基于醫療設備檔案信息完善醫療設備資產管理

（陸軍軍醫大學附屬第二醫院醫學工程科，重慶 400037）

隨著診療服務要求的不斷提高，對醫療設備各方面的需求也越來越大。如今醫院的資產規模不斷壯大，加強醫療設備的資產管理勢在必行，同時管理層也從各種途徑強化各醫院對資產管理的重視。作為醫院資產中占較大比重的醫療設備，無疑成為管理的重中之重。

一、目前現狀及問題

資產管理的基本要求之一就是賬物、賬賬相符。而現在基本上大部分醫療機構，普遍存在設備檔案記錄與實物情況不符，存在有賬無物、有物無賬的情況；還有設備檔案系統信息與財務管理系統信息不一致，出現賬賬不符的情況等。這些問題不利于醫療設備的資產管理，給資產清查工作帶來障礙。分析主要原因為：

（一）檔案信息不完整，成套設備主要附件無記錄

檔案管理分為紙質檔案資料管理和電子檔案資料的管理。現在大多數醫院對紙質檔案的收集、整理、保存工作相對規范，而現在主要缺乏對電子檔案信息管理的重視。在資產管理中，我們開展資產清查工作時，往往是實物與電子檔案中提供的賬目信息進行一一核對，所以需要在建檔時就應系統規范地登記各類設備信息。

而在日常工作中我們對大型設備或者成套設備基本按照整套系統建立資產電子檔案，對其配置中的主要附件設備及配套設備無獨立電子檔案信息，缺乏對其監控管理。例如：一套高清電子鼻咽喉鏡系統，整套價格為131萬元，實際這套系統配置主要由一臺內鏡主機、兩條高清電子鼻咽喉檢查鏡、一條電子鼻咽喉治療鏡、三條鼻咽喉小兒鏡、一個氙燈冷光源、一臺高清監視器、一臺醫用臺車還有一套電腦工作站組成。在資產檔案管理中對這類成套設備往往考慮建立電子檔案的便利就一套系統入賬，而對這套系統下組成的附件未納入電子檔案系統管理，只是完整地建立了紙質檔案資料。但在設備的日常使用中，往往是其中的某個鏡子、某個光源出現故障或者確無維修價值需要淘汰報廢，而不是整套系統整個出現故障或需要淘汰報廢。如出現這類情況，一是同類設備比較多時，很難區別它屬于哪套系統，給檔案資料的查閱帶來不便，很難找到它對應的紙質檔案資料。二是這類附件需要淘汰報廢時，檔案管理賬務也不好處理，無疑給資產管理工作帶來不便。因此這種建檔方式不利于設備的日常維修維護及資產管理，使得檔案信息不完整，也就造成有物無賬情況。

（二）建檔不及時，造成有物無賬

對醫療設備的建檔，一般是待設備安裝驗收完，供應商開出發票后，采購才能填寫入庫單交庫房，庫房按照合同及發票辦理出入庫，同時采購移交紙質檔案資料到檔案室。而一般設備到貨安裝時，根據設備的具體情況，一般都需要讓新設備試運行1～3月（有些大型設備時間更長），各項要求合格后工程師才能出具驗收報告，然后采購通知供應商開發票按合同條款付款。這種流程的優點在于給庫房出入庫及檔案室資料收集工作帶來便利，但缺點就是從設備安裝使用到建檔管理時間較長。在未辦理入庫建檔情況下，就形成了有物無賬的情況，不利于設備資產管理及檔案管理，同時也不能及時核算設備的使用成本。

（三）資產管理系統信息和設備管理系統信息不一致，造成賬賬不符

目前資產管理系統和設備管理系統是相對獨立的系統，兩個系統不關聯。資產管理系統登記設備資產和設備管理系統建立設備檔案的管理要求不一致，使得在建檔初期就造成一部分設備賬賬不符的情況。另在設備管理過程中，設備的淘汰報廢賬務處理過程兩套系統不統一，也造成賬賬不符的情況。

（1）按目前固定資產管理規定，固定資產是指單位價值在1000元以上（專業設備單位價值在1500元以上），使用年限1年以上，并在使用過程中基本保持原有物質形態的有形資產。資產管理系統按照這個規定登記資產信息，而對一些單價低于1000元的醫用設備，如血壓計、人體秤等設備，這類設備雖金額小但屬于計量質控設備，財務資產系統中無記錄，造成設備管理系統中有記錄而資產管理系統無記錄，造成賬賬不符。

（2）淘汰報廢設備在賬務處理時，淘汰報廢的申請審批完成后，設備檔案系統做了淘汰報廢賬務處理，而財務系統未做或者未及時做賬務處理，這樣也造成了賬賬不符。

二、問題解決

（一）成套設備主要附件單獨建檔，使資產清晰明了

以前套高清電子鼻咽喉鏡系統為例，在設備購置簽訂合同時，在配置清單中就應對附件逐條列出，并注明型號、品牌、數量、單價。在這套系統一級電子檔案下，分別對內鏡主機、6條鏡子、一個光源、一臺監視器、一臺臺車、一個電腦工作站建立二級電子檔案。每條二級檔案都必須有自己獨立的檔案編號，有完整的電子檔案信息，包括設備名稱、規格型號、品牌、單價、數量、使用科室、啟用日期、質量等級等。

按這種方式建立這套高清電子鼻咽喉鏡系統檔案，把主要附件納入電子檔案管理，不僅便于日常設備維護維修時檔案資料的查閱，同時也便于信息的統計分析，跟蹤記錄設備的使用情況。同時有利于醫療設備的資產管理工作，這樣醫院的大小設備都有它的單獨電子檔案，有屬于自己的檔案編號，便于設備的核對，且在運行中其中某個附件需要淘汰報廢時，我們只需要對這個附件做淘汰報廢賬務處理。全面準確地反映出資產情況，使賬物清晰，有利于醫療設備資產管理，便于資產清查工作開展。

（二）優化建檔流程，提高歸檔效率

為了能對新安裝驗收合格的設備及時建檔，對其及時進行監管和參與成本核算。安裝驗收合格后，采購收到《驗收報告》時就應及時填寫《設備入庫單》交于庫房辦理預出入庫，同時整理檔案資料交于檔案室建檔。待發票開出后，庫房再補錄發票信息，辦理正式出入庫手續，檔案室隨時整理新添加的檔案資料，并做好交接和記錄。歸檔流程的更改雖然使檔案資料的收集不能一次完成，但加快了設備建檔的時間，提高了歸檔效率，避免了新進設備長時間無證無檔，不能及時納入資產管理。

圖1：優化建檔流程

（三）同步設備管理系統和資產管理系統，確保賬賬相符

新設備建檔時，采購填寫《設備入庫單》的信息和交財務的資產單的信息應一致，特別是主要附件獨立作為檔案管理的設備，財務系統也應相應登記作為資產管理。對淘汰報廢設備賬務處理時，《醫用設備淘汰報廢申請單》應印制一式三聯，第一聯檔案室留存，第二聯院財務留存，第三聯申請科室留存。在設備管理系統中做報廢處理后，及時將“第二聯院財務留存聯”交于財務在資產管理系統中做賬務處理。同時資產管理系統中對單價小于1000元的受控設備也應登記入資產管理系統，納入資產管理。這樣基本保證建賬和下賬時兩套系統一致統一。同時定期對兩套賬目進行賬賬核對，確保賬賬相符。

現在很多醫院也在進行兩套系統的對接工作，如兩套系統相連，保證建檔時間一致、檔案編號一致、基本信息一致，避免出現賬賬不符的情況，在開展清產核資工作時能提高準確統一的賬目信息，提高清查效率。

三、效果

運用以上方法改進醫療設備的檔案管理工作，經過一段時間的實施，現取得很好的效果。首先使得醫院各類醫用設備有檔可查，賬物清晰，確保醫療設備在整個生命周期中全程跟蹤管理，以解決資產不明，設備配置不清、閑置浪費、虛增資產和資產流失的問題；其次基本確保了設備管理系統和資產管理系統的信息一致，達到賬賬相符；再次提高了臨床科室對醫療設備管理的重視程度，增強了資產管理的意識。因此科學規范的檔案管理，不僅能確保醫院醫療設備資產安全高效地運行，為醫院資產管理工作提供更全面、更準確、更可靠、高效的動態數據與決策依據，同時也為資產管理工作打下堅實的基礎，為醫院提供更大的經濟和社會效益。

四、結語

因此科學規范的檔案管理，是醫院經濟管理運行重要的基礎工作，不僅能確保醫院醫療設備資產的安全高效運行，為醫院資產管理工作提供更全面、更準確、更可靠、高效的動態數據與決策依據，同時也為資產管理工作打下堅實的基礎，為醫院提供更大的經濟和社會效益。