新媒體環境下企業檔案信息服務模式探析

摘 要：近年來，隨著我國社會的不斷發展，互聯網發展也進入到了嶄新的階段。從目前情況來看，互聯網以及相關的門戶網站、電子郵箱、微信等新型媒體已經是信息傳播的主要途徑，對于這些新媒體它不僅僅是一個承載著信息的工具，更是人們交流以及溝通的重要工具。現在，新媒體已經將我們帶入到了一個新的階段，然而消費者可以根據自身情況選擇信息模式。對于新媒體信息而言，它所具有的特點是多樣性，生動性等等。與傳統的媒體而言，新媒體的傳播效率要遠優于傳統媒體。

關鍵詞：新媒體;企業檔案;信息服務模式

1 企業檔案運用新媒體的重要意義

目前，新媒體主要是對檔案信息的形式進行了擴展，記載的不僅是文字類的或者是實物類的檔案，而是人們的聲音、表情等通過文本、音頻以及視頻等其他形式傳送，這種信息呈現出了多元化的態勢。從實際情況來看，這個時代就是哪個載體可以發揮新媒體的作用，哪個載體就可以推廣信息資源的價值。目前的新媒體具有交互性強、信息量大等特點，這些特點可以使相關的檔案人員與其他人員進行互動式的溝通，并且能夠很好的激發利用者的積極參與度，這樣一來，利用者不僅可以有效的獲取相關檔案信息，還能夠將自己的建議以及意見及時的反饋進去，這樣有助于檔案工作的改進，從而有效地提升檔案信息的整體服務質量。對于一個企業而言，在企業的經營當中，最主要的目的就是追求利益最大化。因此，企業為了增加產值或者是增加利潤，就會投入大量的資金以及先進技術，這樣就企業的發展就會呈現出良性循環;相反而言，這個企業的發展就停滯不前，從而被行業的佼佼者所取代。如果長期這樣的發展下去，檔案部門固有的傳統模式就會與企業環境不相適應，檔案部門也會和其他部門出現溝通不暢的情況，這樣就會致使檔案工作處在企業經營活動之外，就很難實現其價值。在新媒體環境下，檔案工作不僅可以為人們帶來便利，最主要的目的是檔案人員可以從繁瑣的工作中走出來，從而解決了被動式收集檔案的問題，這樣才有利于以征集的方式向外界獲取精品檔案或者是特色檔案，在此基礎上推送企業檔案以及研發成果，從而使檔案管理走向開放式的路線。

2 企業檔案信息化服務現狀

2.1 檔案工作還存在盲目性

對于檔案工作而言，其涉及到的資料會比較多，這些資料一般都是對企業發展的真實性記錄，其中一定是涵蓋了企業的大量信息資料，所以在進行資源整合的時候，就需要對檔案信息進行有效的管理，這樣便于檔案信息形成多個層次，與此同時就可以對檔案信息進行分類管理。但是在實際中，這些問題都會受到多方面的影響，比如說相關人員的綜合能力。在具體業務開展之前，只是對相關信息資料進行搜集以及歸檔，但不會考慮到后期的利用問題，這樣就導致檔案的利用率降低，相應的服務水平也會受到影響。另外，由于檔案信息建設沒有技術支持，就會導致檔案資源管理盲目，這樣就會阻礙檔案信息化管理的發展。

2.2 檔案工作人員缺乏正確的認識

從目前情況來看，我國大多數檔案管理工作中，相關人員并沒有認識到檔案可以資源共享的實際意義，這樣就會導致檔案工作浪費大量的人力和物力資源。從另外一 方面講，在進行部分檔案工作的時候，工作效率不高，部門與部門缺乏有效的溝通。所以說，在實際工作中，相關人員要充分的認識到信息化檔案資源共享的實際意義，在工作中要最大限度的共享機制，從而為信息化檔案建設提供有力的保障。

3 新媒體環境下企業檔案信息服務模式分析

3.1 對傳統的檔案管理進行改進

目前，傳統的檔案管理已經不能夠與快速發展的市場經濟相適應。如果將信息化技術融入到企業檔案管理工作中，就可以為企業的快速度發展起到保障作用，也可以為企業變革帶來新的力量。另外，新制度的變革也要求企業檔案管理人員變革傳統的檔案管理模式，在變革的過程當中，將信息化技術的優勢融入進來，可以發揮其優勢 如技術化、高效化等優點，使企業管理者更好的對檔案進行管理，從而有效地推動企業檔案管理工作質量的提升，使企業獲得更多的效益。

3.2 有效提升檔案信息化管理水平

主要包括以下幾個方面，首先可以加大對硬件的投入，例如可以添置一些信息化所需要的必需品，如計算機，掃描儀等相關設備，這樣就可以改變企業檔案信息化管理所需要的必要條件。另外，還可以加大軟件方面的投入，比如說，可以購買企業檔案信息化管理的軟件，并將此軟件與企業實際發展相結合，將其有效的應用到實際的工作中。同時，還要做好企業檔案信息化的安全管理以及人防管理等，也要做好重要信息的備份工作，定期的對檔案管理軟件進行殺毒和升級，從而有效的保證企業檔案信息的安全性。

3.3 尊重用戶的相關需求

在檔案管理中，最為主要的工作內容就是收管用，傳統的檔案管理缺乏主動性，并且檔案殘缺不全，信息量開發也不夠。隨著時代的發展，企業產品的集成化程度變得更高，利用者對于檔案的跨領域以及跨信息需求也在不斷增加，檔案信息化就看其是否能夠滿足客戶的需求。在企業檔案管理工作中，要以客戶為中心，及時的關注企業的動態，根據不同的領域，利用新媒體展開個性化服務，向需求者主動的推送檔案信息資源。對于一些隱私性的內容，可以通過現有的QQ或者微信等，與利用者進行互動，這樣不僅可以保護檔案的信息還可以再次擴大利用范圍。

4 結束語

綜上，在新媒體的影響下，企業檔案工作人員要與企業專業技術進行結合，針對不同層次以及不同需求，進而展開檔案咨詢服務。檔案工作是提升企業競爭力的核心和關鍵，信息的開發以及利用關系到整個企業的發展，是企業檔案管理人員必須關注的重點，所以，在企業的發展中，要依托信息化管理平臺，充分利用新媒體環境，將傳統的檔案管理轉變為數字化檔案以及智慧化檔案管理，這樣不僅能夠擴大企業檔案的收集范圍，還會為企業檔案后期利用提供有力的保障，從而推動檔案管理工作邁向新的臺階。

參考文獻

[1]張東華，陳晶晶，武帥.微信息環境下檔案館微媒體服務探析[J].檔案學通訊，2019（2）：37-41.

[2]連志英，朱宏濤.參與式檔案信息服務模式：社會媒體環境下檔案服務新模式[J].檔案學通訊，2018（4）：59-64.

作者簡介

魏榮，本科，學士學位，檔案館員（中級）。