高校財務報賬流程信息化建設探析

李盛海

隨著高等教育的不斷發展，尤其是2012 年，國家財政教育經費支出占國內生產總值真正實現4%，高等學校的辦學經費規模也不斷擴大，這對高校的財務管理提出了新的挑戰。高校辦學經費的增長與教職工辦理財務業務的需求之間的矛盾日漸突出，矛盾集中表現在高校財務報賬工作上。由于高校財務報賬工作政策性強、業務繁雜、審批過程長等因素造成教職工報賬排隊長、時間長、報賬業務時段集中等問題。高校財務人員雖然不斷加班加點，但效果不明顯。因此，創新高校財務報賬流程，優化報賬程序，利用現代網絡信息技術加強高校財務信息化建設，對于促進高校化解財務管理工作中存在的矛盾、進而對高校“數字化校園”建設、提升高校綜合競爭實力等都具有十分深遠現實意義。

一、高校財務報賬信息化發展過程

自1999 年擴招以來，高校進行了跨越式的發展，辦學經費、科研經費及教職工人數逐年增加，高校報賬難的問題開始顯現，為了解決問題，高校也不斷探索財務信息化報賬的解決方案。解決方案分三個主要階段：

第一階段是采用排號機進行排隊、用于規范高校財務處報賬教職工的先后順序。但在使用上卻出現了新的問題，教職工為了報賬，天沒亮就到財務處排隊取號。這反而違背了采用排號機的初衷。

第二階段是采用信息系統排號的方式代替手動排號機，通過開發網上預約系統，通過網絡來排號。系統一般包含預約須知、辦理預約、業務查詢等菜單，教職工可以通過系統預約一定時間內的報賬順序，可查詢到預約情況及報賬當天業務進度，但是由于每天預約號有限，資源緊張，教職工報賬問題仍未有效解決。

第三階段采用網上報賬系統，不再是單獨解決排隊問題，而是將報賬業務前移及財務處理后移，最大限度地解放了教職工的報賬排隊等問題，系統一般由基本信息錄入、發票錄入、固定資產錄入、銀行賬號錄入等模塊。基本信息一般是錄入事項的類別、內容、用途、經費出處、經辦人聯系方式等基礎信息, 發票錄入一般是將發票的信息逐張填列，固定資產錄入，屬于固定資產范圍的，錄入固定資產驗收單信息，銀行賬號錄入一般是錄入報賬后的資金轉到銀行卡（含公務卡）的卡號及金額等信息。錄入完畢后，打印出整個信息的表格，按經費審批的相關要求完成審批手續后，拿原始票據及報銷單到財務處報賬。

網上報賬系統的信息化解決方案確實在一定程度上解決了報賬難的問題，但從實踐中來看，解決方案都是在問題發生之后的應急措施，并沒有從本質上解決問題，現階段的解決方案本身仍存在不少問題。

二、高校財務報賬信息化方式存在的問題

（一）財務信息的共享程度不高。高校現階段的財務核算系統使用的都是國內通用的財務軟件，但大部分網上報賬系統則是自主開發的軟件系統，造成高校財務信息系統由不同的開發商研發或本部門自己組織研發，缺乏財務信息的統一管理和科學規劃，沒有統一、規范的基礎數據編碼標準，兩個系統的數據無法及時共享，網上報賬系統的數據最后還要由人工再次操作財務核算系統，沒有從根本上解決問題。由于各子系統的信息數據分散存儲，數據不相容，信息不共享，管理效率低下。

（二）財務核算軟件功能單一。目前高校財務核算軟件的功能包括會計核算、經費指標管理、工資管理、學生收費管理、財務信息查詢等模塊，財務核算軟件較側重于會計核算模塊，主要是滿足進行日常經濟業務核算和內部指標業務輔助管理，其余的模塊只有框架。現有的核算系統已不能適應高校日益發展的財務管理要求，特別是網上報賬等功能都不具備，不能滿足高校在財務管理上的需求。

（三）財務信息化管理系統的開放性不足。現行高校財務信息系統的功能主要以傳統的工作組織模式和業務流程為基礎設計，考慮到財務數據的安全性等原因，大部分財務管理系統都要求自己設置局域網，嚴禁財務核算系統并入外網。因此，造成財務核算系統容易獨立于整個智慧校園的整體建設，財務信息的共享程度低，致使財務等管理信息系統形成諸多信息孤島，不利于實現資金的有效管理和配置，甚至造成資源和投資的極大浪費。

（四）財務管理信息化流程創新不夠。現有的財務報賬信息流程是傳統流程演變而來，在整個信息化流程當中，只涉及了報賬部分，而審批、業務活動層面的信息化過程沒有統一考慮。造成了現有的信息化系統比較脫節和獨立。這不僅僅是個別高校的問題，而是整個大環境的問題。由于無法對財務管理流程進行創新，高等學校的財務管理工作只能從現有的流程框架來解決問題，無法從根本上解決財務報賬難的困境。

三、財務報賬信息化流程探析

21 世紀是網絡的時代，網絡的出現和普及給管理帶來了巨大變革。根據理論研究，財務管理的信息化分為三個階段，一是電算化，即管理環節自動化；二是信息化，即財務管理的流程及組織再造；三是智能化，即人工智能，實現的話將是財務管理的革命性的變革。由于人工智能尚處于探索階段，財務管理信息化是現階段的主流。財務管理信息化主要解決財務流程再造、基于網絡數據庫的財務數據管理及電子票據及電子文檔的應用。信息化的最終要求是在任何時間、從任何地點提交財務報銷申請，領導可用數字簽名的方式在任何時間、任何地點進行業務審批，財務部門對原始憑證審核無誤后，自動生成記賬憑證，并可以通過網上銀行進行支付。

（一）建立開放型財務管理系統

通過B/S 技術將財務管理系統完全網絡化，B/S 技術是建立在廣域網之上的，有比C/S 更強的適應范圍，只需要網絡及計算機操作系統。通過B/S 技術可將財務管理系統中的核心系統會計核算系統之外的報賬系統、預算管理、學費管理、財務分析、財務查詢系統等子系統開放給任意的系統使用者，每個系統使用者都可以在自己的終端參與相關的財務業務。開放型的財務管理系統是在原來的會計核算系統的基礎上，采用網絡技術，將會計核算系統與網上報賬系統合二為一，從根本上解決同樣的財務管理工作分別由不同的系統來生成，數據分散存儲，數據不相容，信息不共享，管理效率低下等問題。同時利用微信公眾平臺，隨時公布報賬的進度。

（二）建立審批、業務、財務一體報賬流程

傳統的報賬流程，是教職工取得經費審批同意之后，開展相應的經濟業務，再按照經濟業務發生時取得的票據到財務處報賬，流程是每個階段業務彼此獨立的。開放的財務管理流程是將審批、經濟業務納入財務管理系統，整個財務管理系統是一個統一的整體。要建立審批、業務、財務一體的報賬流程，必須建立以開放式財務管理系統為基礎的審批管理系統，審批管理系統發生經費開支事項時，調用財務管理系統的報賬子系統，按報賬子系統的格式要求填報經費開支預算，將經費開支預算作為審批文件的附件。經審批的經濟業務發生后，通過報賬系統直接調用審批管理系統中的經費開支附件，根據實際開支修改后形成報賬審批表，然后將經濟業務取得的電子票據上傳錄入報賬系統后，進入財務流程。審批、業務、財務流程將審批與財務管理有機融合，建立經費支出事件驅動的財務信息處理流程，將審批流程、業務流程、財務流程融為一體。

（三）建立財務管理信息大數據系統

財務信息化系統在完成流程創新后，財務數據與審批管理已經一體化并高度融合，在此基礎上，在保證信息化安全的前提下，可以整合學校的內部資源，如教務管理、資產管理、學生管理、科研管理等數據一并納入形成學校財務管理大數據系統。建立大數據系統后可以了解學校內部職能部門及報賬人員的數量、報賬人員的偏好、報賬人員集中報賬時間、業務量分布等信息，并可在這些信息量的基礎上，對高校報賬的發展趨勢做出預測，可使高校有針對性地開展財務管理工作。建立大數據系統不僅可以解決報賬問題，更重要的是可以使財務工作由核算型向管理型轉型，大數據下的財務管理工作將成為高校的重中之重，財務管理模式將從被動轉為主動，大數據系統對財務人員的素質也提出了更高的要求，財務管理工作將發生根本性的變革。

四、財務報賬信息化建設的保障措施

（一）建立高校財務信息化的建設標準

高校財務信息化標準，是高校開展信息化的指引，建設財務信息的統一管理和科學規劃、統一、規范的基礎數據編碼標準，有助于高校財務信息化的協調與平衡，促進高校財務管理的水平，特別是有助于提升普通高校的財務管理能力。

（二）完善高校內部控制制度

要不斷完善高校內部控制制度，尤其是完善相關財務信息化的內控制度，《行政事業單位內部控制規范（試行）》，對會計控制及單據控制進行了約定，但沒有涵蓋信息化條件下的會計控制及單據控制，因此，要完善信息化條件下會計人員的權限、電子票據管理、網絡安全性管理、電子檔案管理等內部控制規范。

（三）建立網絡安全的標準

財務信息化建設是將原局域網的財務核算軟件轉化為網絡版的系統，不可避免地面臨著網絡安全的問題。通過加強網絡安全建設，包括制定相關的網絡安全的規章制度，通過技術手段對網絡進行加密，加強系統的身份認證系統，做好數據備份，通過加裝防火墻及防黑客軟件來提高網絡的安全性。