檔案數字化建設中若干問題的研究

吳美麗

[摘要]檔案作為信息留存的一個重要表現形式，在各行業領域發揮著積極影響。隨著社會經濟的不斷發展與進步，檔案管理也逐漸朝著信息化、數字化與智能化發展。但是檔案管理建設較為復雜，需注意幾點問題。本文將就檔案數字化建設中若干問題方面進行分析與探索。

[關鍵詞]檔案 數字化 存在問題

一、檔案數字化

檔案室其余開展業務活動的重要工具，作為其余憑證性信息記錄，其資源價值巨大。檔案數字化是技術發展與信息時代下的產物，通過將各種載體的檔案資源以數字化格式化進行存儲，并利用互聯網絡優勢實現資源共享。社會各行業領域的檔案數字化建設進程在持續加快。相較于傳統紙質檔案管理而言，數字化檔案管理有明顯的優勢。計算機網絡巨大的存儲空間，節約了占地面積與倉儲保管費用。同時信息共享的便捷也使得辦公效率大大提高，且計算機存儲的時間界限長期，相較紙質原件更容易被保管。新時期下，檔案數字化建設中存在一些問題，需關注與重視。

二、檔案數字化建設存在的若干問題

（一）傳統觀念束縛問題

傳統檔案管理以紙質檔案為標準。資源共享、資料存儲、保管都依靠人工管理來實現，存在極大的弊端，紙質文檔極易損壞，且保密性差。當前部分縣市、高校尤其是機關單位中，仍然采用傳統的紙質檔案管理方式。以高校畢業生辦理戶口遷移與黨團組織關系、畢業檔案流動時，由于檔案管理的人為性強，辦理過程中受到人為因素的影響較大，甚至不少人才因戶口遷移問題而影響到了自身的工作機會與發展。在傳統觀念的束縛下，數字化檔案建設進程被制約。現代數字化檔案建設需要行業領域、企業單位更新觀念，擺脫傳統觀念束縛，積極建設現代化的檔案管理制度。早在上世紀九十年代，國家檔案局就已經提出經濟建設與檔案工作管理的一致性，隨著現代科學技術的迅猛發展，檔案管理理應跟隨技術進步，提升到智能化與數字化階段。但是傳統觀念根深蒂固，轉變觀念創新發展不是一朝一夕就可以完善的，需要循序漸進的逐漸完善建設。

（二）管理體系建設問題

數字化檔案管理依賴現代化技術水平，這對企業人力資源管理提出了更高的要求與挑戰。但是部分企業尤其是中小企業中，對檔案管理的重視程度不夠，檔案建設流于形式，為觸及到深層次管理層面。從形式上看，企業規定了檔案管理的規章制度，但是行為規范只局限于對檔案整理的操作規程與交接表格式等，而對檔案歸檔整理收集之后的具體交接情況與檔案真實性為實施真實監督、追溯。這就使得當檔案管理發生問題時，責任到人難以真正實施。因為原本負責檔案管理的人員變動、檔案交接與整理分析職能相分離等問題都影響責任審查。因此，對于數字化檔案管理建設，需要著重加強管理體系建設。

制度機制是檔案管理建設的前提基礎與原則。應重視檔案資源集合組織的規范性，尤其是檔案交接工作中對檔案真實性的考核、監督應到位。檔案信息著錄應有序規范，將檔案資料分門別類，錄入關鍵詞標注以用于信息檢索。信息檔案資料中的自然語言的轉化急需文字功底與敏感度，這樣利于增強檔案信息資料的檢索效率與資源利用率，充分發揮檔案信息的潛在價值。

人才機制，是檔案管理建設的核心力量，數字化檔案建設對人力資源的理論知識儲備、技能水平、檔案管理素養以及人力資源調配都有具體化要求。而當前檔案數字化建設中，人才短缺與人才管理問題突出。一方面，檔案管理室的配套基礎設施薄弱，計算機功能少。另一方面，檔案管理的人才素質薄弱，不少事業單位的檔案管理人員為瀕臨退休的老員工或是計算機技能不過關的非正式員工，這使得檔案數字化建設更加流于形式。因此，檔案數字化建設中，既需要強化人才培養，為檔案管理人員提供上崗培訓機會，鍛煉其計算機操作技能與檔案整理分析技巧，同時也需要加大設備投資，更新計算機系統，為數字化檔案建設提供硬件基礎。

技術機制是保障數字化建設的重要工具。與傳統紙質不易保存一樣，數字化檔案也存在一些技術局限。諸如，數字化檔案一鍵刪除、修改極為快速，且不可還原，同時復制粘貼功能也使得檔案原件與復制件差別無二，原件的獨一無二性受到制約。此外，計算機系統的不斷升級換代，使得檔案格式不斷變化，字體、格式、形式、讀取方式等，因此無法簡單憑借載體與格式判斷檔案原件的原始性。因此企業單位的檔案數字化建設需要注重開發新功能，新技術，設定諸如身份認定、智能檢索、操作跟蹤等創新技術，對原始文檔進行追蹤審查。

（三）檔案信息安全問題

數字化檔案對計算機設備與網絡的依賴性極強，必須在計算機設備與網絡終端上才能讀取。且信息網絡時代，信息安全問題突出，一旦發生網絡癱瘓、計算機損壞、黑客入侵以及病毒問題，檔案存儲與共享則不能有效實現。這需要企業單位加強對檔案信息保存技術的升級創新，同一單位的檔案管理的基礎數據加強統一，以便于集中管理與檔案信息共享。對于其中，也要注重突出人工校對的問題。計算機系統與網絡問題的發生是無法預知的，檔案資料失真損失巨大，因此需要人工抽檢與人工補充，對部分重要文件、特色文檔進行手工錄入與備份，可以通過光盤刻錄實現，并對光盤數據進行全方位監控管理。并對計算機識別不出的檔案進行人工存儲，提升檔案管理效率，同時也便于信息檢索。

三、小結

新時期下，數字化檔案建設已經成為行業領域發展的必然趨勢。本文就檔案數字化建設中若干問題方面進行了分析與探索。其中，傳統觀念束縛問題、管理體系建設問題以及檔案信息安全問題嚴重制約著現代數字化檔案建設，需要企業單位針對性進行完善與健全。