信息化等新技術對檔案管理的影響探討

葉壽康

摘 要：隨著檔案管理建設內容的不斷豐富，對于管理工作的開展也產生了重要的影響，信息化等新技術的應用，使得檔案管理工作的精細化要求不斷提升。本文從信息化等新技術應用條件下檔案管理出現的新特征出發，對檔案管理中存在的問題進行分析，并提出了對應的解決對策，以此提升檔案管理工作水平的不斷提升。

關鍵詞：檔案管理;信息化;新技術

信息化技術的應用推進了檔案管理的整體水平，使得檔案管理工作能夠在企事業單位的發展過程中起到更為全面的作用，但與此同時由于新技術的應用也使得內部管理工作出現了新的要求和特征，只有不斷面對和解決這些問題，才能使得檔案管理工作的水平不斷提升，真正發揮其應有的輔助作用，為整體管理水平的提升起到更加重要的作用。

1 信息化等新技術產生的積極影響

隨著信息化等新技術應用范圍的不斷擴展，使得其整體應用水平不斷提升，對各項工作的開展起到了重要的推動作用。就檔案管理工作而言，積極引入信息化等新技術，對檔案管理工作主要產生了三個方面的積極影響：一是豐富了檔案管理的內容，在傳統檔案管理工作中，受制于人力資源水平等方面的影響，檔案管理主要是以文字記錄的形式開展，展現內容極其有限，無法對全面覆蓋檔案對象的管理內容，借助于信息化技術手段可以采用音頻和視頻等多種形式開展檔案管理，豐富檔案管理的內容。二是提升了檔案管理工作的整體效率，在采用紙質檔案管理方式時，在資料搜集、記錄、查找和傳輸等各方面都需要對的工作人員進行準確處理，不僅工作量大，而且容易造成遺失等負面問題，整體效率低下，采用信息化等新技術能夠有效改善這方面的缺陷，提升檔案管理工作的水平。三是強化了檔案管理工作的重要性，傳統的檔案管理采用的是縱向管理的方式，更側重于個人成長方面的記錄。基于信息化等新技術，可以更多的采用橫向對比等多種方式來強化人才管理工作，為人員晉升、獎項評定等工作的開展提供更加直觀的對比方式，提升了管理工作的精準度。

2 信息化等新技術應用在檔案管理工作中出現的問題

2.1 檔案管理工作人員的技能水平存在不足

信息化等新技術應用對于檔案管理工作人員的技能水平提出了更高的要求，雖然我國在檔案管理人才教育方面不斷加大重視力度，為檔案管理工作的開展奠定了良好的人力資源基礎，但是在實際工作開展過程中，信息化等新技術發展較多，對于工作人員的水平要求不斷提升[1]。與此同時，由于檔案管理人員出現老齡化的現象，對于新事物接受意愿不足，再加上企事業單位在開展管理工作時對培訓工作重視程度不夠，以此導致工作人員的技能水平與實際工作之間存在較大的差距，在軟件應用上無法較好的適應，不能充分發揮檔案管理工作應有的作用。

2.2 軟件配置無法適應檔案管理工作的需要

在企事業檔案管理的信息化建設中，大多數單位更加重視信息化技術的硬件建設，而在軟件建設上存在不夠重視的現象，大多是采用行業化的軟件管理輔之以簡單的培訓。在這種情形下，雖然對于工作人員而言能夠盡快的接受并合理的應用這些技術手段，但是軟件內容建設與檔案管理功能要求之間還存在較大差距，無法進行針對性的管理和應用。尤其是現代人才信息管理更重要的趨勢下，需要對人才進行全方位的管理，以便更好的發揮技術人才的作用，采用行業化軟件進行檔案管理，只能依托軟件升級等方式改變管理方面暫時的不足之處，無法適應長遠管理工作的需要。

2.3 信息化等新技術存在信息安全管理風險

在信息化等新技術的應用下，檔案管理也成為互聯網的組成部分，檔案管理工作不僅面臨著硬件損壞等方面帶來的風險，而且在信息安全方面也存在較大的風險。一旦出現信息泄露的情形，不僅會對企事業單位的整體管理工作造成較大的影響，而且會對個人的工作和生活造成極大的影響，具有較大的管理風險。在信息化等新技術應用于檔案管理工作時，還存在信息內容輸入錯誤或者信息遺失等方面的風險，同樣會對人力資源管理工作的開展造成極大的影響。

3 提升信息化等技術在檔案管理中應用水平的策略

3.1 提升工作人員技能水平

加強對人力資源的培訓是企事業單位發展中極其重視的問題，但是在具體落實方面通常會受到領導成員個人意志的影響，因此要真正解決這方面的問題，強化信息化等新技術在檔案管理中的作用，必須建立起與單位自身發展相適應的培訓機制，深入落實培訓工作，為工作人員技能水平的提升奠定良好的基礎[2]。同時還要建立起有效的考評機制，提升工作人員學習和應用信息化技術的積極性，在完成基礎工作的同時不斷深入了解新技術中所具有的內涵，通過自身努力充分將檔案管理的細節落實到位，不斷提升檔案收集和整理工作的水平，在此基礎上利用新技術的應用開發檔案管理的新型應用方式。在做好檔案管理基礎工作的同時，為單位的管理工作提供更加廣泛的支持，為整體管理工作水平的提升做出應有的貢獻。

3.2 完善個性化的軟件配置

檔案管理工作的開展是基于對應的軟件完成的，對于中小型的企業單位而言，依托行業型的檔案管理軟件已經能夠滿足自身發展的需要，但是在現代企事業的人力資源管理工作開展中，對于檔案管理的水平要求不斷提高，對于檔案內容的精細化要求不斷提升。行業性的檔案管理軟件雖然價格低廉，能夠滿足大多數企業發展的需要，但是在其應用過程中，精細化功能較少，無法適應企事業單位發展的實際要求。這就要求單位和部門領導人員必須加強對檔案管理軟件設施的應用需求，在對單位內部管理流程進行全面梳理的基礎上，由專業人員根據檔案管理工作的原則和實際要求進行調整，以此不斷提升軟件內容與檔案管理工作的契合性，同時根據企業經營運轉的需要對檔案管理的細節進行調整，從而不斷促進檔案管理工作的水平的提升。

3.3 強化檔案安全管理措施

在信息化等新技術應用的條件下，強化對檔案的安全管理需要從三個方面入手：一是要強化工作人員的責任意識，在實際工作開展過程中，工作人員要把確保檔案的安全放在各項工作的首位，加大對檔案安全管理的重視程度，嚴格按照相應的規程進行操作，減少由于自身流程不規范或者操作失誤造成的檔案信息遺漏丟失等情況[3]。二是要強化對硬件管理的重視程度，確保硬件設施的工作環境能夠完全符合系統運行的要求，嚴格杜絕無關人員進入檔案室，在條件允許的情形下，要采取雙重備份的措施，防止由于硬件設施損壞帶來的不良后果。三是要根據單位自身的檔案管理需要建立完善的網絡安全防護制度，采用軟件和硬件結合的方式來讀取檔案信息，采用技術化的安全防護措施，為檔案信息的安全運轉奠定基礎。

4 結束語

檔案管理工作的開展是企事業單位人力資源管理的重要組成部分，在信息化等新技術的支撐下，檔案管理工作的作用已經從原來單純的信息記錄轉變為全面的人力資源管理決策的重要依據。在這種情形下，不斷提升工作人員的技能水平，全面落實信息化等新技術應用的硬件和軟件設施，確保檔案信息的安全管理，是新時期檔案管理工作開展的重心，也是檔案管理工作開展的必然趨勢。只有順應趨勢的要求，將各項工作開展的水平不斷提升，才能真正促使檔案工作作用發揮到最大程度。

參考文獻

[1]王彩蓮.分析檔案管理的發展趨勢——檔案管理信息化[J].才智，2019（24）：217.

[2]屈榮.關于企業檔案管理體制改革的探討[J].傳媒論壇，2019，2（16）：145-146.

[3]劉艷輝.機關事業單位人事檔案信息化管理問題及策略研究[J].佳木斯職業學院學報，2019（08）：299-300.