加快檔案數字化，方便快捷服務群眾

摘 要：伴隨互聯網的興起，人們也更是迎來了信息化時代，緊隨信息化覆蓋面積增大的腳步，人們生活的方方面面也同樣也受到了信息化的影響。而檔案管理工作作為服務大眾化的窗口，更需要在信息化模式的影響下實施改變，使得服務群眾的方面能夠更加廣闊，更使得檔案能夠發揮它的歷史作用，以史鑒今，提供基礎部分的知識板塊，使得人們在此基礎上更加發揮創新的力量，進一步達到促進各行業積極化向前發展的目的。

關鍵詞：檔案數字化;方便快捷;服務群眾

傳統的模式下，檔案的利用率低下的現狀是眾所周知的方面，檔案被人們鎖進相應的檔案室后，則認為已經達到了管理的目的，產生此種錯誤認知的背后，則是對于檔案管理沒有清晰化的認知，更加不懂得檔案管理產生的影響意義。當建立了數字化的檔案管理模式后，則使得不同類別、不同形式的檔案都能夠得以細分，更加能夠適應每個人的需求，使得檔案中的潛在價值轉化為現實的生產力，為促進科研及帶動經濟發展方面發揮積極的效用。

1 以檔案數字化建設為基礎，才能實現文檔一體化管理，更加實現方便快捷服務群眾的目的

檔案數字化的模式下，使得傳統的依靠紙張、錄像帶為載體的方式轉化為硬件存儲的方式。此種模式下，文檔信息更加能夠依靠一體化的管理方式，再次實現分模塊細化管理的模式，且展示的方式更加多樣化，即有圖片的形式，又有視頻、聲音的形式。使得人們對于自身所需的知識點方面，能夠更加便利化與細致化去做相應的了解工作。且查核的過程中，通過關鍵字、詞的檢索，則可以得到自己所需的知識點，避免了傳統的紙質檔案需要花費大量時間去找尋的不足之處。

檔案數字化管理的目的，在于發揮檔案的可利用功能，只有功能方面更加全面化，達到大部分人的供需，且能夠使得大眾通過簡單的檢索，實現對于資源的再次或多次利用的目的，則能夠極大地調動起大眾的興趣度。且通過數字化的模式，進一步減少資料混放及資料出錯的幾率，管理效率方面更是人力的數倍，管理的范圍則更加能夠達到廣泛化的目的。

2 實現文檔一體化管理的重要意義

1）提高檔案信息的利用效率。數字化的模式下，對于檔案進行的管理，則使得檔案能夠依靠網絡、信息化的力量，傳輸面積更為廣闊化，將更加能夠達到快捷化服務群眾的目的，使得文檔信息的利用率方面得到極大的提升。

2）保護歷史檔案。歷史檔案，對于人們了解特殊年代與時代下的人物、經濟、文化等方面的信息點，產生的影響意義方面重大。歷史檔案，由于存放年代久遠的原因，紙質方面必然變得比較脆弱化，如管理方法不當或環境管控不恰當，則極容易引起檔案遭受破壞的問題點產生，待引入了數字化的模式后，通過將檔案儲存于存儲載體的方式，則進一步有效地避免了歷史檔案遭受破壞的風險。

3）規避安全風險。通過對于檔案資料進行數字化的管理模式，避免了因自然或人為原因導致的資料損壞與丟失的問題點，檔案資料的安全工作可以極大化得到保障。且針對某些檔案的管理，實施相應的加密工作，則可以最大化規避檔案的使用安全風險。

4）緩解庫房空間的緊張。伴隨文檔資料的增多，一味地實施紙件化的管理，則需要占用大量的空間，且使得檔案管理的庫房空間處于緊張化的狀態，待引入數字化的管理模式后，依靠存儲硬件的力量，即可以便利化地實現對于檔案資料進行存儲的工作，庫房存儲空間不足的問題點也可以相應得到解決。

5）便于檔案移交工作。數字化檔案管理的模式，更加有利于檔案移交工作的進行，通過對于各管理模塊的了解，再針對各模塊下的各文檔實施梳理，即可以實現一目了然地對于檔案進行管理與移交的工作。而傳統化的模式下，面對繁雜化的檔案庫，移交的過程中，檔案缺失或移交不清的狀況更是時有發生，給予檔案的管理工作造成困難，且新的檔案管理者更需要經過一段時間的磨合，才能夠理清各文件之間的聯系及不同之處。

6）在數字環境下，文檔實現一體化管理。在數字化的環境下，電子文件更是處于形式多樣化及數量繁多的境況下。為此，檔案工作者，針對電子文件的管理方面，需從文件的輸入段開始，就做提前性的介入工作，在充分性了解文件的基礎上，做好入口與滯后的控制及歸檔管理的工作，才更加能夠使得文檔資料處于有序化，一體化的管控下。

3 加快數字化檔案建設，有利于實現檔案信息服務社會化

信息化的時代，利用數字化的技術，加快與完善數字化檔案建設工作的開展，不光是當下，更是未來一段時間內，檔案建設工作所要面臨的重任。發揮數字化平臺的作用，使得檔案的存儲管理、查詢、信息發布等工作，更加實現一體化的管理模式。一體化的模式下，檔案在查閱的頻次，方便服務群眾的方面，才能夠實現更加快捷化，更加便利化的目的。

1）檔案管理自動化。針對檔案的管理方面，只有建立在自動化的模式下，才能夠達到節約管理人力、物力方面的支出，提升管理效率的目的。且自動化的模式下，出錯的幾率則可以大幅度減少。從檔案的管理與方便大眾查閱兩方面進行考量，都是非常有利化的方面，從檔案管理工作的長期性方面考量，更是推動檔案管理工作再次向前開拓的基礎。且當其中的某一部分，在自動化的模式下取得了一定的成果，則可以利用此部分的成果及經驗，向其他方面進行開拓，以使得各方面能夠發展的更加完善化[1]。

2）檔案信息管理規范化、標準化。針對檔案的信息管理方面，更加需要規范化、標準化，只有實現規范化、標準化的基礎上，大眾在查閱的過程中，才可以實現便利化檢索的目的，檢索的效率方面也能夠實現提高的目的，檢索的效率提升了，大眾使用的興趣、使用的頻次方面才能夠提升，則將會開創良性循環的檔案利用模式[2]。

3）檔案信息存儲海量化。檔案信息數字化的管理工作中，則更加需要海量的存儲系統及存儲技術做支持，只有此兩部分都切實性發揮各自功效，且能夠相互配合，共同作用的前提下，檔案信息存儲海量化的目標才可以實現。通過海量存儲工作的實施，將有力地促進檔案存儲工作進一步的完善化[3]。

4）檔案信息社會化。傳統模式下的檔案管理，只能實現一對一式的查閱，其他人員如想查閱，必須排隊等待。當對于檔案實施信息化的管理后，相應的查閱者即可實現隨時查閱的功能，檔案則可以實現真正意義上的共享，以達到實現檔案信息服務社會化的功能，且引入了信息化的管理模式后，檔案則可以實現永久性保存，避免了紙質檔案保管的過程中，所占空間大及搬運困難，且查閱難的弊端，切實化實現便捷化服務群眾的作用[4]。

4 結束語

檔案數字化管理的模式，是一項長期性的工作，從目前的結果來看，也取得了一部分的成績，但成績的背后，我們更應該深入化地看到其中的不足之處，堅持依靠創新的力量，使得管理模式方面更加能夠向世界先進管理模式的方面看齊。堅持以孜孜不倦、追求卓越的心態，使得檔案管理工作能夠向更加廣泛化方向發展，時刻以全新的面貌，達到更全、更細化服務群眾的目的，為打造良好的群眾服務窗口而共同努力。

參考文獻

[1]眉山市檔案局.加快檔案數字化，方便快捷服務群眾[J].四川檔案，2018（5）.

[2]沈田曄，孫沿.淺談如何提高檔案數字化的質量和安全保密控制[J].卷宗，2017（4）.

[3]王閱.以滿足人民群眾需求為導向做好館藏檔案數字化工作[J].黑龍江檔案，2014（4）.

[4]于瑛甫.加強館藏檔案數字化建設的方針、方法與原則[J].西安檔案，2004（2）：26-27.

作者簡介

李國華（1983-），男，河南省鶴壁市浚縣，檔案學碩士研究生，檔案館員。