人事檔案在人力資源管理中的價(jià)值研究

李冬梅

摘 要：人力資源管理能夠快速準(zhǔn)確地將人才分配到最合適的崗位上，幫助人才的價(jià)值得到充分發(fā)揮。人事檔案作為人力資源管理的重要組成部分，通過科學(xué)合理的運(yùn)用人事檔案管理，能夠保證人力資源、物力資源有機(jī)結(jié)合，最終實(shí)現(xiàn)組織管理目標(biāo)。本文通過對人事檔案在人事資源管理中的價(jià)值進(jìn)行深入分析，明確人事檔案的重要作用，對人事檔案的管理措施進(jìn)行優(yōu)化，為人力資源管理的快速發(fā)展提供借鑒和參考。

關(guān)鍵詞：人事檔案;人力資源管理;應(yīng)用價(jià)值

人力資源最主要的目的就是知人善用、尊重人才，將人才與工作緊密結(jié)合，根據(jù)人才的成長經(jīng)歷和工作表現(xiàn)對人才進(jìn)行全面的評(píng)價(jià)。人事檔案作為記錄人才經(jīng)歷和表現(xiàn)的最直觀、最真實(shí)的材料，能夠有效幫助人力資源管理部門對人才進(jìn)行深入的分析和了解，對人才需求計(jì)劃以及招聘標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行合理優(yōu)化。

1 人事檔案在人力資源管理中的重要作用

1.1 確保人才資料真實(shí)可靠

衡量人事檔案的質(zhì)量最主要的標(biāo)準(zhǔn)就是材料是否真實(shí)、準(zhǔn)確，人事檔案除了要記錄員工的工作經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作業(yè)績等內(nèi)容之外，還應(yīng)該對員工的道德品質(zhì)、主要成就等內(nèi)容進(jìn)行分析，為干部的任免、調(diào)用提供最直接的證據(jù)。在人力資源管理的過程中，對于重大項(xiàng)目的決策必須以人事檔案作為標(biāo)準(zhǔn)，幫助管理人員對小組成員之間的合理化配進(jìn)行全面的分析[1]。

由于企業(yè)之間所擁有的人才數(shù)量眾多，要想保證員工之間的通力合作，最主要的就是根據(jù)員工的個(gè)人經(jīng)歷和主要特點(diǎn)進(jìn)行分析，確保人才之間優(yōu)勢互補(bǔ)形成最佳搭配。為此，在人力資源管理的過程中，必須要充分查閱人事檔案，確保人力資源規(guī)劃更加的科學(xué)合理。

1.2 促進(jìn)人與檔案統(tǒng)一的管理

人力資源管理的主要功能和價(jià)值就是確保人與物之間的相互配合，但是人力資源并不是靜止的，人事檔案也并不是都固定保存在某一個(gè)組織部門，必須要隨著人員流動(dòng)、崗位變化等情況對人員的調(diào)動(dòng)信息進(jìn)行全面的記錄，避免出現(xiàn)“有檔無人”或“有人無檔”的問題，嚴(yán)重影響人力資源管理的質(zhì)量和水平。

2 人事檔案利用的主要不足

2.1 人事檔案管理意識(shí)模糊

盡管人事檔案在人力資源管理中的作用無法替代，但是現(xiàn)在依然有許多企業(yè)并沒有充分的利用人事檔案來推動(dòng)人力資源管理，尤其是在用人留人選人等方面，忽視人事檔案的重要作用。最主要的原因在于我國目前缺乏完善的人事檔案記錄規(guī)范，在填寫人事檔案的過程中隨心所欲，很難對人事檔案資料的真實(shí)性和可靠性進(jìn)行監(jiān)督和管理[2]。

由于受限于人類之間等成本因素的考量，很多的人事檔案整理效率并不高，每五年才進(jìn)行一次整理，這樣就很容易導(dǎo)致材料的數(shù)據(jù)不夠真實(shí)準(zhǔn)確，人力資源管理部門無法根據(jù)人事檔案的相關(guān)信息對人才進(jìn)行準(zhǔn)確的判斷。

2.2 人事檔案內(nèi)容真?zhèn)坞y辨

由于我國社會(huì)經(jīng)過了一系列的改革發(fā)展，這樣就導(dǎo)致大多數(shù)的人才出現(xiàn)頻繁流動(dòng)的情況，很多流動(dòng)人員的工作經(jīng)歷和培訓(xùn)資料無法及時(shí)填補(bǔ)，造成人事檔案內(nèi)容模糊。還有許多人事檔案出現(xiàn)個(gè)人信息失真的情況，例如假職稱、假工齡、假學(xué)歷等問題，導(dǎo)致人力資源管理部門只能夠被動(dòng)的接收人力資源信息，無法進(jìn)行準(zhǔn)確的鑒別。

2.3 管理水平不高

在人事檔案管理的過程中，由于材料內(nèi)容不夠真實(shí)，管理欠缺，內(nèi)容零散等問題，這樣就很容易造成人事檔案，無法全面的反映出一個(gè)人的真實(shí)能力這樣就使得對人力資源安排缺乏科學(xué)。

3 加強(qiáng)人事檔案在人力資源管理中應(yīng)用的主要策略

3.1 創(chuàng)新人事檔案管理理念

在新時(shí)期對于人事檔案的管理，最主要的就是確保人事檔案的知情權(quán)，首先由于許多的人事檔案資料涉及到非常私密的個(gè)人信息，而如果將這些個(gè)人信息資料公諸于眾，非常容易造成個(gè)人隱私泄露，使人生活在不安的狀態(tài)下，為此在新時(shí)期人事檔案管理的過程中，最主要的就是確保人事檔案資料管理實(shí)行半透明式管理。所謂的半透明式管理就是將相對公開的人事檔案資料進(jìn)行適當(dāng)公開，讓更多的人民群眾對人事檔案的建檔工作有著深入的了解，拿捏好人事檔案公開的尺度，確保社會(huì)公眾可以對人事資料的真實(shí)性進(jìn)行監(jiān)督[3]。

例如對個(gè)人的黨齡、職務(wù)、年齡以及學(xué)歷層次等進(jìn)行公開，提高檔案資料的信息交流性能。對涉及到個(gè)人處分，查看等相關(guān)資料以及個(gè)人身體狀況等信息，必須要絕對保密。通過這樣的管理理念能夠有效的提高人事檔案的利用價(jià)值，保障人事檔案發(fā)揮應(yīng)有的作用。

3.2 充分發(fā)揮人事檔案管理的實(shí)效性

人事檔案伴隨著一個(gè)人的終生發(fā)展，在人事檔案資料管理記錄的過程中必須要根據(jù)一個(gè)人的工作經(jīng)歷和職位變化等相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)的描述，確保人力資源管理更加具有真實(shí)性。

人事檔案部門要補(bǔ)充檔案資料的內(nèi)容，完善檔案資料收集登記和整理的規(guī)章制度，將散落的檔案資料進(jìn)行集中保管，提高檔案資料內(nèi)容的豐富性。還要對檔案資料的真實(shí)性進(jìn)行嚴(yán)格審查，如果出現(xiàn)虛假的材料則必須及時(shí)的排查，加強(qiáng)對人事檔案的監(jiān)督與管理，這樣也能夠確保檔案資料更加的真實(shí)準(zhǔn)確，為人力資源優(yōu)化提供準(zhǔn)確的參考。

3.3 加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)

在新時(shí)期人事檔案管理工作具有非常強(qiáng)的專業(yè)性，必須要確保檔案工作人員自身具有較高的政治素養(yǎng)和扎實(shí)的專業(yè)基礎(chǔ)，提高檔案管理人員的職業(yè)道德水平，讓他們能夠明確人事檔案管理工作的重要意義，推動(dòng)人事檔案管理的效率。

3.4 利用先進(jìn)手段對人事檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理

隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的快速發(fā)展傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料存在許多的不變性，例如所需要的保存空間過多、資料容易失真、受到蟲害鼠害的侵蝕等不足，使得管理非常復(fù)雜。

通過運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，直接將海量的人事檔案信息資料轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案，既能夠有效的節(jié)約檔案存儲(chǔ)空間，又可以提高工作效率，減輕檔案管理人員的勞動(dòng)負(fù)擔(dān)[4]。

3.5 創(chuàng)新服務(wù)理念

在現(xiàn)代化人事檔案管理的過程中，由于人事檔案資料不允許接入公共網(wǎng)絡(luò)，只能夠在人事部門內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，導(dǎo)致其他部門的人員無法對人事檔案資料進(jìn)行充分利用，嚴(yán)重限制人事檔案資料的利用效率。

在新時(shí)期必須要積極轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理理念，通過以信息化網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)加強(qiáng)人事檔案資料的資源共享，通過建立完善的數(shù)據(jù)資源庫，保證對人事檔案信息資料進(jìn)行及時(shí)的更新，為人民群眾提供更加便捷的人事檔案信息查閱平臺(tái)，為人力資源管理提供全方位的服務(wù)。

4 結(jié)束語

總而言之，在新時(shí)期，人事檔案作為人力資源管理重要的組成部分，必須要積極優(yōu)化人事檔案管理的策略，充分發(fā)揮人事檔案的價(jià)值，保障人力資源得到健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]龔美玉.淺談醫(yī)院人事檔案信息在人力資源管理中的作用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（18）：172.

[2]陳文烽.試論如何發(fā)揮人事檔案工作在醫(yī)院人力資源管理中的應(yīng)用價(jià)值[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（11）：139.

[3]楊亦君.醫(yī)院人事檔案信息在人力資源管理中的作用分析[J].中國管理信息化，2018，21（21）：158-159.

[4]劉小西.人力資源管理工作中人事檔案管理的價(jià)值分析與討論[J].全國流通經(jīng)濟(jì)，2018（26）：56-57.