醫療設備及耗材檔案的信息化管理

劉秀麗

佛山市第一人民醫院 （廣東佛山 528000）

目前，我國醫院的信息化建設發展已經有了極為明顯的提升，醫院信息系統也被廣泛地應用在醫院的管理工作中，其所彰顯的效用也越來越明顯。但是現階段我國醫院的檔案信息化建設水平存在一定的滯后性，這會拉低我國醫院醫療設備以及耗材檔案信息化的管理水平，同時會影響醫院檔案資源的開發和使用，想要促進我國醫院的發展，就需要針對醫療設備以及耗材檔案信息化的管理實踐進行探究，處理好醫院醫療設備以及耗材檔案的各類管理問題。

1 醫療設備以及耗材檔案信息化管理的重要性

醫療設備以及耗材檔案是醫院各種醫療運行的衍生物，其檔案具有一定的保存價值，可以采用紙質版、電子版等形式記錄下相關的數據信息。這類數據信息內容都會以其實際的工作活動需求為基準，所以，不管是何種形式、何種內容，這些資料都具有極強的原始性，可以有效保證其事件發生的確鑿性[1]。另外，檔案還會在一定程度上反映該醫院工作的歷史以及發展的實際狀態，可以成為醫院發展的寶貴的歷史材料，作為歷史以及法律憑證。對此，需要采用信息技術對醫療設備以及耗材檔案進行管理，確保其管理工作開展的價值以及效用。我院到目前為止已有十多億的設備資產，有上萬種在用的耗材品規，每年有五億多的耗材交易量，因此，需要龐大的數據檔案。

2 醫療設備以及耗材檔案管理信息化的發展現狀

2.1 醫院檔案信息化建設重視度低下

現階段，在我國大多數的醫院中都會使用計算機，其計算機內的管理信息系統數量比較多，種類也比較齊全，但是很多人員都不能較為充分地意識到檔案信息化建設的作用和迫切性，使得醫院的信息化建設不會將醫療設備以及耗材檔案信息化管理納入其中。

2.2 檔案管理軟件系統開發水平滯后

目前，我國檔案管理軟件的開發速度比較緩慢，其實際的發展也存在滯后性，醫院檔案管理軟件存在一定的漏洞缺陷。計算機檔案管理根本無法滿足醫院的實際發展需求，導致醫院的信息系統無法高效地連接，同時缺少可兼容性以及可擴張性等，需要對其進行升級更新。

3 醫療設備以及耗材檔案信息化管理措施

3.1 強化電子文件歸檔管理力度

合理使用醫院網絡資源，將資源共享性能發揮到最大值，將設備及耗材檔案信息資料填入檔案室的數據庫中，在歸檔紙質文件的過程中還應將同版本的電子文件進行歸檔處理，放置到該單位的檔案數據庫系統內，同步性運行[2]。

3.2 加強硬件基礎設施建設

想要加快檔案信息化的建設速度，需要針對該醫院的自身經濟能力等進行分析，從實際出發，合理使用現有的醫療設備，并依照相應的原則去購進較為先進的技術系統，合理使用檔案管理軟件。

3.3 構建醫療設備及耗材檔案管理體系

依照我國檔案信息化建設的管理標準，建立健全檔案管理體系，并賦予檔案管理體系標準化以及規范化的特性。其所選定的設備及耗材檔案管理軟件應具有實時瀏覽等性能，方便進行數據信息的收集整理工作，讓數據信息可以更為高效地存儲，方便檢索瀏覽，從根源上滿足我國醫院文檔一體化的管理需求。

3.4 醫療設備及耗材信息資源共享

檔案的價值是使用，合理使用醫院內部網構建醫療設備及耗材檔案信息網站，提供各類檢索等服務，開展醫療設備及耗材檔案信息咨詢，讓醫護人員及相關采購人員更快更準確地對醫療設備及耗材進行了解及使用，進一步開發使用醫療設備及耗材的檔案信息，提高檔案服務質量。

3.5 醫用設備及耗材檔案信息管理措施

醫院在購進醫療設備時，所產生的紙質文字材料被稱為設備檔案，設備檔案所包含的內容比較齊全，分別是各類設備申請材料文件、談判記錄、招標記錄、合同簽訂、設備的操作使用說明、人員的培訓記錄等的原始憑證。設備檔案的形成過程較為復雜，從立項申請到報廢，時間周期比較長，中間環節比較復雜，參與人數比較多。所以，醫療設備檔案的管理工作既耗時又耗力。只有構建醫療設備器械的信息化管理系統，才能增強醫療設備管理的科學性，以最快的速度對醫療設備的資料產品進行調研，使用較小的人力物力取得較大的經濟成果，提升采購的主動權利，增加醫療設備器械的管理效益[3]。所謂調研，就是廣泛收集有關準備購置的某類設備相關資料，然后進行分析研究，從而減少采購時間，降低采購成本。利用設備及耗材檔案信息管理協助制定醫院器械維護、維修，為診療工作提供合格的技術裝備。

醫院在醫用衛生耗材使用管理中，將科學的管理方法與先進的信息網絡技術結合，在對醫用衛生耗材進行多屬性、多角度、多層次的科學分類編碼管理的基礎上，通過優化醫用耗材檔案管理子系統、醫用耗材網上申領子系統：醫療設備科醫用耗材一級倉庫管理、臨床使用科室醫用耗材二級倉庫管理，增加醫用耗材成本分析控制管理、醫用耗材供應商管理子系統、醫用耗材全程監控等管理子系統，形成智能化人機交互式，新的醫療服務價格體系下醫用衛生耗材全程監管模式，建立信息化管理系統，使信息流貫通供應鏈全程，優化院內供應鏈流程，提高供應效率。對全院耗材的使用進行集中管理，實現成本控制與效益提升，更好地管理產品資質等材料，及時發現過期的證件，將此類材料以電子檔案的形式錄入信息化管理系統中[4]，以便可以隨時查找、調用。當證件時效到期時，系統自動報警，提醒工作人員及時處理，杜絕安全隱患。另外，庫房中庫存的醫用耗材主要是使用科室較多，使用量較大以及應急儲備的醫用耗材，為臨床工作提供基礎保障。通過信息化管理系統，可對庫存量設置預警功能，一旦庫存量低于設定值時，發出報警信號，提醒采購員備貨。

醫療設備以及醫用耗材的數量以及品種都比較多，且應用的頻率也比較高，是醫院開展各類醫療護理工作的基礎。醫用耗材管理工作的開展會影響醫院管理工作的運轉，同時會在無形之中影響醫院以及患者的自身利益。需要賦予醫療設備以及耗材檔案管理信息化的特征，合理地使用信息化技術，確保信息化技術使用的系統性以及透明性，構建一套較為科學合理的監控管理制度，不斷優化其實際的管理流程，提升其實際的工作效率，避免各類意外事故。