高校資產(chǎn)驗收研究與探索

趙醒文, 鄺倍民

(1. 廣東工業(yè)大學(xué) 國有資產(chǎn)管理辦公室, 廣東 廣州 510006; 2. 南方醫(yī)科大學(xué) 財務(wù)處, 廣東 廣州 510006)

國家每年向各高校投入大量財政資金用于采購各類資產(chǎn)。驗收是高校資產(chǎn)采購管理過程中的一個重要環(huán)節(jié),是學(xué)校資金支出的最后一個關(guān)口,也是銜接資產(chǎn)入賬、管理和使用的關(guān)鍵節(jié)點。但由于國家、省、市及上級主管部門均未出臺驗收管理辦法及執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn),且高校在資產(chǎn)采購方面存在“重招標(biāo)、輕驗收”的現(xiàn)象,在機構(gòu)設(shè)置、體系機制、具體操作等各個層面都有不少需要改進和完善的空間[1-5]。

1 高校資產(chǎn)驗收的作用

資產(chǎn)驗收是國有資產(chǎn)從購置、建造等方式獲得到入賬、使用的一個中間環(huán)節(jié),對于國有資產(chǎn)的安全和風(fēng)險化解具有不可替代的作用[3]。資產(chǎn)驗收是對所購置的資產(chǎn)在投入使用前,按照簽訂的采購合同技術(shù)、服務(wù)等對供應(yīng)商執(zhí)行合同情況進行驗收,是核對數(shù)量、規(guī)格、型號、性能及技術(shù)指標(biāo)檢驗的過程[4-5]。

資產(chǎn)驗收工作是否到位,直接關(guān)系到資產(chǎn)購建的質(zhì)量、效率及使用的優(yōu)劣,因此,高校利用財政投入、上級補助、事業(yè)收入、經(jīng)營收入、附屬單位上繳收入等來自各種渠道的經(jīng)費購置和建造的資產(chǎn),以及通過捐贈、調(diào)撥等形式取得的資產(chǎn)必須依照權(quán)限,通過相關(guān)規(guī)定程序的驗收后,方可辦理賬款結(jié)算、資產(chǎn)登記入賬等手續(xù)[6-8]。

2 高校資產(chǎn)驗收現(xiàn)狀及存在的問題

2.1 政府采購及資產(chǎn)管理制度缺少對驗收工作的規(guī)范性指導(dǎo)

《中華人民共和國政府采購法》第四十一條規(guī)定“采購人或者其委托的采購代理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)組織對供應(yīng)商的履約驗收。大型或復(fù)雜的政府采購項目,應(yīng)當(dāng)邀請國家認(rèn)可的質(zhì)量檢測機構(gòu)參加驗收工作。驗收方成員應(yīng)當(dāng)在驗收書上簽字,并承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任?！薄敦斦苛?7號-政府采購貨物和服務(wù)招標(biāo)投標(biāo)管理辦法》第七十四條“采購人應(yīng)當(dāng)及時對采購項目進行驗收。采購人可以邀請參加本項目的其他投標(biāo)人或者第三方機構(gòu)參與驗收。參與驗收的投標(biāo)人或者第三方機構(gòu)的意見作為驗收書的參考資料一并存檔。”

《高等學(xué)校儀器設(shè)備管理辦法》( 教高[2000]9 號) 及《教育部政府采購管理暫行辦法》只是提出各高校自行建立健全驗收管理及監(jiān)督制度,未作出具體要求及框架。

2.2 一些高校未建立資產(chǎn)驗收規(guī)范和管理制度

李瑩[2]對高校設(shè)備驗收制度調(diào)研統(tǒng)計,約26%的高校有資產(chǎn)驗收制度,約20%的高校有關(guān)于設(shè)備驗收程序的規(guī)定。一些高校資產(chǎn)驗收方面的規(guī)定只在采購管理辦法或?qū)嶒炇以O(shè)備管理辦法中有少量驗收相關(guān)表述,但未細(xì)化驗收的程序、工作要求等,驗收管理的制度化、規(guī)范化程度比較低。部分高校由于內(nèi)設(shè)機構(gòu)不同,對資產(chǎn)管理的分工及管理要求不同,造成各部門對同一類型的資產(chǎn),驗收要求也不同。對資產(chǎn)驗收管理層次、權(quán)責(zé)、標(biāo)準(zhǔn)、程序等關(guān)鍵內(nèi)容不明確,從而導(dǎo)致資產(chǎn)驗收混亂、效率低下,漏洞頻出[8-11]。

2.3 未進行分類管理

部分高校未對資產(chǎn)驗收工作進行分類管理,未對低值品、批量通用設(shè)備、大型貴重儀器設(shè)備、工程、服務(wù)等進行分類管理,造成低值品和通用設(shè)備驗收過于復(fù)雜,效率低下,而大型貴重儀器設(shè)備驗收又過于簡化。

2.4 未建立驗收異常的處理規(guī)范

因高校資產(chǎn)采購驗收與一般行政事業(yè)單位采購驗收存在一定的差異,高校采購的資產(chǎn)特別是貴重儀器設(shè)備、進口的高精尖設(shè)備,在項目論證及用戶需求時難以達(dá)到通用設(shè)備的精準(zhǔn)詳細(xì),指標(biāo)的設(shè)計也可能存在不清晰,或者論證時提的要求與現(xiàn)實存在一定的差距。故設(shè)備驗收存在指標(biāo)不符或者部分指標(biāo)高于或低于標(biāo)書的現(xiàn)象,驗收組往往從經(jīng)驗出發(fā)或臨場商議決定如何處理,缺少處理規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)[9-12]。

3 資產(chǎn)驗收的研究與實踐

自2015年以來,廣東省教育廳先后向廣東工業(yè)大學(xué)投入12億元高水平大學(xué)建設(shè)專項資金,重點支持我校五個重點建設(shè)學(xué)科的建設(shè),同時扶持非重點建設(shè)學(xué)科的發(fā)展,推動學(xué)?？傮w水平全面提升,與此同時,也采購與驗收了大量的資產(chǎn)。2017年,我校國有資產(chǎn)管理辦公室在多年驗收經(jīng)驗的基礎(chǔ)上,結(jié)合實際,出臺了“廣東工業(yè)大學(xué)資產(chǎn)驗收管理辦法(試行)”,以下是資產(chǎn)驗收辦法的思路和實操經(jīng)驗。

3.1 根據(jù)采購合同金額、項目性質(zhì),采用分類分級驗收方式

根據(jù)采購合同金額、項目性質(zhì),將項目分為以下三種情況：(1)單位驗收,合同價20萬元以下(不含20萬元)的貨物和維修工程驗收適用此方式。貨物驗收由使用部門組織驗收,維修改造工程按經(jīng)費來源由基建處、總務(wù)處、實驗室與設(shè)備管理處組織驗收；(2)歸口驗收,合同價20萬元及以上200萬元以下(不含200萬元)的貨物或工程類項目驗收適用此方式。由歸口管理部門組織驗收,使用部門、歸口管理部門、技術(shù)專家(根據(jù)需要邀請)等組成5人以上驗收小組,與供應(yīng)商或工程承建單位、監(jiān)理單位一起,按照合同或相關(guān)文件進行驗收；(3)學(xué)校驗收,合同價200萬元及以上的貨物或工程類項目驗收適用此方式。由歸口管理部門組織驗收,使用部門、歸口管理部門、審計處、國有資產(chǎn)管理辦公室、技術(shù)專家、工程設(shè)計及監(jiān)理單位(工程類項目)等組成5人以上驗收小組,其中教學(xué)科研儀器設(shè)備的驗收校外專家不少于2名,與供應(yīng)商或工程承建單位一起,按照合同或相關(guān)文件等進行驗收。

通過采用分類分級驗收方式,創(chuàng)新我校資產(chǎn)驗收制度,這樣既有利于驗收工作的開展,又有針對性地加強了管理。

3.2 規(guī)范驗收程序與要求,明確責(zé)任

資產(chǎn)驗收前的工作準(zhǔn)備,主要指資產(chǎn)正式驗收前進行的與之相關(guān)的前期工作,屬于整個資產(chǎn)驗收工作的重要組成部分。貨物到貨后,使用部門資產(chǎn)管理員或保管人應(yīng)首先按照合同、招標(biāo)文件及投標(biāo)文件等相關(guān)文件對貨物包裝、外觀、標(biāo)牌、有關(guān)憑證和技術(shù)資料等進行嚴(yán)格檢查,確保無收錯或提錯。如果外包裝有破損或污漬,應(yīng)查明原因,嚴(yán)重的應(yīng)拒收或緩提,并進行拍照,分清責(zé)任,收集和保存證據(jù)。有關(guān)憑證和技術(shù)資料不齊全的貨物不予接收。在貨物外包裝完好、數(shù)量與合同相符的情況下,采購人員應(yīng)會同使用部門資產(chǎn)管理員,依照交貨單對照訂貨合同開箱驗收,逐一清點、查驗,按規(guī)定填寫開箱記錄表。如有問題,應(yīng)及時通知供應(yīng)商,辦理退、補或索賠手續(xù)。

資產(chǎn)驗收按照文件審核和現(xiàn)場驗收兩個階段進行。文件審核通過后,再進行現(xiàn)場驗收。文件審核主要是對項目立項報告、采購申請文件、審批手續(xù)、合同、變更資料、供應(yīng)商驗收申請、使用部門意見、招投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、貨物清單、測試報告、進口產(chǎn)品有關(guān)報批、報關(guān)、商檢文件等進行審核。重點審核以上文件是否齊全、完整和符合規(guī)定,相關(guān)的貨物配置、技術(shù)指標(biāo)和商務(wù)要求在以上文件里是否前后相符、變更是否得到審核批準(zhǔn)等?，F(xiàn)場驗收必須見物,依據(jù)采購合同或者相關(guān)文件,對貨物的數(shù)量、規(guī)格、型號、功能性能等進行現(xiàn)場查驗。文件審核和現(xiàn)場驗收情況應(yīng)進行記錄并作出清晰、準(zhǔn)確的結(jié)論,形成驗收報告,驗收小組成員必須對記錄、結(jié)論和驗收報告簽名確認(rèn)。驗收結(jié)果為：驗收合格或驗收不合格。學(xué)校驗收結(jié)果必須在校園網(wǎng)公示。項目驗收合格后,使用部門或歸口管理部門負(fù)責(zé)人代表學(xué)校在驗收報告上簽名確認(rèn)并加蓋部門公章。

該流程通過制度流程內(nèi)部控制,按階段區(qū)分責(zé)任人,提高采購人、使用人、單位負(fù)責(zé)人的責(zé)任心,層層把關(guān),以確保項目的順利執(zhí)行。

3.3 發(fā)布驗收通知,公示驗收專家,加強驗收的監(jiān)督

歸口驗收和學(xué)校驗收必須在校園網(wǎng)發(fā)布驗收通知,驗收專家組名單及驗收組成員單位必須在驗收通知中公布。根據(jù)國家及省市有關(guān)規(guī)定需要在公眾媒體發(fā)布驗收有關(guān)信息。讓學(xué)校采購項目驗收接受更大范圍的監(jiān)督,能進一步保證驗收工作的公平、公正。

3.4 供應(yīng)資產(chǎn)與采購合同不符時的情況處理

(1) 貨物或配件數(shù)量缺少、技術(shù)資料不齊全。使用部門應(yīng)做好點收記錄,貨物如有破損應(yīng)對其進行拍照存檔,并讓供應(yīng)商、外貿(mào)代理公司簽字確認(rèn),確定補充供貨的時間。

(2) 貨物的名稱、型號與合同要求不符。使用部門原則上應(yīng)予拒收,并要求供應(yīng)商按合同約定提供符合要求的貨物。若貨物屬于定制產(chǎn)品且該產(chǎn)品已在市場上無法找到,更換后的貨物能滿足使用部門需要,或由于校方責(zé)任造成(如制定合同書、招標(biāo)文件表述有誤等)或校方使用部門主動提出變更時,經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)后準(zhǔn)予變更。

貨物變更金額在2萬元以下,應(yīng)由供貨商出具變更書面說明和儀器設(shè)備變更對照表(須含參數(shù)、價格等變更前后對比的信息)并經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人審核同意加蓋部門公章后,方可提出資產(chǎn)驗收申請。

貨物變更金額在2萬元以上(含2萬元)至20萬元以下,應(yīng)由使用部門組織不少于3名技術(shù)專家參加的專家論證會,由技術(shù)專家小組得出同意組織項目驗收結(jié)論后,出具有技術(shù)專家小組、項目負(fù)責(zé)人、使用部門負(fù)責(zé)人簽章并加蓋使用部門公章的技術(shù)專家論證報告并簽署補充協(xié)議后,方可向資產(chǎn)歸口管理部門提出驗收申請。

貨物變更金額在20萬元以上(含20萬元),應(yīng)由使用部門組織不少于3名技術(shù)專家參加的專家論證會,由技術(shù)專家小組得出同意組織項目驗收結(jié)論后,出具有技術(shù)專家小組、項目負(fù)責(zé)人、使用部門負(fù)責(zé)人簽章并加蓋使用部門公章的技術(shù)專家論證報告、簽署補充協(xié)議并經(jīng)使用部門主管校領(lǐng)導(dǎo)同意后,方可向資產(chǎn)歸口管理部門提出驗收申請。

(3) 貨物達(dá)不到技術(shù)指標(biāo)要求的,應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通,并要求供應(yīng)商提供再次調(diào)試、測試的技術(shù)支持和協(xié)助。再次調(diào)試、測試后,技術(shù)指標(biāo)仍達(dá)不到要求的,應(yīng)予退貨或提出其他措施予以解決,并及時報資產(chǎn)歸口管理部門處理。對于不影響使用并決定不退貨的,要及時就補償形式、金額及其他有變動的條款與供應(yīng)商商定。

資產(chǎn)驗收過程中,妥善合理地處理與合同不符的問題,能更好地維護各方的合法權(quán)益,特別是最大程度上維護學(xué)校的利益。

4 結(jié)語

我校加強了資產(chǎn)驗收管理工作的研究與實踐,提高了資產(chǎn)管理水平,增強了師生員工對資產(chǎn)驗收工作的責(zé)任意識,為我校實施高水平大學(xué)建設(shè)戰(zhàn)略提供有力的保障。