EPC 業(yè)務規(guī)模逐漸增加，將涉及設備采購、施工管理等新模塊。

3.信息系統(tǒng)實施

（1）系統(tǒng)開發(fā)。系統(tǒng)開發(fā)應選擇恰當?shù)能浖毯炗喓贤贤瑧攲椖拷?jīng)理、開發(fā)人員的資歷進行約束，未經(jīng)甲方同意不得更換，確保軟件供應商有能力完成系統(tǒng)的開發(fā)。開發(fā)過程中甲乙雙方應抽調(diào)人員成立信息化小組，逐一確認開發(fā)需求，對于模棱兩可的需求及時溝通確認。

（2）系統(tǒng)測試與操作人員培訓。首先檢查各業(yè)務、各場景的完整性，勾稽關系的合理性以及信息孤島是否存在。其次檢查界面是否友好，操作使用是否方便，響應速度是否可以接受。同時，編制系統(tǒng)操作手冊，培訓操作人員。操作人員熟悉系統(tǒng)的過程也是對系統(tǒng)性能的一次檢驗。

（3）系統(tǒng)切換。系統(tǒng)切換包括進行基本數(shù)據(jù)的準備，系統(tǒng)的參數(shù)設置，初始數(shù)據(jù)的錄入等多項工作。在系統(tǒng)正式交付使用之前，必須進行一段時間的試運行，以進一步發(fā)現(xiàn)及更正系統(tǒng)存在的問題。在系統(tǒng)切換和交付使用的過程中，每項工作都有很多人員參加，而且會涉及到多個業(yè)務部門。因此，該階段的組織管理工作非常重要，要做好系統(tǒng)切換計劃，控制工作的進度，檢查工作的質(zhì)量，及時地做好各方面的協(xié)調(diào)。

（4）信息化人員權(quán)限的控制。在信息化系統(tǒng)實施以及運行維護的過程中，信息化人員的權(quán)限是最大的。為了防止信息化人員權(quán)限過大而導致內(nèi)部控制失控，應當對系統(tǒng)的操作進行日志監(jiān)控，保證每一步操作都在系統(tǒng)中留有痕跡。

四、結(jié)語

綜上所述，信息化建設可以為企業(yè)帶來諸多好處，但是也存在諸多的陷阱。勘察設計企業(yè)只有掌握了信息化建設的策略，扎扎實實，一步一個腳印地修煉好管理的內(nèi)功，建立一套與勘察設計企業(yè)管理模式相適應的信息化系統(tǒng)，才能在愈來愈激烈的競爭中生存和發(fā)展。