高校實驗室低值易耗品和耗材的“一站式”管理探索

徐 文，魏萬紅，張惠芹，朱蜀梅

高校實驗室低值易耗品和耗材的“一站式”管理探索

徐 文，魏萬紅，張惠芹，朱蜀梅

（揚州大學 實驗室與設備管理處，江蘇 揚州 225009）

低值易耗品和耗材價值低、數量大、品種多，在高校物資管理中面臨與固定資產截然不同的問題，該文針對高校實驗室低值易耗品和耗材的特點及管理難點，從組織、制度和技術3個層面進行了分析，提出優化組織職能、規范管理制度、提升技術手段，開發“低值易耗品和材料采購管理系統”，打破物資與財務、科研、行政之間的管理壁壘，實現互聯互通的“一站式”管理模式。

低值易耗品；耗材；采購管理系統；互聯互通；“一站式”管理模式

1 低值易耗品和耗材的管理難點

低值易耗品是低值耐用品和易耗品的總稱；與固定資產概念相對，指凡不夠固定資產標準、也不屬于材料范圍的物資[1]。低值品一般包括使用期1年以上的低值儀器、儀表、機電設備、電子設備、文體設備、醫療器械、教學模具、計量器皿、工具等。易耗品一般包括玻璃器皿及儀器、各種元件、器件、零配件、實驗動物等。耗材指一次性使用后即消耗，或不能復原的物資[2],一般包括原料、燃料、化學試劑、金屬、非金屬耗材等[1]。

高校低值易耗品和耗材的特點即管理難點為：價值低、數量大、品種多、型號雜、范圍廣、部門多、易損耗、周期短、時間緊、變化快、流動強、管理難。低值易耗品的全生命周期管理包括申報、批準、采購、入庫、貯存、調領、出庫、使用、檢修、報廢、回收、清查、統計[3]。對難點處理不當在管理上表現為：

（1）計劃環節。預算計劃性弱，經費復雜，使用低效，轉單審批繁冗不透明。

（2）采購環節。重復購置，貨不對版，價格偏高，不方便、不及時，不公平、不透明，有惡性競爭、濫用職權和腐敗風險。

（3）庫管環節。無專人專管，登記混亂，擺放無序，積壓浪費，調領隨意。

（4）使用環節。日常浪費較多，維修低效，報廢隨意，回收率低。

（5）審計環節。無法妥善便捷統計分析前4個環節信息，未單列低值易耗品或材料，存在無法監督追責、物賬相符率低、存在審計風險等。

耗材和低值易耗品是實驗室用于人才培養、科學研究的重要物資和物質基礎[4]，近年來高校實驗室對低值易耗品和耗材的需求不斷加大、經費投入越來越多。在此背景下，揚州大學積極嘗試規范低值易耗品和耗材的管理，借助組織、制度和信息技術手段，歸口學校職能部門、構建“學校-學院-實驗室”三級管理體系，兼顧成本效益、形成科學管理制度，建立對接財務管理系統、連接物資與財務、科研、行政管理的信息化管理平臺，打造互聯互通的“一站式”管理模式，優化低值易耗品和耗材的全生命周期管理，取得了良好的效果。

2 高校低值易耗品和耗材的“一站式”管理

低值易耗品和耗材的管理問題成因復雜，根源都溯及組織、制度和技術3個層面，我校遵循“統一領導、分工管理、專人負責、合理調配、節約使用”的原則，有針對性地構建高校低值易耗品和耗材的“一站式”管理。

2.1 歸口校級職能部門，構建三級管理體系

相對于高校固定資產有相對完善的管理體系，低值易耗品和耗材的管理過于隨意，客觀造成重視程度不高，缺乏校級層面的有效管理；管理權力下放給學院或項目負責人，分散地自用自購、以報列支，給運行監督造成困難。

我校將低值易耗品和耗材的管理歸口到學校直接領導的職能部門，構建由“學校-學院-實驗室”三級單位相關責任人員組成的低值易耗品和耗材管理體系：實驗教學類低值易耗品和耗材歸口實驗室與設備管理處管理，主要負責在學校層面對經費需求的調研、計劃和采購的審批、使用臺賬的監管以及對管理人員的培訓；在學院層面實現專人專管，培養富有責任心、專業能力強的專職管理人員，并由學院分管領導進行計劃審批；實驗室負責人進行采購審核并具體負責本實驗室實驗物料的使用和管理。充分利用互聯網+的優勢，建立全校管理人員線上線下通訊組，發布通知、開展培訓等，并對計劃經費和物資使用效率進行年終考核。通過提升重視程度和管理意識，進一步完善低值易耗品和耗材的管理體系，提高管理水平。

2.2 兼顧成本效益原則，制定科學管理程序

部分高校對低值易耗品和材料還沒有形成統一的管理制度，缺乏科學完整的管理程序[5]。故可參照教育部、財政部出臺的《高等學校材料、低值品、易耗品管理辦法》等文件，制定適合學校特點的“低值耐用品、易耗品、材料管理辦法”。高校的低值易耗品和材料管理辦法應明確但不限于：①材料、低值品和易耗品的范圍和分類；②計劃、采購和驗收程序；③保管、領用和結算程序；④賠償追責等事宜。

制度設計方針考慮成本效益，力爭以最合理的管理成本取得最大效益，避免控制點過多，既加快周轉又防止舞弊[6]。

（1）計劃采購。明確規定各學院應根據教學大綱規定的實驗教學內容和科研生產的實際需要編制年度計劃和學期計劃，經分管院領導審核鑒定，在學期結束前報歸口部門。采購經費原則上按計劃執行，對于計劃外特殊需求的采購須進行專項審批[7]。

（2）分門別類。規定使用單位對貴重、稀缺物品必須指定專人保管，建立明細賬和使用登記簿；單價較低的低值耐用品由于使用年限相對較長，由院系（部門）建賬管理[8]；易耗品和材料原則上實行數量控制[9]；?；吩瓌t上應單獨履行審核備案手續，并在專門危化品倉庫存儲，由安全管理工作人員同時負責監管，做到“五雙”管理。

（3）物賬相符。根據集中管理、方便使用的原則，規定物品保管應科學化，做到存放定位，排列有序，零整分開，賬物對號。必須建立出入庫明細賬和使用登記簿，定期全面清點，歸口部門負責監管[10]。

（4）權責分明。明確校、院、實驗室相關人員在計劃、采購、庫管、使用、審計等環節的職責分工和權限，制定浪費和損壞的賠償懲罰措施，及責任到人的追責機制。

2.3 打破物資管理壁壘，打造聯通管理平臺

各高校低值易耗品和耗材的管理從人工管理階段向互聯網管理階段轉變。建設基于互聯網的低值易耗品和材料信息化管理平臺[11]，能夠針對低值易耗品和材料的管理難點，建立電子臺賬，實現有賬可查；縮短審核時間，提高管理效率；規范管理程序，消除安全隱患[12]。

我校在信息化管理平臺的研發思路上打破了物資與財務、科研、行政管理之間的壁壘，實現采購與管理信息化，開發了“低值易耗?；肪C合管理系統”，并著力提升系統的互聯互通性能，系統功能模塊如 圖1所示。

學校遵循“業財整合”的嶄新設計研發理念，將低值易耗危化品綜合管理系統與“天財高校財務管理信息系統”（財務系統）進行對接，實現采購計劃和采購執行的信息共享，提高財務信息綜合利用率，改變以往低值易耗品和材料管理孤立運行模式，加強管理單位、使用單位與財務部門之間的聯系，擴展財務邊界，提升低值易耗?；饭芾淼呢攧諛I務支撐能力、工作效率和便利化程度。

低值易耗?；肪C合管理系統包括“經銷商管理”“采購助手”（物資）、“實驗室管理”（科研）、“學校行政審批”（行政）4大模塊，增強了系統的全面性和協作性，力圖實現整體架構性能最大化。

（1）“經銷商管理”模塊。用于經銷商上傳低值品試劑耗材等產品信息、定價及訂單處理，支持多家經銷商同時入駐，負責產品上架、跟蹤訂單和發貨。

（2）“采購助手”模塊。用于產品目錄檢索、在線下單和一鍵購買低值品試劑耗材，類似于學校專屬的京東商城。登錄數據庫，查詢已遴選準入供應商提供的產品信息，選擇計劃經費來源，下單生成電子合同，通過行政審批系統批準，供貨商發貨物流追蹤，到貨后使用者在線驗收，電子出庫單匯總到財務管理系統付款給供應商賬戶（?；凡少忢殕为氝M行，平臺沒有的商品可自采并在平臺備案）。

（3）“實驗室管理”模塊。用于實驗記錄、實驗方法、實驗物料管理。系統中創建與線下實驗室一一對應的實驗室信息，成員加入具體實驗室才能在平臺內進行實驗物料的采購、領用和廢棄申報，實現對低值易耗品和材料使用狀態的動態追蹤，避免了繁瑣的人工記錄。

（4）“學校行政審批”模塊。用于計劃審批、訂單審核，并具備統計分析功能。多角色審核實現了“學校–學院–實驗室”三級管理，每學期計劃須由學院在系統中向學校提交審批，具體采購由實驗室負責人審核各個實驗室用戶提交的訂單，通過后由校歸口部門管理人員進行審核（?；钒磳W校相關規定通過系統進行審核備案）。統計分析功能是平臺的重要功能，幾乎涵蓋所有字段的查詢，能建立清晰準確的管理臺賬，分析低值易耗品和耗材的計劃、采購及使用的效益，幫助進一步作出科學合理的決策。

我校低值易耗?；肪C合管理系統的特點是互聯互通性，包含在線低值易耗品和耗材的計劃審批、采購申請、驗收申請、網上審核入庫、領用出庫、廢棄申報以及統計查詢等。可實現“一站式”處理訂單申請、審核、采購、簽收、結賬；跟蹤記錄低值易耗品及材料的名稱規格、經銷商、經費審批、物流簽收、庫存消耗、廢棄申報等。全程溯源、低風險精細物料管理，將低值易耗品和材料看作與實驗室綜合管理相關聯的重要部分，打破物資與財務、科研、行政管理之間的壁壘，提供“一站式”解決方案。

3 結語

低值易耗品和耗材管理在高校實驗室物資日常管理中的作用日益重要，其本身的特點和管理難點造成管理工作面臨諸多問題。我校從實際出發，打破管理壁壘，加強低值易耗品和耗材的“一站式”管理。組織上，構建“學校–學院–實驗室”三級管理體系、歸口到學校職能部門并培養專職管理人員；制度上，制定成本效益兼顧的“低值耐用品、易耗品、材料管理辦法”，明確相關學院（部門）和個人的權責；技術上，開發物資與財務、科研、行政管理間聯通的信息化管理平臺，旨在解決教學科研人員進行實驗試劑、耗材、小儀器的產品購買過程的繁瑣問題。通過“一站式”管理可以連接起天財高校財務管理信息系統與經銷商管理、采購助手、實驗室管理、學校行政審批模塊，快速實現低值易耗品和材料的一鍵購買和全生命周期管理。

今后擬進一步提升我校低值易耗?；肪C合管理系統與天財高校財務管理信息系統的深度對接能力，完善以實驗室為單位的基礎數據建設，還要加強在系統中進行廢棄物申報的下游管理，更深入地探索低值易耗品和材料的管理途徑和方法，幫助解決困擾高校低值易耗品和材料管理工作多年的人力、物力和時間 難題。

[1] 教育部，財政部.高等學校材料、低值品、易耗品管理辦法: 84教供字20號[Z].1984.

[2] 同濟大學生產設備處.材料和低值易耗品的管理[J].實驗室研究與探索，1982(1): 86-88.

[3] 李杰林.低值易耗品資產全生命周期管理研究[C] // 2012年度中國總會計師優秀論文選.北京: 航空工業出版社，2013: 346-359.

[4] 劉琦，張繼霞，蘭山，等.材料、易耗品與低值耐用品信息化管理與實踐[J].實驗技術與管理，2015, 32(3): 250-251, 254.

[5] 曹萍.淺析高校低值易耗品的采購與管理[J].數字化用戶，2013, 19(10): 126-127.

[6] 吳笑非，吳禮戶.物資管理制度設計問題探討[J].商業文化，2015(6): 53-54.

[7] 葉劍新，楊建平，韓阜益.低值易耗品管理存在問題及建議[J].實驗室研究與探索，2013, 32(10): 477-479.

[8] 江小琴.規范高校低值易耗品管理的思考[J].現代商業.2009(14): 128-129.

[9] 趙小虎.淺論高校低值易耗品的采購與管理[J].中國現代教育裝備，2009, 85(15): 13-15.

[10] 王曉杰，郝偉，叢蕾.規范高校科研低值易耗品的采購與管理[J].實驗技術與管理，2014, 31(11): 255-257.

[11] 馮素江，王文淑，袁海濤.實驗用低值易耗品管理的改革與探索[J].實驗室研究與探索，2004, 23(1): 102-104.

[12] 劉琦，高培峰，張繼霞，等.豐富管理手段加強材料和低值易耗品管理[J].實驗室研究與探索, 2016, 35(2): 283-285, 290.

Exploration on “One-stop” management of low-value consumables and consumable materials in university laboratories

XU Wen, WEI Wanhong, ZHANG Huiqin, ZHU Shumei

(Laboratory and Equipment Management Office, Yangzhou University, Yangzhou 225009, China)

Low-value consumables and consumable materials have low value, large quantity and big varieties, and they are facing different problems from fixed assets in university materials management. In view of the characteristics and management difficulties of low-value consumables and consumable materials in university laboratories, this paper makes an analysis from three aspects of the organization, system and technology and it is proposed to optimize organizational functions, standardize management systems and enhance technical means, develop the “Low-value consumables and consumable materials procurement management system”, break down management barriers between materials and finance, scientific research and administration, and realize the “One-stop” management mode of interconnection and interoperability.

low-value consumables; consumable material; procurement management system; connectivity; “One-stop” management mode

F251；G482

A

1002-4956(2019)10-0289-04

10.16791/j.cnki.sjg.2019.10.071

2019-03-28

2019-06-08

高等教育科學研究“十三五”規劃課題2017年度實驗室管理專項重點課題（2017SYSZD07)；揚州大學2018年校教改課題（YZUJX2018-68C）

徐文（1989—），女，江蘇泰州，碩士，助理研究員，研究方向為教育管理。E-mail: xuwen@yzu.edu.cn

朱蜀梅（1972—），女，江蘇蘇州，碩士，工程師，研究方向為教育管理。E-mail: zhusm@yzu.edu.cn