關于轉變基層檔案管理工作方式的探析

馬穎

吉林省第三地質調查所 吉林 四平 136000

我國的社會生產力在不斷的發展，人們對于信息的儲存、需求也在逐步增加，在這種背景之下出現了檔案的記載。我國紙質檔案記載的歷史比較悠久，隨著時代的發展，也開始從紙質逐步開始轉化為信息，記錄著人類社會的發展史，是人類最重要的寶貴資源，對于人類文明的發展而言具有重要的意義。但是基層檔案管理工作還存在著一些問題，有待進一步的改進，只有加強對其進行研究，才能促進基層檔案管理工作的進一步完善。

一、基層檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理工作不受重視

人們對于檔案工作的重要性認識不到位，對檔案這個工作不太看好，覺得整理檔案最終無法產生一些效益。還有一些基層單位并不將檔案工作認為是比較重要的工作，所以在考核方面也并不嚴格。只要有人在崗位，進行檢查的時候可以應付檢查即可。這也導致了檔案的作用被弱化，很多文件都是隨便的放在柜中，并沒有進行收集和整理，后期如果要利用就更難了。隨著信息技術的發展，各行各業中都開始融入技術，但是有部分基層檔案管理中還并沒有融入相關技術，有些即使融入了計算機知識，也只是進行簡單的應用，并沒有實質性的改變。檔案管理工作不受重視，導致了基層管理工作難以進一步的發展。

（二）環境設施落后

大的地方和單位對于檔案管理的工作還是比較重視的，但是像一些比較小的單位，特別是基層單位，內部本身對于檔案管理的工作就不重視，認為可有可無，所以更不會在內部添置相關的硬件設施，認為完全是浪費資源，會把相關的資金用于一些大的項目上，從而忽略基層檔案管理的設備需求，導致檔案管理室設備不齊全，設施陳舊。大部分工作仍然采用手工作業，嚴重影響了檔案管理工作的效率。

（三）缺乏人才

基層檔案管理的工作一般工資不高，和一些行政部門和研發部門相比較為偏門，沒有所謂財政大權，也沒有所謂的人事權，基本上很難招到年輕人，即使招到年輕人，呆了一段時間也基本會選擇離職，所以大部分基層檔案工作人員都是年紀較大者為主，內部缺乏一定的活力性，這也導致了檔案管理工作停滯不前。

二、轉變基層檔案管理工作的策略

（一）加強對基層檔案管理工作的重視

一些村級鄉鎮的企業對于基層建黨工作的認知不足，從而導致檔案管理工作頻頻出現問題，比如資料保存的不完整。面對這種情況，各級的檔案部門要加強對相關鄉鎮企業的指導和管理，通過完善管理機制，采用相關的措施來落實并監督檔案管理工作，以提高其對基層檔案管理的重視度。

（二）加大投入，完善基層檔案內部設施

提高基層檔案管理工作的效率首先應該加大投入，引入大量的檔案管理工作，建立完善的物質基礎，進一步的完善檔案庫房的相關設施，為檔案的科研工作提供必要的物質性保障。通過投入大量的經費，也能夠提高檔案工作人員的待遇，進一步的激發檔案工作人員工作的積極性。

（三）對基層檔案管理進行精細化的歸類

基層檔案管理的工作，其重要性是不言而喻的，無論從哪方面來說，檔案管理工作都是一個較為精致的工作。如果不精細，不精準，那么檔案管理工作必定會出現問題，因此可以在基層檔案管理中實行精細化的歸類。首先需要將大的專業、項目區分清楚，然后再具體到某一個小的前提。其次是精細，比如城市建設檔案，其會有水、電、氣等各種領域，只有將其進行具體的細分，才能夠為未來的各個行業提供最最優質的依據。最后是需要用心，檔案管理工作并不是馬馬虎虎的一個工作，其在管理時一定要上心，這樣才能夠將檔案管理工作做好，最終發揮出其最大的效用。

（四）融入信息化，提高基層檔案管理的效率

隨著時代的發展，信息技術成為21世紀最基本的特征，在基層檔案管理工作中，也可以融入信息化的技術。比如融入信息化的手段，將傳統的紙質檔案管理轉變為電子化的管理。利用大數據來擴充檔案管理的空間，壓縮紙質檔案管理所浪費的經費，將傳統的管理轉變為信息化的管理。其次可以建立檔案管理的平臺，將檔案管理的工作從后臺走到前臺，來為相關部門提供相應的資料。比如水利部門需要查找相關水系的檔案，就可以登錄固定的電子系統，進行注冊，然后開通團端口，在一定時間段內去調取相關的資料進行查閱。通過這種方式可以提高檔案使用的效率。

（五）提高專業化的服務，為基層檔案管理創造價值

隨著市場的不斷發展，專業化的服務在我國已經處于一種常態化。對于檔案管理而言，也要發揮出其真正的作用，從傳統的被調動變成主動的服務。對此基層檔案管理的相關單位要本著不觸犯法律和相關保密原則的前提之下，為相關單位或者個人提供一些有償性的服務，來為檔案案管理工作創造間接性的價值，也能夠提高檔案管理工作的重要性，增強了檔案管理人員工作的成就感。也可以使得檔案從低端向專業化服務的方向邁進，為基層檔案管理創造真正的價值。

（六）提高檔案人員的專業素質

基層檔案管理工作是一項非常重要的工作，必須加強對其重視進行重視。尤其是在招聘管理人員方面，不能太過隨意，必須具備專業的素質和經驗，只有招聘這樣的人，才能提高基層檔案管理工作的效率，工作人員進入工作之后，也要定期的進行培訓和考核，以保證檔案工作人員能夠適應檔案管理的工作，促進檔案管理工作方式工作的進一步改革和優化。

結束語：

基層檔案管理工作是時代發展的需要，是決策的需要，是記憶的需要，也是宣傳的需要。其是現代社會發展的一種必然行為。針對基層檔案管理存在的問題，要積極的去改善，首先要加強對基層檔案管理的重視，在檔案設施方面加大投入，在檔案管理工作中進行精細化的歸類，通過融入信息化來提高檔案管理工作的效率，變被動為主動，提供專業化的服務，從而為基層檔案管理工作創造價值，不斷的提高檔案人員的工作素質，以進一步的優化和改革檔案管理工作的方式。