關(guān)于企業(yè)費用報銷中存在問題及應對措施

□李 悅

費用報銷是企業(yè)財務會計重要的日常工作，在企業(yè)財務管理中占據(jù)重要地位，影響企業(yè)健康運行和可持續(xù)發(fā)展。費用報銷，一直是所有會計都最不愿意接手的“燙手山芋”。因為票據(jù)種類多、涉及人員廣等各類繁雜問題，費用報銷會計往往承擔著巨大的票據(jù)審核和大量與人溝通的隱形工作。特別是近年來，大型國有企業(yè)業(yè)務招待費、企業(yè)負責人履職費用超標等成為社會熱點，因此費用報銷是否合規(guī)理所當然成為各項會計稽核、稅務檢查、監(jiān)察審計關(guān)注重點，會計人員稍有疏忽不僅會給企業(yè)帶來財務風險，還會給負責人帶來政治風險。本文就公司現(xiàn)行費用報銷工作存在的問題進行分析，并提出應對之策。

一、存在問題

（一）費用報銷制度可操作性不強，費用報銷仍對人工依賴性較強

公司制定了費用報銷管理辦法，但由于費用類型多，對于每種費用應計入何種科目和報銷每種費用應提供哪些原始單據(jù)不甚明確。存在同一費用因不同的人工處理而導致計入不同科目和所附原始單據(jù)不一致的情況，影響一貫性原則。每個人對同一事件的判斷會存在差異，甚至同一人在不同時期、對同一事件的判斷也會存在差異。如果流程中涉及的人工處理出現(xiàn)工作調(diào)換，那么有可能會影響處理的一貫性，甚至影響到前后數(shù)據(jù)的可比性。

（二）審核流程冗長，審核人未盡審核責任

俗話說，“一個和尚挑水吃，兩個和尚抬水吃，三個和尚沒水吃”。為了使企業(yè)審批流程看似嚴謹，企業(yè)對費用報銷的審批流程設(shè)置的過分冗長，一筆金額不超千元的差旅費設(shè)置了超過5個審批人。由于審批人多，審核流程長，往往會延長報銷人的收款時間，報銷人的感知體驗不高，降低工作效率，在公司財務核算的重要時間節(jié)點加重了會計人員的工作負擔。審核人多了，往往會出現(xiàn)相互推諉，無法盡到各自審核責任，報銷事前審核流于形式。

（三）現(xiàn)行網(wǎng)上報銷系統(tǒng)并未明顯提升會計核算的準確性、減少會計人員的工作量和提升工作效率

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”在各領(lǐng)域的應用，近年來，公司已全面實行了網(wǎng)上報銷審批，并與財務核算系統(tǒng)、網(wǎng)銀系統(tǒng)鏈接，從形式上實現(xiàn)了各項費用的線上報銷與結(jié)算。但事實上，網(wǎng)上報銷系統(tǒng)真的提升了會計核算的準確性了嗎？真的減少經(jīng)辦人員和會計人員的工作量了嗎？真的提高了費用報銷的效率嗎？我認為，并未見得。網(wǎng)上報銷系統(tǒng)需要在報銷開始時由經(jīng)辦人選擇所屬費用大類和費用小類，該步驟直接決定了過賬時計入的會計科目，由于經(jīng)辦人缺乏財務專業(yè)知識，因此存在會計科目串用的風險。現(xiàn)行的網(wǎng)上報銷系統(tǒng)將相關(guān)負責人紙質(zhì)簽字審批轉(zhuǎn)化為線上審批，各類票據(jù)需要逐一掃描或拍照傳入系統(tǒng)以供審核，紙質(zhì)票據(jù)仍需粘貼裝訂作為重要的原始憑證以供各項檢查。對于報銷經(jīng)辦人來說，現(xiàn)行網(wǎng)上報銷系統(tǒng)不僅沒有減少工作量，反而增加了工作量。尤其是對于辦理票據(jù)數(shù)量多的經(jīng)辦人來說，掃描并上傳原始票據(jù)將是非常大的工作量。費用報銷工作幾乎涉及公司的所有人員，工作人員年齡跨度大，對信息系統(tǒng)掌握程度參差不齊，在使用網(wǎng)上報銷系統(tǒng)時會出現(xiàn)信息填列不全、金額填寫有誤、費用類型選擇有誤等問題，作為報銷工作的歸口管理部門和歸口管理人員，所有的指導和糾錯工作全部落在費用會計的肩上。為確保會計檔案的完整，費用報銷會計還需要將網(wǎng)上審批單打印并與原始單據(jù)逐一對應并粘貼。由于系統(tǒng)問題，網(wǎng)銀系統(tǒng)、網(wǎng)上報銷系統(tǒng)和會計核算系統(tǒng)經(jīng)常在銜接中出現(xiàn)卡頓和錯誤，解決系統(tǒng)問題會降低費用報銷的效率。

（四）財務人員素質(zhì)需要進一步提高

一個合格的費用會計需要豐富的專業(yè)知識儲備、良好的職業(yè)操守及道德水平、較強的數(shù)據(jù)分析能力和溝通能力。費用會計是財務部門在公司內(nèi)部的“形象代言人”，是領(lǐng)導干部的“保護傘”，確保領(lǐng)導干部在經(jīng)濟方面不“犯錯誤”。但各單位費用會計往往由財務部門“新人”擔任，在上述方面缺乏經(jīng)驗和技巧，往往無法滿足崗位要求，影響工作質(zhì)量和效率。

（五）費用報銷多采用事后監(jiān)督的形式，事中審核機制不完善

越來越多的監(jiān)察、審計越來越關(guān)注企業(yè)各項費用是否合規(guī)，票據(jù)是否完善，特別是企業(yè)負責人的職務消費是否超標等問題，并往往會向前追溯多年。事后監(jiān)督的弊端早年出現(xiàn)的問題已形成多年，且業(yè)已形成，無法整改。事后監(jiān)督更多的不是“糾錯”，而是“打板子”。

二、解決方法和應對措施

（一）制定操作性更強的費用報銷制度

在運轉(zhuǎn)高效的財務系統(tǒng)中，每一個環(huán)節(jié)都不能脫離制度。費用報銷制度是公司上下使用頻率最高、使用人員最廣的制度之一，如果內(nèi)容不詳實、不具體，那就對日常報銷工作無指導意義。可以采取流程圖的形式明確審批人、審批步驟和審批內(nèi)容，以工作清單的形式明確各費用所需原始單據(jù)類型等。明確財務報銷所涉及工作人員的責任和義務，嚴格規(guī)范工作流程，強化財務報銷工作的管理力度。

（二）優(yōu)化網(wǎng)上報銷系統(tǒng)，增強用戶的體驗感

開通網(wǎng)上報銷系統(tǒng)與財務核算系統(tǒng)的會計科目的自動匹配功能。在財務核算系統(tǒng)的相關(guān)會計科目出現(xiàn)變化和新增時，自動更新網(wǎng)上報銷系統(tǒng)相關(guān)費用大類及小類，減少財務人員維護系統(tǒng)的工作。增加“拍照上傳附件”功能。網(wǎng)上報銷系統(tǒng)最煩繁瑣的工作是需要掃描上傳所有原始憑證。若可以外置拍照工具與網(wǎng)上報銷系統(tǒng)連接，拍照后自動上傳至系統(tǒng)，必將節(jié)約大量人工成本，提高工作效率。隨著制度更新及時調(diào)整網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的界面和窗口。如《差旅費管理辦法》多次調(diào)整補助標準，增加“乘坐公共交通補助”項目，刪除“超長乘車補助”項目等，網(wǎng)上報銷系統(tǒng)中“差旅費報銷”卻并未按照制度及時更新，報銷人在填寫系統(tǒng)時出現(xiàn)錯誤，費用會計需要手動修改并向報銷人做出解答，增加了費用會計的工作量。增加“模糊查詢”功能。費用會計在應對各類審計、監(jiān)察、巡視時，需要翻閱大量原始憑證，網(wǎng)上報銷系統(tǒng)可以利用網(wǎng)絡優(yōu)勢，對關(guān)鍵字進行查詢和整理，節(jié)省翻閱憑證的時間，提高工作效率。網(wǎng)上報銷系統(tǒng)與OA系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，有未完成單據(jù)郵件通知審批人，以便及時完成審批，避免單據(jù)積壓。

（三）加強工作人員的培訓

財務人員對會計知識、稅法知識以及相關(guān)制度的掌握程度影響著費用報銷質(zhì)量。應定期對費用報銷會計進行培訓，及時學習最新的稅務政策、會計準則和政策法規(guī)，提高工作人員的業(yè)務能力，并進行職業(yè)技能的培訓和考核，使工作人員在實際的工作過程中時刻以制度標準為準繩，提高工作質(zhì)量。向沒有專業(yè)財務知識的報銷人定期講解報銷管理制度中的具體條款，使其了解、熟悉應該注意的事項。特別應針對發(fā)生較多差旅費、業(yè)務招待費等常見的報銷業(yè)務，從業(yè)務辦理所需提供的原始憑證、業(yè)務辦理時間、報銷審批流程、報銷注意事項等方面進行詳細講解。培訓明確了財務報銷工作的相關(guān)要求，規(guī)范了報銷工作的流程，對員工而言提高工作效率，對企業(yè)而言通過提前的培訓，使報銷人主動的減少不合理、不合規(guī)費用的產(chǎn)生，并注意取得完整、充分的原始憑證，減少報銷流程中花費的時間和精力。

（四）加強財務監(jiān)督體系的構(gòu)建和完善

加強費用報銷的事前、事中審批力度，并不是要延長審批流的長度，而是提升審批人的審批質(zhì)量和審批效果。企業(yè)相關(guān)負責人以及財務人員要在工作中做到各司其職，加強對報銷內(nèi)容、原始單據(jù)等內(nèi)容的審核，提升自我監(jiān)督與互相監(jiān)督的能力。財務部門可采取內(nèi)部定期交叉互查的方式，及時發(fā)現(xiàn)問題并整改，降低糾錯成本，提高工作質(zhì)量。

三、結(jié)語

規(guī)范費用報銷制度、優(yōu)化報銷系統(tǒng)、改進報銷流程、提高相關(guān)人員素質(zhì)、加強財務監(jiān)督，會進一步規(guī)范企業(yè)報銷工作，提升財務工作管理水平，保證企業(yè)成本費用真實可靠，防范企業(yè)經(jīng)營風險，提升企業(yè)經(jīng)濟效益，有助于企業(yè)科學持續(xù)發(fā)展。