金融業信托項目檔案管理中的問題與解決方法探析

■ 葉海濤（中航信托股份有限公司）

在社會經濟不斷發展的大環境下，金融行業發展速度和規模都在不斷增長，進而讓信托業務進入到更多人的視野當中。很多金融機構為個人客戶開設了信托業務，而在金融機構日常運營及管理工作中，信托項目檔案管理有至關重要的作用。但目前我國因為金融行業發展水平及人們專業意識原因，信托項目檔案管理工作還存在著一些不足和問題，這需要金融行業引起足夠重視，并通過科學合理的方法進行改進。

一、金融行業信托項目檔案概念及相關管理工作特點

信托主要是由委托人和受托人基于之間的信任關系，通過一定方式由受托人幫助委托人管理相關財產，以達到相關收益目的的過程。目前在金融行業當中出現的基金理財產品、基金投資項目皆屬于信托范疇，它們對金融產業多元化發展做出了貢獻。信托項目作為專業性較強的項目，在進行過程中會形成很多資料，包括投資項目資料、投資者資料及相關權益變化資料等。在當今時代條件下，這些資料又分為紙質資料、電子信息資料等。對這些資料檔案進行管理，是保證信托項目正常運營、保障多方權益、避免信用風險的關鍵[1]。總體來講，該管理工作有以下幾個特點：

（一）復雜性

通過前文介紹，可以發現信托項目很多時候會涉及到多方面信息，加上很多項目具備著運營周期長、復雜程度高等特點，進而會產生大量信托項目檔案資料和信息。同時，如今信息化時代當中，因為不同機構及個人工作方式不同，導致產生的相關檔案資料記錄方式、載體也有不同，在管理應用方面自然存在著較高復雜性。

（二）嚴謹性

在信托項目執行管理過程中，絕大多數檔案資料和信息對項目及投資者本身而言都至關重要，要求管理人員在管理過程中保持嚴謹性，避免資料和信息泄露遺失。這對相關管理工作執行的條理性和嚴謹性有極高要求，進而對管理人員專業能力和職業素養也有較高要求。

二、金融行業信托項目檔案管理中存在的不足和問題

（一）缺乏嚴謹科學的管理機制

1.前端控制較差

在相關工作開展過程中，對檔案文件及資料結構、格式等方面缺乏有效控制，導致所形成的資料十分混亂，缺乏統一性[2]。例如，項目盡調過程中資料沒有采用統一模板，甚至用于打印資料的紙張材質規格或者用于簽字的簽字筆顏色也不同。這樣不僅給后續的文件資料管理工作帶來了很多麻煩，不利于資料信息的快速調取應用，還會給機構品牌權威性和專業性產生影響。

2.中期管理嚴謹性不足

在金融機構信托項目進行過程中，相關檔案材料主由多個部門和工作團隊出具。其中包括前期各類盡調材料、財務報告、風險評估報告、收益報告、信托合同等，這些材料的出具時間和內容受到相關部門工作時間及進度影響，缺乏一定統一性，導致材料歸檔整理不及時、不完整。比如一些機構在外部檢查或者項目臨近結束階段，才著手開始檔案資料歸檔和整理工作，顯然這樣非常容易導致資料丟失、歸檔缺乏科學性和完善性等問題。

3.后期信息提取應用效率低

歸根結底，信托項目檔案資料管理的重點是為后續資料的使用做好準備，但是目前一些機構因為資料歸檔管理方式落后，信息化程度較低，導致后期在資料應用提取方面存在效率低的問題[3]。比如一些機構仍然采用人工查詢、調檔的方式，在工作執行中效率低，同時對未來檔案管理信息化工作也造成了一定阻礙。

（二）缺乏專業人才

目前很多金融機構并沒有對信托項目檔案工作引起足夠重視，多數情況下這些工作都交給非專業行政人員甚至外聘人員管理，而對他們的專業能力和素養審查不足。同時，還存在著多人多頭管理，或者兼職管理現象。顯然，這種方式容易導致信托項目檔案資料管理方式缺乏專業性和系統性，不利于提高管理水平。另外，由于缺乏專業人員，在檔案資料管理的工作中缺乏嚴謹性，很多時候重要資料由于蓋章、格式等規范性問題而影響資料有效性。而在金融行業當中，無論相關人才培養意識，還是企業內的專業培訓和管理意識都比較缺乏。

（三）法規制度不健全

雖然我國在多年發展過程中，金融行業相關法律制度不斷健全，但是針對信托項目相關檔案管理方面的法規制度尚不完善。尤其是很多機構存在泄漏個人信息、非法買賣個人信息等行為，導致金融機構客戶及投資者相關權益得不到保障。

三、金融行業信托項目檔案管理中相關問題的解決策略

（一）建立嚴謹、科學的管理機制

金融機構應當針對信托項目運營管理制定嚴謹的檔案信息管理制度，確保每個環節和細節的工作方式規范性和管理機制的有效性。例如，根據相關行業規范，確定每種資料和檔案的記錄載體、方式和格式。要求每個工作人員按照統一方式編制客戶信息、相關報告、合同等資料，同時落實權責制度，讓保證資料規范性和完善性的責任落到實處，并由中層管理人員進行審核評估。避免任何不規范、不嚴謹的資料制作歸檔方式，并且定期對所有資料完善性和規范性進行核查，對相關紕漏及時發現并進行規范處理。

同時，在機構內部以及投資者群體中進行相關資料檔案規范管理宣傳，讓企業內部多個部門在資料出具以及整理上報等方面保持協調，保證資料統一性和及時歸檔。在項目即將結束以及相關外部檢查準備階段，針對相關要求，多部門合作完成相關資料調取和整理，提高效率和準確性[4]。

最后，還需要積極促進信托項目檔案資料信息化發展，在規范電子數據資料格式和管理形式的基礎上，逐步實現資料信息檔案電子化[5]。除了與專業技術機構合作完善相關信息化配置以外，還需要在企業內部進行信息化檔案制定方式和管理技巧的專業培訓。但需要注意，要針對電子數據遺失、泄露風險制定相關保障措施，通過完善技術、多元備份管理等方式充分保證信息安全。

（二）建立專人管理機制

各金融機構需要認識到專職專人管理對信托項目檔案管理工作的重要性，積極引進和培養具備專業能力和優良素質的專職人員。具體來講，相關人員應當對信托項目檔案管理流程、方式、規范制度有深刻理解，同時在管理過程中具備規范意識和責任心。另外，針對不同項目，需要協調相關項目運營人員與檔案管理人員進行對接和配合，共同制定一個合適的管理措施，確保檔案資源管理工作正常、有序開展[6]。同時，需要利用機構內外資源，為相關人員專業能力提升、新政策學習提供便利，并且還要定期進行職業道德等方面的培訓。

（三）加強法制宣傳并健全相關制度

近年來，我國出臺了一系列金融行業法律制度，同時包括《個人信息保護法》在內的相關制度也不斷完善，這給予金融行業信托項目檔案管理工作提供了指導。要求相關企業及從業人員深入消化相關法規精神，在企業內部、項目合作方、投資客戶群體中進行廣泛宣傳，加強相關人員法律意識。同時，還需要結合企業實際情況完善相關管理監督制度，對企業內部存在的出售個人信息、非法買賣相關資料的違規行為進行嚴厲打擊，配合相關執法部門進行自糾自查，確保檔案管理工作的嚴謹性和合法性。

四、結束語

綜上所述，在我國金融行業不斷發展的大環境下，信托項目運營管理過程中，檔案資料管理工作承擔著越來越重要的責任。但是，由于行業發展歷程、行業環境等多方面原因，我國金融業信托項目檔案管理工作存在著管理機制不規范、專業人才缺失、法制制度不健全等問題，這需要相關機構對該類工作引起足夠的重視，清晰認識到它對信托項目正常運營、企業日常管理工作不可或缺的重要保障作用。在此基礎上，通過建立完善、科學、權責分明的管理機制，逐步落實推進檔案管理工作信息化，積極培養專業檔案管理人員，完善相關法規和監管制度等方式，全面提升信托項目檔案管理水平。只有這樣，才能全面確保信托項目經營管理科學性，提升金融行業發展水平。