醫院信息化辦公中辦公自動化系統的應用

劉沙

吉安市中心人民醫院信息科 (江西吉安 343000)

辦公自動化(office automation，OA)系統是通過運用先進的互聯網技術，并將其與現代化的辦公方式進行有效結合，從而實現高效、便捷辦公的一種全新方式[1]。該辦公方式是隨著社會經濟的高速發展，以及信息化技術的創新和進步，共同作用而來的。該種方式促使辦公的人力成本、物力成本等得到了極大的降低，并且進一步優化了內部的組織結構，促使辦公更加準確、高效。將OA系統有效地運用在醫院管理工作中，有助于不斷提升醫院的管理水平，從而推動醫院管理工作的順利開展，促使其創造較大的經濟效益和社會效益。

1 OA系統的特點

1.1 降低運營成本

OA系統的應用，是響應國家醫療改革的重大實踐，有助于醫院辦公朝著無紙化、網絡化方向進行。OA系統的有效使用，可以促使當前的醫院信息化管理更加高效、規范，并且通過改革傳統的管理模式，促使醫院的管理效率得到極大提高，減少了人力、物力資源的消耗。

1.2 高效性、便捷性

OA系統具有管理和組織醫院文檔的作用，促使文檔信息更加系統化，從而有助于用戶對所需的資料進行查詢和檢索。客戶遇到不理解或者有疑問的難題時，可以在OA系統中檢索問題答案，從而實現高效解決問題的目的。而且，該種辦公方式對于辦公場所和辦公時間的要求不嚴，既可以在醫院，又可以在醫院外進行隨時辦公，更加便捷、高效。

1.3 實時通信

當在工作過程中遇到難題時，可以利用OA系統，通過專家在線講解和交流，及時解答疑惑，從而促進工作的順利進行。OA系統具有知識共享的作用，可以通過人的參與和溝通，實現協同辦公。

1.4 實時跟進工作進度

對于醫院的一些業務范疇，需要各個部門和管理人員之間進行共同溝通交流，從而解決醫院業務。OA系統的運用，可以為業務的處理過程提供有力的技術支持。例如，在公文流轉的過程中，加強對公文的跟蹤、修改等工作，并且實時監督工作進展，對逾期仍未完成工作的環節，進行及時提醒，確保醫院業務順利、按時完成。

2 OA系統在醫院信息化辦公中的應用

2.1 業務工作流程平臺

OA系統在醫院業務管理方面的應用，有助于明確醫院的管理重點和管理重心，在業務工作流程平臺上，可以制定醫院的工作流程，并且經有關部門審批后，嚴格落實各個科室的工作范疇和責任，促使各個部門熟悉自己的工作內容，確保完成工作的效率和質量。針對醫院的各項復雜業務，OA系統的應用，可保證業務的處理效果，制定系統、規范的工作流程，從而實現OA系統與醫院業務處理系統的有效結合。此外，可以將OA系統與醫院的其他系統進行有效融合，充分整合各個系統間的數據信息，并建立完善的數據信息系統，從而落實對醫院的信息化建設和發展，促進各個系統間的數據交流工作[2]。并且通過隨時隨地、異地辦公，促使醫院的工作效率更高。在業務工作流程階段運用OA系統，實現了對醫院員工的規范管理，并極大地降低了醫院的培訓成本。協助醫院制定完善的工作制度，從而確保員工的辦事效率更高，并且可以就工作的開展情況，進行實時追蹤和數據調查。

2.2 內部郵件平臺

將OA系統運用在醫院的辦公工作中，可以促使其創建自身的內部郵件工作平臺，從而有助于內部員工發送、接收、應答其他科室郵件，完成領導所規定的工作任務。該種自動化郵件處理方式更加信息化、科學化，有效地避免了傳統紙質信息的弊端，減少了對紙張的浪費，并且降低了成本，提高了郵件傳送效率。而且該種方式有助于規避各種網絡垃圾郵件，防止內部信息被披露，保證醫院內部信息更加規范、安全。

2.3 醫院主頁新聞平臺

為了活躍醫院氛圍，為醫務工作者提供一個更加和諧、積極、多樣的工作環境，需根據醫院各個科室的特點和要求，在OA系統內制定信息版塊，為其設置相應的人事、業務、行政等方面的新聞消息，并且開通用戶分享和用戶評論、轉發等功能，從而有助于醫院工作人員及時了解醫院動態。

2.4 公文管理平臺

醫院的OA系統可以實現對文件的規范管理，通過為其創建專門的公文管理平臺，并且設置對應的管理模塊，實現對文件的接收、傳閱、發送等工作，并且避免了大量的等待時間，有助于醫院員工更加方便、快速地查詢和歸檔文件[3]。在管理醫院公文時，可以為其設置規范的公文流轉流程，并且不斷完善各種文檔上傳、Word控件、批注、修改等功能。在收到公文文件時，需對其進行登記、批注、分送、歸檔等。在發送公文文件時，醫院需擬定稿子、審核稿子、對稿、最后簽發，然后打印整理等，將其發送到醫院各個部門和管理人員。對于發文的流程和表單管理，可以自行定義，并且不限數量。統一管理發文的文號、流程、模塊等，并促使它們相互關聯且聯系緊密。根據用戶辦理公文作用和特點的不同，需不斷完善OA系統的功能，并且加大對發文流程的跟蹤和管理，完善系統對錯誤文件的修改、重發、補發等功能，從而促使發文程序更加規范化、安全化。

3 OA系統在醫院中的運用效果分析

OA系統在醫院信息化辦公過程中的有效運用和發展，具有極其重要的意義，有助于醫院更好的生存和發展。(1)OA系統可以實現對醫院各項資源的整合和管理，促使其相互促進、相互配合，共同為醫院的穩定運行服務，如醫院的文化資源、人力資源、制度資源、客戶資源等[4]。(2)通過OA系統為醫院的運營制定一個規范的工作制度和標準，從而促使醫院的辦公流程更加系統、規范[4]。(3)OA系統的運用，促使信息發送和傳輸更加快捷，并且沒有任何中間過程的干擾和阻攔[5]。(4)OA系統有效地促進了各個科室和部門之間的溝通和交流，促使他們共同協作辦公，從而極大地提高了工作效率。

綜上所述，OA系統在醫院中的有效運用，可以極大地簡化工作流程，提升辦公效率，從而促使醫院的信息管理工作更加系統、高效。此外，醫院通過加強對管理制度的完善和管理，有助于不斷提升醫院的執行效力，從而促使其保持競爭優勢，不斷提升自身的綜合實力。總之，OA系統的引進和發展，規范了醫院的辦公流程，極大地提高了醫院信息化辦公中的信息水平、知識水平、工作水平等，促使醫院的辦公效率逐漸增強，并且為醫院的工作人員營造了一個良好的工作氛圍，為醫院的進一步發展注入了發展動力。