檔案整理與信息化管理存在的問題及解決辦法

趙雪燕

摘 要：檔案是一系列組織活動的縮影，是真實信息的表述與記錄，是對各項決策提供切實性分析的依據。數字化時代，傳統形式的檔案管理已難以滿足社會需求，綜合檢索模式受到了越來越多的關注，新型信息化管理模式應運而生，它摒棄了傳統模式，為檔案需求者提供更快捷、精準、高效的體驗。

關鍵詞：檔案整理;信息化管理;存在問題;解決辦法

事業單位檔案是事業單位發展過程中各項活動的記錄。它們代表了事業單位的發展過程，反映了事業單位發展過程中的各種決策。檔案對指導事業單位決策的重要意義。隨著信息時代的到來，事業單位檔案管理的重要性日益突出。在事業單位發展過程中，不僅要重視事業單位檔案的整理與保存，而且要重視事業單位檔案的開發與利用。通過對以往檔案信息的分析，可以為事業單位的決策提供依據，促進事業單位的發展。

1 檔案整理與信息化管理存在的問題

1.1 數據多樣發展加大了檔案整理難度

檔案信息化建設是檔案管理模式由傳統的以實體保管為主向檔案資源數字化、網絡化為主要形式提供服務的轉變過程。在這一過程中，以往的紙質檔案傳送轉變成了電子數據傳送，使檔案傳輸以安全高效的狀態進行，傳輸方式上的改變帶來了很多優勢，極大地節約了時間，也方便了檔案歸整。一般情況下，事業單位借助于自身數據庫完成信息內容傳輸，由于不同專業技術電子檔案的數據格式不同，運行環境各異，并且在數據統計分析、記錄整理、處理處置中也存在一定的差異，導致數據庫中存在諸多格式類型的信息，數據出現異構，這為檔案的分類和整理帶來了一定的難度。

1.2 高度分散問題加大了檔案管理無序性

由于地區生活水平、檔案管理水平、檔案記錄方式、檔案處理方法上的不同，不同地區和部門的檔案管理呈現高度分散的情況，嚴重阻礙檔案信息化建設發展。特別是在大型生產事業單位、設計公司、施工單位中，檔案資料分散在不同的管理部門，各部門間重復交接資料，信息繁瑣，數據龐雜，檔案容易出現交叉，檔案管理面臨的盲目性和無序性持續增加，這也給檔案信息化管理帶來了很多困難。

2 檔案整理與信息化管理策略

2.1 建立網絡檔案管理共享模式

隨著信息時代的到來，事業單位檔案管理的工作量越來越大，給檔案的開發利用帶來了困難。為了提高檔案開發的效率，必須將現代管理技術融入事業單位檔案的開發利用之中。建立信息網絡共享平臺是將現代管理技術融入檔案信息化建設的重要手段。建立共享平臺，使事業單位充分利用檔案信息，提高檔案管理信息化建設的效率。在實際工作過程中，事業單位檔案管理人員可以通過共享平臺獲取最新的管理信息，及時對事業單位檔案進行分類整理。事業單位各部門也可以利用共享平臺快速查詢所需信息，提高事業單位檔案的利用率。

2.2 創立檔案網站，逐步實現檔案信息傳遞的網絡化

事業單位如果想要更為深入地實現檔案信息化，那么就有必要創建屬于自己的檔案信息網站，通過網頁的形式來為人們提供相應的檔案查詢服務，以及相應的電子文件歸檔幫助;檔案網站需要和事業單位內部的OA系統形成連通狀態，以此來保證事業單位的辦公系統能夠和檔案管理工作相互連接，創設出更為合理的一體化機制，將單位內部的各個部門的信息工作全部考慮其中，以此來達成相應的資源共享工作，盡最大可能來提高檔案管理工作的綜合效益;創設相應的信息檔案網站，事業單位需要慎重選擇設備，采取最為先進標準的主流化管理設備同時加裝先進的軟件，同時注重設備以及軟件之間的更新換代，以此來保證推進檔案信息管理工作的軟件、設備均能有效貼合當前的時代發展速率，保障網站的整體運行效率以及其工作質量。

2.3 加深對檔案數據的挖掘程度

通過對檔案數據的分析，可以清晰發現以往事業單位決策執行的效果，及時將目前的檔案管理數據進行統計，通過對檔案數據的分析，為事業單位未來戰略目標的制定提供依據，充分發揮數據的統計作用。并且重視事業單位信息的安全性，加大對檔案管理權限的控制，對重要的信息進行加密處理，保障事業單位檔案信息的安全。

2.4 構建檔案信息化標準體系

事業單位在建設檔案管理信息系統的同時，也要加強檔案信息化標準體系建設，為事業單位檔案管理提供有效的標準支持和保障，確保事業單位工作的快速開展與推進。事業單位檔案信息化標準體系的構建是一項長期性、系統性的工作，其主要步驟如下：一是事業單位應從資料錄入入手，編寫詳細說明書并下達各部門，要求各部門按照說明要求進行文檔的編輯和錄入;二是事業單位必須制定數字檔案接收標準，使檔案信息能夠快速匯總和上傳，保證檔案信息及時、快速保存，避免信息的流失;三是事業單位必須構建檔案信息化管理標準，要求檔案管理人員按照相應的標準來實施各項管理工作，包括數據的存放、備份、刪除和歸類等，使各項工作能夠按照相應的規范來落實。

2.5 建設數據庫的存儲標準與格式規范

明確檔案數據庫的存儲與訪問方法，包括各門類數字化檔案元數據的組成、結構、描述方式等;各種類型檔案內容的描述方法、格式要求、存取方式、訪問機制等;檔案內容與檔案元數據之間關聯模型的定義、檢索方式的確定;檔案目錄數據庫和內容對象的分級存儲、統一管理、集成共享方式和要求。

3 結束語

總之，事業單位的檔案管理工作是推進我國精神文明建設的重要組成部分，同時也是實現國家檔案事業發展的重要推進力量，是我國事業單位蓬勃發展的核心要素。在新時代的引領之下，事業單位有必要正確應用信息化手段，將其融合到檔案管理工作之中，全方位地提高人員的工作素養，投入更多的精力以及時間來促進檔案數字化的完成，創設相應的檔案信息網站，以此來最大限度地激發出檔案信息化建設的重要作用，全面加快檔案管理工作的效率以及質量，只有這樣才能保證事業單位更為有效地貼合當前的時代發展進程，為社會發展帶來源源不斷的推進作用。

參考文獻

[1]張淯.知識管理背景下民營事業單位檔案管理信息化建設研究[D].南昌大學，2014.

[2]陳書琴.新時期深圳市高校檔案管理信息化建設研究[D].陜西師范大學，2016.

[3]張麗娜.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].現代國企研究，2017（12）：118.