探討辦公自動化環境下如何進行醫院檔案管理工作

秦令民

摘 要：在如今的環境下，社會經濟大力發展，信息技術也滲透了人們的生活和工作。為了達到辦公自動化的目標，醫院引進了先進的信息技術。然而過去的檔案管理方式已不再適用，必須改變過去的管理理念、管理模式，采取先進的信息技術來對檔案進行管理。筆者針對辦公自動化環境下的醫院檔案管理進行了分析，具體如下。

關鍵詞：辦公自動化;環境;醫院檔案;管理

辦公自動化技術越來越先進，其雖然提高了醫院檔案管理的效率，但卻仍然存在一些問題。必須解決這些問題，改善檔案管理流程，保障檔案資料的安全性，從而為醫院的建設和發展提供更多有用的參考資料。

1 辦公自動化環境下，醫院檔案管理中的缺點和不足

1.1 缺乏科學合理的信息化管理制度

分析目前一些醫院的檔案管理狀況，雖然其采用了計算機技術，但硬件軟件系統并未能得到及時的更新。這導致電子檔案的存儲缺乏安全保障，很多重要資料可能會被泄露和遺失，給醫院帶來不良影響。醫院雖然在檔案管理這項工作中投入了一些資金，然而因為辦公自動系統不夠完善，導致硬件和軟件設置的配套方面存在一定的差異。所以，必須建立科學合理的管理制度[1]。

1.2 檔案管理人員的能力無法勝任工作

要想促使醫院檔案管理工作達到辦公自動化的目標，就需要引進專業的技術人員、管理人員。而且辦公自動化技術也對檔案管理提出了更高的要求，資料的存儲需達到多元化的程度，這就提高了對工作人員的技術要求。但如今，醫院檔案管理人員不但缺乏專業的計算機操作技巧，而且相關專業素養也需要得到提升，因此給工作帶來了一些問題。

1.3 安全等級不夠

醫院的一些檔案具有保密性的特征，其內部往來環境非常封閉，不容易被泄露。但若是有人侵入局域網中，就容易盜取其中的數據，甚至篡改醫院資料。而且醫院的內網防火墻等級不高，沒有得到及時的升級，導致很多病毒都能穿過防火墻[2]。因為存在漏洞和問題，所以也給不法分子提供了可乘之機，這些人為了獲得經濟效益而竊取機密資料，給醫院帶來了非常大的困擾。

1.4 醫院辦公系統不完善

針對醫院目前的辦公系統，必須進行修補升級，避免產生漏洞。因為國內沒有統一化的醫院檔案管理系統，大部分醫院都是購買軟件，或者自己開發軟件，導致系統的兼容性不夠，最終產生崩潰的現象。同時，這也影響了檔案的管理。因為辦公系統操作太復雜，可能耗費大量的時間。最后，系統未能將電子文件傳輸和醫療檔案管理進行融合，所以難以對醫療文件進行自動化管理與處理。

2 什么是辦公自動化

所謂辦公自動化，指的是借助計算機技術、網絡技術來進行辦公的一種理念。借助先進的計算機技術，能實現對數據的存儲和備份，以及文件傳遞接收功能。這樣一來，可提高辦公的自動化程度[3]。在醫院的檔案管理中，通過辦公自動化能保證信息存儲的完善性、穩定性，對于醫院來說具有很大的作用。

辦公自動化使得信息資料能得到共享，提高檔案管理的集中化程度，促使檔案的利用更加方便。與此同時，過去的管理方式已不再適用。辦公自動化對醫院檔案管理人員的要求也越來越高，相關工作人員不但要具有基礎管理能力，也要熟悉計算機軟硬件和辦公設備的操作。

3 辦公自動化環境下如何進行醫院檔案管理工作

3.1 建立科學合理的檔案管理模式

為了構建科學合理的檔案管理模式，必須要制定出相應的制度，促使醫院各種檔案資料都被納入到檔案管理范疇中，其中包括患者資料、醫療信息等，從而發揮出學術作用。另外，也要促使檔案管理系統和自動化辦公系統進行融合，而且采用統一化的端口與標準。借助先進的自動化技術來對檔案進行管理，達到檔案管理的現代化、科學化、信息化目標。最后，也要對醫院檔案管理的職責進行劃分，明確管理的任務。從不同的角度、不同的方面來開展檔案管理工作，采取多樣化的管理方式[4]。在這個過程中，必須規范檔案的信息類別。并根據一定的要求，深度挖掘檔案信息的使用價值、學術價值，為醫院各項工作的開展提供更多的參考資料、數據支持，也促使醫院的決策有據可依、有案可查。

3.2 加強對醫院檔案管理人員的培訓

如今，隨著社會經濟的發展，醫院市場化的程度也在不斷提升，由此產生了各種不同的醫學領域成果。在這樣的背景下，醫院的檔案信息資料也更加豐富，種類更多，這給檔案的管理帶來了一些難題。在辦公自動化的基礎上，醫院要加強對專業人員的引進和培訓。具體對策包括了這些：第一，要加強檔案管理者的法律知識培訓，而且要在培訓中添加檔案管理、醫療信息分類的課程，提高檔案管理者的專業素養。第二，要對檔案管理者進行辦公自動化設備操作方面的培訓，促使工作人員不但了解醫療知識，也熟悉軟硬件的操作，能對各種不同檔案資料進行科學的歸檔、存儲，提高檔案管理的效率與效果。最后，醫院也要制定出關于檔案管理者的績效考核制度，根據考核結果來決定檔案管理者的薪酬獎勵、晉升等。這樣一來，便能提高檔案管理者的積極性和熱情，促使檔案管理工作的開展更加順利[5]。

3.3 對體制進行規范和統一

為了促使辦公自動化環境下的醫院檔案得到科學化管理，必須對體制和標準進行統一。首先是對文檔管理體制進行規范。一些醫院的文件管理和檔案管理是分開的，而且分屬于不同的部門。為此必須進行改進，促使文件和檔案得到統一化管理。其次要對管理流程標準進行統一，明確文件、著錄、資料的管理要求，同時要求使用一樣的電子文件格式。最后要對技術操作標準進行明確，盡量選擇兼容性強的軟件系統，而且針對技術標準進行統一規定。技術標準包括了數據接口、數據安全、數據轉化等，統一化的管理能提高檔案的管理效率。

3.4 加強對醫院檔案的網絡安全建設

在辦公自動化的環境下，檔案管理過程中要用到各種軟硬件設備。但一部分計算機系統的兼容性不強，而且存在漏洞，容易給檔案的安全性帶來一定的威脅。必須要保證網絡系統中各種組織成分不會受到一定的損壞，促使系統更加科學合理的運行，而且提供連續不斷的網絡服務[6]。為此，可采用數據加密技術、數據恢復技術、防火墻技術、攻擊檢測技術來保證安全性。因為這些技術可保證醫院機密資料、患者信息受到保護，不會被泄露。

4 總結與體會

檔案資料對于醫院來說非常重要，其包括了患者的醫療資料，醫院的建設發展信息等。這些資料對于醫院的發展而言，起著關鍵的作用。在辦公自動化的基礎上開展檔案管理工作，不但能保證檔案管理的規范性，而且也能提升檔案的管理效率。所以醫院要積極的引入新技術、新設備，為檔案管理提供新的契機。

參考文獻

[1]趙秋月.辦公自動化環境下醫療機構檔案管理的必要性分析[J].世界最新醫學信息文摘，2019，19（38）：188-189.

[2]王祎柯.基于辦公自動化環境下醫院檔案管理的必要性和可行性[J].傳播力研究，2019，3（23）：297.

[3]董丹娜.辦公自動化環境下的醫院檔案管理研究[J].黑龍江科學，2019，10（03）：114-115.

[4]張伊然，謝步東，朱穎，晁雪敏.辦公自動化環境下的醫院檔案管理[J].辦公室業務，2019（01）：119-120.

[5]黃曉麗.辦公自動化環境下醫院檔案管理探討[J].中小企業管理與科技（上旬刊），2018（11）：97-98.

[6]楊光.辦公自動化環境下醫院檔案管理的相關研究[J].全科口腔醫學電子雜志，2018，5（31）：42+44.