淺析制造業(yè)采購業(yè)務核算

吳清華

一、物資入庫流程及優(yōu)化

在以銷定產(chǎn)的環(huán)境下，企業(yè)的物資采購申請的標的品種、數(shù)量依據(jù)是根據(jù)銷售市場需求及自身生產(chǎn)、庫存等情況來確定。需求部門提交采購申請單，采購申請單經(jīng)公司相關領導審批后，自動傳遞到物資采購部門。采購員為確保采購價格成本，往往會尋找多個供應商進行詢報價。在同等質量的情況下，會尋找價格低的供應商進行合作。對于常規(guī)量大的物資會分別尋找?guī)准覒?zhàn)略合作供應商，同時向幾家供應商分配部份訂單，從而避免一家供方違約而影響生產(chǎn)銷售。而供應商們往往因為加工批次、合格率或運輸成本等要求，所供物資或多或少與購買方的合同（訂單）標的數(shù)量、質量上有些差異。如何來解決這些差異？這就需要我們在與供應商簽訂合同（訂單）時協(xié)商一致，包括質量問題的處理，費用的承擔，貨款的支付及支付方式，是否留存質保金等等。

在購買方倉儲的收貨環(huán)節(jié)，倉儲保管員會在收貨時首先查詢公司ERP 系統(tǒng)中有無此批貨物訂單，并根據(jù)訂單上的品種、數(shù)量與實物核對收貨。在卸貨之前，保管員應通知質檢部門的質量員到現(xiàn)場抽樣檢測。并針對檢測物資出具檢測報告。現(xiàn)場質檢結果大概有四種情況：1、物資合格直接入庫；2、物資不合格直接退料，不予入庫；3、物資需要整理挑選，以挑選合格數(shù)入庫；4、物資需按仲裁條款，作降價處理的，注明降價比例。保管員根據(jù)以上質檢結果決定收貨與否，并注明實際收貨數(shù)量，有無超訂單數(shù)量等。當然，保管員在出具驗收入庫單時，如果有超訂單標的數(shù)量，只會給購買方出具合同（訂單）標的數(shù)量進行結算，其它的超訂單數(shù)量下推至設定的“待管倉”。

保管員將出具的驗收入庫單連同質檢報告單一并傳遞給采購員，采購員收到后應及時通知供應商核實貨物數(shù)量、質量，并開票結算。購買方財務收到采購發(fā)票，審核無誤后入賬支付貨款。最后供應商憑供貨開票、收款情況與購買方財務進行往來賬務的核對。

二、不合格物資退貨流程及賬務核算優(yōu)化

1.比如購買方在出具驗收入庫單時，附有質檢部門合格的質量報告單，由于收貨現(xiàn)場的質檢只是抽樣檢驗，不是全檢；

2.有些物資的檢測是要通過破損實驗才能得知是不是全部都合格（比如在食品行業(yè)中使用的部分配套物資瓶子與蓋子）；

3.還有部分原因是所購物資有可能上面印有購買方的標識、標注，即使不合格，也不能直接退回供貨商的；

4.如密封打包物資數(shù)量上的短缺；

針對以上四方面情況，購買方如何來應對這些質量、數(shù)量上的采購風險？就需要我們挑選優(yōu)良的戰(zhàn)略供應商（個性化強勢物資品種除外），與供應商保持穩(wěn)定關系。一般情況下，購買方出現(xiàn)物資數(shù)量短缺、質量問題均由供應商買單，作退貨處理。購買方財務在賬務處理上分兩種情況：一是如果此批物資供應商還沒有與供方進行開票結算，購買方只需要將原驗收入庫單下推退料單即可；二是如果此批物資供應商已開具采購發(fā)票結算貨款了，由于購買方已經(jīng)抵扣了進項稅，這時就需要購買方出具“開具紅字發(fā)票申請通知單”，通知供應商開具紅字發(fā)票交由購買方入賬，作不合格品（包括短數(shù)物資）退貨處理。這種方式也是正常情況下供需雙方的業(yè)務處理流程，雖然此方法可行，但值得優(yōu)化。因為這種賬務處理方式對購買方在退料時間上有所限制，極其可能導致購買方賬務處理起來十分被動，如果供貨方開具紅字發(fā)票不及時，當月沒有開出紅字發(fā)票交購買方入賬容易造成購買方無法及時下賬，導致購買方賬實不符。分析供貨方未及時開具紅字發(fā)票的原因有可能是供應商已收該筆款項，開紅票就有可能購買方要求及時退款等，故延遲確認不合格品。在實際業(yè)務處理中的優(yōu)化方法是：購買方可以新建一個供方“待處理倉庫”（所有的倉庫名稱企業(yè)可根據(jù)需要自行設置），把這部分不合格的物資調入待處理倉。而這個“待處理倉”就是為了方便供需雙方賬務確認核對。供方確認了不合格物資后。若供方當月又有送貨的情況下，可以做“折合扣損”處理。所謂“折合扣損”就是把不合格的物資按訂單單價計算出退貨金額，以相等的金額抵扣新進物資數(shù)量，不管新進批次物資是否同品種，按總金額折合就行。

購買方的具體操作方式：一種情況，以該批次物資超訂單數(shù)量抵扣產(chǎn)生的不合格品（包括短少數(shù)量）。保管員出具“其他出庫單”，倉庫為“待管倉”，此張單據(jù)財務不核算。另外做兩張“其它出庫單”正、負數(shù)量單據(jù)，數(shù)量分別入超計劃“待管倉”數(shù)量（負數(shù)），出“待處理倉庫”不合品物資數(shù)量（正數(shù)），這兩張單據(jù)購買方財務做調賬處理，借貸科目都是原材料，與供應商財務賬面上無往來。二種情況，以供應商當月送貨物資部分數(shù)量來做折合抵扣。保管員以供方核對確認的應折合新進物資數(shù)量，在已出“驗收入庫單”上下推“退料單”，并將驗收單和退料單一并交供貨方開具發(fā)票。供應商按抵減后的數(shù)量開票結算貨款。保管再分別做兩張“其它出庫單”正、負數(shù)量單據(jù)，數(shù)量分別為入本月送貨“退料單”數(shù)量（負數(shù)），出“待處理倉庫”不合品數(shù)量（正數(shù)），交財務調賬處理。這樣就避免了時間跨月等問題。不合格品的主動退貨扣款的權限交給購買方。當然，對于供應商，可以銷售折扣的方式開具發(fā)票進行結算。

三、貨款支付方式的優(yōu)化

對于一個企業(yè)來說，現(xiàn)金流非常重要。在不影響到企業(yè)信譽的情況下，在采購貨款支付方式方面，可以充分利用戰(zhàn)略供應商的商業(yè)信用。優(yōu)化方式為：供需雙方在簽訂合同時，可以約定貨款支付方式為現(xiàn)匯和承兌匯票相結合。因為承兌匯票這種票據(jù)（ABN）成為了銀行間市場助力供應鏈中小企業(yè)參與直接融資市場、有效降低融資成本的又一新的工具。購買方自身在不占用授信額度、不影響財務報表的情況下，可以實現(xiàn)應付賬款的賬期和現(xiàn)金流上的有效管理，降低了綜合融資成本，加大了經(jīng)營性負債，延長付款賬期，優(yōu)化了財務指標，平衡了供應鏈上下游企業(yè)之間的利益。加之采用延長貨款結算實現(xiàn)賬期管理，一般約定60 天左右的應付期，在結算方式上又選擇180 天國內信用證、銀行承兌匯票甚至商業(yè)承兌匯票以進一步延長現(xiàn)金支付周期。但是，信用證和承兌匯票具有占用企業(yè)授信、增加有息負債、占用保證金、期限較短等特點，對購買方來說賬期管理的壓力依然很大。

結論

隨著國家降稅政策的不斷出臺，稅率調整更加頻繁。企業(yè)采購業(yè)務的優(yōu)化點還包括：合同簽訂中標的物價格的約定方式為不含稅價表示等。企業(yè)要降低質量、交期、價格、售后服務、財務等方面的采購風險，最關鍵的是與包材供應商建立并保持良好的合作關系。當然，企業(yè)不能只考慮預測和防范采購風險，更應該站在整個公司的角度上，考慮由此對公司制造、物流、財務、營銷、質量、售后服務等各方面造成的影響。