檔案管理現代化過程中存在的問題和改進措施

孟凡超

摘 要：檔案管理現代化理念在企業及單位系統中的有效落實，一方面能夠有效增強檔案數據管理的可控性，降低檔案損壞或者遺失的概率，以便為人力資源等工作的落實奠定堅實基礎；另一方面，憑借網絡信息化系統的應用，也能夠更顯著的提升檔案采集效率與質量。本文基于檔案管理現代化內容展開分析，在明確存在問題與改進措施同時，期望能夠為后續檔案管理工作系統的構建提供良好參照。

關鍵詞：檔案管理；網絡信息化；存在問題；改善對策

1 檔案管理現代化內容分析

首先，檔案管理現代化能夠為傳統檔案部門提供更先進的信息化數據平臺，借助數字化檔案系統的構建，能夠有效將傳統紙質檔案轉型為數字化檔案儲備至資料庫內，以此有效提升檔案管理工作的質量與效率，也避免了檔案遺失與損毀的問題；其次，在現代化理念落實期間，檔案管理人員能夠協助信息平臺與檔案數量判定企業及單位的使用需求，以此構建更完善的知識結構，增強檔案管理質量的可控性，并且也能夠降低大批量檔案資源存儲的經濟成本損耗，使檔案管理工作更容易被企業戰略規劃所采納；最后，傳統檔案管理模式與內容來源較為單一，通常無法為經濟時代發展提供更全面的數據參照。而現代化理念落實，則為檔案數據采集提供了更廣泛的渠道，甚至智能化與自動化技術的落實，同樣提升了檔案質量水準的可控性。借助此方面的優勢，企業及單位更可以用于管理人員素質的強化，以便經濟發展體系的構建具備更全面的保障。

2 檔案管理現代化存在問題

2.1 現代化意識較差

根據我國現階段檔案管理狀況可知，多數企業及單位對檔案管理工作缺乏足夠的重視，使得檔案管理部門在社會環境中一直處于較低的地位，如此便極易引發檔案管理人員消極的態度，無法保障檔案管理工作的質量。其次，檔案管理制度的落后，同樣使得檔案管理效率與質量水準嚴重不足，為后續檔案管理部門發展帶來了極大的影響。

2.2 管理設備水準較低

在經濟發展落后地區，可知檔案管理部門在設備方面普遍存在資金投入不足狀況，如此檔案管理設備通常在沿用落后的系統，不但難以保障檔案管理效率，同時系統與設備故障風險更極易導致檔案數據破損與遺失，使地方經濟及功能的發展受到難以預估的損害。

2.3 管理人員素質不足

我國檔案管理部門仍有較多管理者思想受制于傳統管理制度，使得檔案管理水準一直難以得到有效的提升。同時，部分管理人員年齡偏大也是現階段檔案管理部門中常見的問題，此類管理者難以接受現代化的管理措施，自然無法為檔案管理工作可持續發展提供保障。

3 檔案管理現代化改進措施

3.1 增強檔案管理認知

根據傳統檔案管理狀況可知，多數單位及企業在檔案管理方面并未引起足夠的重視，致使檔案管理部門數據采集及管理一直都存在較多阻礙。同時，上級管理者的不重視，同樣會使得其他部門效仿，長此以往便會直接忽略檔案管理工作，使企業發展與單位工作難以得到全面的資料保障，同時人力資源等工作的開展也會受到極大影響，無法為企業及單位的獎懲制度提供參照。故而，在檔案管理現代化改進過程中，首要任務便是改變管理者對檔案管理部門工作的態度，通過完善的工作認知與重要性研究，知曉檔案管理工作對企業及單位經濟發展的重要性，才能為后續檔案管理工作質量的加強奠定扎實基礎。

3.2 構建管理培訓平臺

在促進檔案管理實現現代化的進程中，人才起到關鍵的支撐作用，管理人員只有具備扎實的專業基礎和較強的綜合素質，才能滿足現代化檔案管理的需求，因此，檔案管理部門需要加強人員素質建設，對人才為實現現代化的驅動力，提升檔案管理的水平。首先，由于檔案人員具有較強的流動性，檔案部門需要提升人員的工薪待遇，進而吸引社會中的高素質人才充實到檔案團隊中，提升人員招聘的門檻，從源頭加強人員素質建設；其次，檔案部門要結合檔案管理崗位的特點和需求，對現有人員開展針對性的專業培訓，在實踐中不斷完善培訓體系，加強對管理人員實踐能力和信息技術的培訓，保證做到學以致用、學有所用。

最后，檔案管理單位在組建工作團隊期間，應根據檔案管理需要選擇適當的人才，確保人才結構滿足多元化的需要，同時還應該確保檔案管理系統的構建綜合性有效提升，使檔案操作質量得以保障，才能確保檔案管理工作能夠持續，規避傳統檔案管理常見的風險。

3.3 完善檔案管理制度

為確保檔案管理工作能夠有效開展，企業及單位的檔案管理部門必須根據現代管理要求判斷適宜的管理制度與標準，確保管理人員遵照管理措施能夠使檔案管理質量水準得到顯著提升，才能確保檔案原理工作質量得以保障。

首先，檔案管理部門必須借助網絡信息化平臺分析現代檔案管理技術的特點，并結合信息平臺與先進資料制定完善的技術管理標準，確保管理方法具備明確的引導性，才能使檔案管理工作質量水平得到顯著提高，以便為后續工作的開展奠定扎實基礎；其次，檔案管理制度的完善還需站在可持續角度看待問題，確保檔案管理人員的思想與行為能夠得到全面監控，并能夠引起工作者對檔案管理的重視，使檔案管理部門社會地位得到極大提升，才能有效調動檔案管理人員的工作熱情與積極性。

3.4 提升管理設備水準

檔案管理設備是落實現代化管理技術的基礎，更是增強檔案管理水準的前提。在檔案管理現代化理念不斷完善期間，相關單位應根據檔案管理需求提供適宜且先進的信息化操作平臺，才能確保檔案管理工作質量與效率能夠有效提升。其次，檔案管理設備體系的不斷完善，因為需要較充足的資金支持，所以在部分經濟發展緩慢地區，檔案體系的構建需要當地政府予以資金支持，并提供專項檔案建設資金，才能確保檔案管理工作能夠貼合地方功能及經濟發展要求逐漸完善，以此為后續大數據檔案管理平臺的構建奠定基礎。

另外，在檔案管理設備不斷完善期間，檔案管理人員還應該站在檔案數據保密角度審核檔案系統構建的風險，期間需提供防火墻與殺毒軟件等措施，避免外界不法分子的病毒入侵，同時還需要持續提升數據系統防護水準，以便保障整體檔案管理質量。

4 結束語

檔案管理現代化理念在企業與單位系統中的有效落實，不但能夠極大提升檔案管理效率與質量水平，避免出現傳統紙質檔案管理易出現的風險隱患，同時借助信息化技術，更可以構建完善的數據管理系統，由此進一步充實檔案庫內容，以便為后續企業戰略規劃等工作的開展，奠定更詳細的資料基礎。故而，在論述檔案管理現代化過程中存在的問題和改進措施期間，必須明確檔案管理現代化的內容，并在此基礎上確定網絡信息化技術落實的必要性，才能為后續檔案管理工作的開展提供更全面的保障。

參考文獻

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