信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策

趙艷

摘 要：在人們生活和生產的過程中，信息發揮了非常重要的作用，不僅在一定程度上促進了社會的發展，同時還提高了我國經濟發展的速度，因此相關部門要不斷加大對檔案信息的重視度，不斷提高檔案管理工作的水平，這樣我國社會發展的速度才能得到提升。現在我國檔案管理工作仍舊存在著很多問題，相關部門要找到解決這些問題的對策，這樣檔案管理工作的質量才能得到提升。本文就信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策進行研究，希望能夠提高檔案管理工作的整體水平。

關鍵詞：檔案管理；問題；對策

科技給人們的生活和生產帶來了非常大的改變，在檔案發展的過程中，網絡技術和計算機技術發揮著非常大的作用，其不僅在一定程度上改變了檔案管理的模式，同時也提高了檔案管理的效率。信息化時代檔案管理工作呈現出數字化、電子化的特點，很多傳統的檔案管理方法已經逐漸開始出現無法滿足其需求的現象，因此相關管理人員要不斷結合現在檔案信息管理的實際情況對檔案管理進行優化，這樣檔案才能給人們提供更優質的服務。

1 檔案管理信息化的概念

檔案信息化管理即是在有關檔案行政管理機構統一的組織規劃下，將現代信息技術運用于檔案管理的過程中，從而對檔案的信息資源進行接收、采集、保存和提供檔案信息的利用，檔案管理的信息化的實質就是由傳統的書本的紙質的保存轉變為電子化、數字化的管理方式。

2 信息時代檔案管理工作面臨的問題

2.1 檔案工作的安全性與保密性工作有待加強

隨著信息化時代和網絡時代的來臨，檔案管理人員在進行檔案管理的過程中，逐漸從人工對檔案進行處理的方式，轉變為運用信息技術對檔案進行處理，這樣不僅在一定程度上提高了檔案信息處理的效率，同時還能節約檔案處理的成本，簡化檔案處理的過程。但是計算機檔案管理方式也有的保密性和安全性嚴重不足的問題，網絡信息的發展給人們盜取檔案提供了方便，黑客可以利用計算機操作的方式對檔案數進行篡改和竊取，在進行檔案信息盜取的時候，并不會留下非常多的痕跡，甚至很多黑客還通過這種方式對檔案信息進行破壞。

計算機內部存儲的檔案數據，本身就有著復雜多樣的特點，這在一定程度上增加了檔案信息恢復的難度，因此在進行檔案管理的過程中，一旦遇到檔案數據被損毀或者出現丟失的情況，那么檔案數據就會出現無法彌補的損失，特別是國家的檔案情報局，如果其的檔案信息出現泄露的情況，那么就會給國家的安全造成非常大的危害。

2.2 缺少專業的信息化檔案管理人員

隨著我國信息發展速度的不斷加快，我國檔案行業對高素質檔案管理人才的需求正在不斷提升，但是我國很多高等院校都存在著檔案管理人才培養意識不夠強的問題，甚至很多高等院校還出現了沒有設置相應專業的現象，這種現象在一定程度上制約了我國檔案事業的發展。現在我國很多檔案管理人員的檔案處理方式和檔案思維仍舊停留在傳統階段，在對檔案進行管理的過程中，很多檔案管理單位仍舊采用傳統的檔案管理方式，這種現象導致其的檔案管理經常會出現不到位的現象。

相關部門要不斷加大對檔案管理人員培訓的重視度，對檔案管理人員的檔案管理方式進行創新，提高檔案管理人員的專業素質和能力，這樣檔案管理信息化發展的速度才能得到提升，檔案信息的安全性才能得到提高。

2.3 檔案的價值鑒定變得更為困難

在進行檔案管理工作的過程中，檔案價值鑒定是一項非常重要的環節，檔案管理人員在對檔案進行鑒定的過程中，主要包括檔案價值以及檔案真偽的堅定。檔案真偽鑒是一個非常重要的環節，在對檔案進行真偽鑒定的過程中，一般主要包括檔案來源、標識以及載體等相關要素真實性的鑒定。在信息化時代很多檔案數據都存在著復制簡單的現象，這種現象導致檔案經常會出現信息源丟失的問題，這一問題給檔案工作的進一步開展造成了非常大的阻礙。

3 信息時代檔案管理的對策

3.1 建立健全檔案信息安全保障體系

檔案的安全是檔案管理的一個重要的環節，信息化時代的發展帶來了網絡的不安全性，這就要求建立健全檔案信息的安全保障體系，首先應該加強計算機網絡的全面建設，加強計算機網絡使用的安全性，在人才的培訓中也應著重這一點的培訓，檔案管理人員應該定期對電腦進行檢查，并對檔案數據進行備份，防止在計算機出現故障的時候信息丟失不能彌補。同時，檔案的管理工作不僅要監控檔案的儲存和運行狀況，還要處理好檔案管理系統與互聯網之間的關系，應該加強網絡監管，對于一些機密的檔案管理，需要對這類計算機和人員使用的網絡進行限制，防止病毒的入侵。檔案管理部門還應該密切關注本單位管理檔案的信息，一旦發現泄密事項，應該及時采取措施進行補救，將損失降到最低。

3.2 加強信息化檔案管理人員的培訓工作

當前，檔案管理的工作人員不具備信息化檔案管理的能力，信息化時代檔案管理對管理員提出了新的更高的要求，不僅要有謹慎的態度，還要求他們能夠熟練的運用檔案管理系統進行數據的錄入和管理，能夠有效應對信息化時代運用計算機所帶來的突發狀況，這就需要單位應該重視這方面人才的培養，定期培訓與考核，保證他們能夠完全勝任這項工作。同時，在教育領域，高校可以開設相關的專業與課程，請有經驗有能力的專家來傳授知識。培養一批既懂檔案管理知識又懂計算機知識的人才已經成為當務之急。

3.3 增強信息化檔案管理的觀念意識

檔案的信息化建設是國家信息基礎建設的一個重要環節，除了國家機密以外，我們應該拓寬檔案信息的服務領域，讓更多的獲得信息，享受信息帶來的利益，有效的把各地方的檔案管理建設同意納入到國家信息化建設中來。增強檔案信息化管理的觀念意識首先要進行宣傳，通過與新聞媒體的合作，向社會宣傳信息化檔案管理的工作，提高對信息化檔案管理的了解，促進信息化檔案管理體系的完善，宣傳工作要貼近群眾生活，擴大檔案利用的效益宣傳，增強社會的檔案意識。

3.4 研制和開發統一的檔案管理系統軟件

建議由國家檔案局牽頭，研制并開發適應現代信息化檔案管理的系統軟件，然后并全國推廣，提高我國信息化檔案管理的水平。

4 結論

綜上所述，現在我國的檔案管理工作仍舊存在著很多問題，因此檔案管理人員要不斷結合先進的科學管理手段解決這些問題，這樣檔案管理的方式才能得到提高，我國檔案事業才能得到更加快速的發展。相關人員在進行檔案管理工作研究的過程中，要充分了解時代發展的需求，結合國內外先進的經驗和技術，這樣現有的檔案管理的對策才能得到完善。

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