大數據背景下高校檔案管理面臨的挑戰及對策探討

肖玉霞

摘 要：“互聯網+”時代的到來和大數據技術在高校檔案管理工作中的廣泛應用，極大促進了高校檔案管理工作的創新，使高校檔案管理工作的主要工作模式出現了全新的變化，要求高校在實際工作中應該綜合把握新時代的新特點，引入創新管理模式，切實提升高校檔案管理服務工作的綜合效果。

關鍵詞：大數據;高校;檔案管理;挑戰;對策

為了有效應對“十三五”規劃背景下高校檔案事業改革發展的新常態，促進高校檔案事業進入到全新的發展層次，實現對高校檔案事業的全面協調，使其能在高校教育和科研事業中發揮關鍵性的作用，在開展檔案管理工作的過程中，按照《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》的精神指導，新時期在優化創新高校檔案管理工作的過程中，要明確檔案管理工作中存在的問題，構建科學合理的管理模式和管理方案，為高校檔案管理現代化建設工作的持續推進提供堅實的保障，確保高校檔案管理工作在新時代背景下能打開全新的發展局面。

1 大數據背景下高校檔案管理存在的問題

1）部分高校檔案管理理念缺失，未能有效認識檔案管理重要性。大數據時代對高校檔案管理工作進行分析，發現高校檔案部門尚未認識到自身建設的重要性，并未把握大數據時代的影響對自身建設進行革新，導致在實際開展檔案管理工作的過程中工作人員能力不足，無法適應大數據時代檔案管理工作的新情況。并且在實際組織開展檔案管理工作方面，制度建設不夠完善，難以有效發揮制度保障作用，對檔案管理工作進行全方位創新，導致所組織開展的檔案管理工作存在滯后性的弊端，對高校檔案管理工作的創新開展產生消極影響，甚至導致高校師生群體對檔案資源重要性認識有所不足，不利于檔案資源的合理化應用，會對高校人才培養工作的開展產生消極影響。

2）部分高校檔案管理形式局限，未能有效探索檔案管理可行性。大數據時代背景下，高校檔案工作內外部環境已經出現了變化，特別是在大數據技術和信息技術在高校師生群體中得到普及化發展后，高校傳統檔案管理方法的弊端日漸彰顯，檔案管理工作與師生群體的生活相脫節，會對高校檔案管理工作的全方位創新產生消極影響。同時，綜合分析高校組織開展檔案管理工作的實際情況，能看出高校并未針對大數據技術的應用創新檔案管理工作方案，檔案管理工作中信息化程度偏低，視頻、音頻以及信息平臺的應用相對較少，不僅會導致檔案管理影響力和適應范圍存在局限性，還會制約檔案資源的優勢共享，會顯著降低高校檔案管理工作的綜合發展效能。

3）部分高校檔案管理安全失衡，未能全面建設檔案管理安全網。高校檔案管理安全建設是保障檔案管理工作穩定推進、維護檔案資源安全的重要保障，只有科學合理的開展檔案管理安全建設，才能降低信息時代信息平臺對檔案安全產生的消極影響，增強檔案管理工作綜合效能。但是研究發現，現階段我國高校尚未認識到高校檔案管理安全建設的重要性，即使部分學校已經在安全建設方面做出相應的實踐探索，也并未從多角度對安全建設進行分析，檔案管理人員安全意識不足、信息安全技術應用不到位的問題相對較為明顯，導致高校檔案管理工作中安全隱患仍然存在，會對高校檔案管理工作的持續穩定推進產生嚴重的限制性影響。

2 大數據時代高校檔案管理工作創新發展路徑

1）注重自身建設，提升管理品質。在相關工作人員進行工作的進程中不能夠固守傳統的形式與方法，應當按照階段性有效開展對工作人員的培訓，保證相關人員能夠具備良好的自身能力和職業操守。在具體工作中，高校檔案管理部門要有意識的針對現有工作人員實施教育和培訓，使他們能結合互聯網時代的影響對檔案管理工作進行創新，適應大數據時代高校檔案管理工作的要求，滿足高校師生群體的多元需求。同時，要針對高校檔案管理工作的開展制定相應的規章制度，確保能對大數據時代高校檔案管理工作進行規范和約束，增強工作的有序性，提升檔案管理工作的標準化程度，進而改善高校檔案管理工作的整體質量，提升綜合管理效能，為高校檔案資源在新時代背景下的高效化利用提供堅實的保障。

2）創新管理方法，增強管理影響力。首先，積極探索檔案管理工作專門網站的建設，發揮互聯網信息技術的優勢，在專門檔案工作網站上設置相應的管理欄，整合師生群體對檔案資源的需求從不同的角度開展檔案管理工作，爭取能提高師生群體對高校檔案資源的認知程度，能激發他們主動接受管理、積極使用檔案資源的意識，為檔案資源的合理化應用奠定基礎。其次，嘗試創建院校兩級的檔案管理微信公眾號，發揮微信社交平臺的優勢，開展高校檔案管理信息推送活動，確保能將檔案管理方面的信息向師生群體的生活延伸，保障高校檔案管理的覆蓋范圍和影響力得到進一步增強。最后，開設高校檔案管理專職微博，針對高校檔案管理工作負責，針對師生面對檔案管理工作反饋的意見和信息等進行及時有效的處理，確保能有針對性的解決高校檔案管理工作中存在的問題，彰顯信息時代的優勢，確保檔案管理工作能取得顯著的成果。

3）設計多元活動，彰顯管理活力。首先，要將檔案管理工作與高校日常課堂教學活動融合在一起，將檔案管理帶入到課堂教學活動中，為高校教育教學活動的開展提供重要的補充，對教育教學資源進行拓展。其次，將高校檔案管理工作與學校和社會大型活動進行融合，如在校慶、畢業典禮、周年紀念等重要性的活動中，開展學校檔案回顧性管理活動，發揮檔案部門與學校媒體部門合作優勢，為各項活動的開展提供詳實的檔案資料，促進檔案管理工作的貫徹落實。最后，將檔案管理工作融入到校園文化建設中，將檔案管理作為校園物質文化和精神文化建設的主題思想，在校園環境的布置方面，融入真實的檔案資料，在校園精神文化的建設方面，將檔案管理融入到思想政治教育實踐中，開辟專門的檔案管理愛國愛校教育基地，切實提升高校檔案管理工作的綜合效能，為高校教育教學和人才培養工作服務。

4）優化安全建設，增強管理安全性?；ヂ摼W信息時代背景下，在高校檔案管理工作中積極探索對多媒體技術的應用，在一定程度上有助于改善高校檔案管理工作的基本效率和效果，促進檔案管理影響力和覆蓋范圍的逐步拓展。同時，要引入先進的檔案管理安全管理技術，并按照高校檔案資源的性質，確定不同的安全層級，采用不同等級的安全防護技術對檔案資源實施優化管理，并創新檔案管理信息管理制度，落實檔案管理責任制度，逐步構建完善的檔案管理體系，促進各項管理工作的貫徹落實，保障檔案管理實現高效率和安全化開展的目標。

3 結語

大數據時代背景下，結合大數據技術和互聯網信息技術的應用，對高校檔案管理工作進行全方位改革創新，構筑更為廣闊的發展平臺，能為高校檔案管理工作的開展創造全新的發展空間，提升綜合管理效能，保障高校檔案管理工作進入到新發展狀態，服務于高校教育科研工作，助力我國檔案事業實現整體性創新。

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