企業檔案管理的問題與解決方案

竇美瑩

摘 要：隨著我國經濟的快速發展，各個領域都獲得了較大的發展，我國眾多企業也都取得一定的進步與發展，但是同時，也在面臨著一些嚴峻的問題。尤其企業檔案管理方面的問題最為突出，這些問題的存在極不利于企業檔案管理工作的順利進行，而且很有可能影響企業未來的發展。為此，針對這些企業檔案管理問題，就需要有關企業領導者能夠積極的采取有效地解決措施，進一步提高檔案管理水平，盡量避免不必要的問題發生，更好的促進企業的良好發展。

關鍵詞：檔案管理；對策；企業

在如今企業經營發展的過程中，往往要求有關工作人員能夠做好企業管理方面的工作，檔案管理作為企業管理工作中的重要部分，也需要有關工作人員加以重視，積極的開展檔案管理工作。然而，在實際進行檔案管理的過程中，還是會出現很多問題，尤其在存檔、利用等方面的問題比較明顯。這就需要有關檔案管理人員能夠嚴格要求自己，學會利用先進手段加強檔案管理，并提高檔案服務意識，為相關管理者提供科學的決策，以更好的促進現代化企業的建設與發展。

1 企業檔案管理的重要性

企業檔案管理是企業管理中的重要內容，可以說，企業檔案管理的水平也是企業實力的一部分，對于企業的經營效益以及未來的發展都有一定的影響。做好企業檔案管理工作尤其重要的意義。首先，企業檔案管理是企業長遠發展的基礎，它作為重要的企業軟實力象征，它的水平之間與企業的發展有著很大的關系，對于人才的聘用以及選拔都會有很大的影響，而且檔案管理工作也是知識與管理雙重經驗的積累，對于未來企業的發展起到積極的促進作用。其次，企業檔案管理工作的有效開展還能為企業帶來活力，盡最大的程度去創新，尤其一些高新技術的應用，更是使得檔案管理系統愈加完善，能夠對于企業數據的處理等起到良好的作用，進而真正滿足時代發展的需求。最后，檔案管理工作的開展，還能方便工作人員進行參考一些資料，從而進行科學的決策，事實上，檔案管理確實是企業管理的重要部分，因為企業的生產活動中的數據記錄等都離不開檔案管理工作的開展，而工作人員能夠通過查閱這些數據等為管理者提供參考意見，而且在面臨重大的決策過程中，也能更好的進行數據分析，使得決策更為合理、科學、可靠。由此可見，做好企業檔案管理尤為重要。

2 企業檔案管理中的問題

2.1 檔案管理意識不強烈

在企業檔案管理的過程中，還是會存在問題，而管理意識方面的問題最為明顯，大多管理者的管理意識都較為欠缺，甚至對于自身的工作內容以及責任都不能加以明確，這就使得檔案管理工作難以進行有效的開展。尤其在新時代的背景下，檔案管理工作愈加的向著信息化的方向發展，一些高科技的手段都在融入應用。但是很多管理人員的思想意識還有待提高，而且素質能力也有所欠缺，這就很難滿足新時代企業檔案管理的要求，難以具有規范性，檔案管理的水平一直得不到有效的提高，這些都具有局限性，不利于檔案管理工作的創新發展。

2.2 檔案管理不深刻

檔案管理中的問題還在于其管理的認識不深刻，一些企業雖然在檔案管理方面能夠予以重視，并且懂得利用先進的技術等進行管理。然而，這些檔案系統的應用往往只是停留在對于信息的簡單記錄，查詢以及瀏覽等方面，不能進行深度挖掘新功能，使得檔案管理系統的功能過于單一，難以真正做到與時俱進，需要管理者能夠提高這方面的重視程度。

2.3 檔案記錄閑置率高

有的企業對檔案進行了統計和記錄，但已有的設施和條件卻不能對已有的檔案記錄進行高效的讀取和利用。說明檔案記錄的方式和形式并不能為大眾所服務，應開發出一種方便大眾查閱利用的檔案記錄形式。

2.4 檔案保密工作不到位

在企業已完成的檔案數據管理中，數據可以上傳到網絡終端上，也可以以電子檔案的形式發送至多個網絡終端，并且也可以以電子文檔的形式經過優盤拷貝傳送至其他企業，這些傳播形式都會對企業的安全問題造成極大的威脅。所以，在檔案管理存檔時，應根據現階段企業的特點對檔案管理制度進行相應的完善，對檔案管理人員定期進行培訓，提高安全意識。

3 加強檔案管理的有效對策

3.1 提高檔案管理意識

提高檔案管理意識是必然的要求，只有提高檔案管理意識，才能真正推進企業檔案管理工作的有效開展，進而為各類經濟活動的開展提供有效的決策。而這就對于企業檔案管理人員提出了更高的要求，企業檔案管理人員的素質以及能力是人們關注的重點，這就需要有關企業部門能夠加強檔案管理者的教育培訓，提高他們的檔案管理意識，并且還要使得他們的知識水平以及技能水平得到真正的提高，滿足企業檔案管理工作的要求，進而加強檔案信息的管理。

3.2 確保檔案信息的安全性

檔案管理人員在進行檔案管理時一定將檔案的安全性放在第一位，在檔案傳送及移交時，對于不同的用戶對象要給與不同的權限，對于重要的信息，除了管理人員之外都不能有修改的權限，對于非重要的數據信息，公司人員具有拷貝的權限。

3.3 將檔案信息時刻為企業服務

現階段企業檔案信息的存儲形式多種多要，在調取時也會十分方便，所以檔案管理人員在信息傳播時，應抓住企業信息需求量大的特點，利用及時有效的手段對信息進行處理，并首先開展檔案方便管理的工作，并根據不同的要求，采用相關的服務形式提供企業檔案數據，較好的服務企業管理。

3.4 建立企業檔案安全信息共享局域網

利用現代網絡的優勢，在不同部門之間通過建立局域網絡，將企業檔案安全的、可以共享的數據信息，在企業內部的局域網絡中實現共享。并且在共享的同時應盡量實現共享的多元化。多元化對于企業來說是一種共同的趨勢，并且符合企業運行的特點。在公司中，檔案數量繁多，并且存儲的介質也不統一以及檔案的重要性也不盡相同，所以在不同的部門、用途、重要性上具體定義檔案的類別，然后根據安全評價之后，再進行檔案信息的局域網的共享。

3.5 提高檔案的利用率

企業中進行檔案整理、管理、共享都是為了檔案的利用，更好的服務于企業的管理。所以檔案管理人員應適應現代化企業的要求，努力學習科學文化知識，掌握處理電子文件、電子檔案的技術，正確對檔案進行分類、利用現代設備對其進行編制，提高信息的檢索效率，最大程度的開挖檔案的潛在價值。

4 結束語

隨著時代的不斷向前發展，人們的思想認識水平也有了較大的提高，近幾年，越來越多的人開始認識到管理工作的重要性，尤其針對一些企業領導者而言，對于管理有關的工作更為關注。而檔案管理就是其中的工作內容之一，做好檔案管理工作也有著重要的意義。這就需要有關管理者能夠提高檔案管理的認識，并且能夠具備一定的服務理念，加強檔案管理方面的創新，避免檔案的安全性受到威脅，進而保證檔案資源能夠得到有效的利用，從而滿足企業發展的要求，真正實現企業檔案管理水平的提升。

參考文獻

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