論提高辦公室文件檔案管理工作質(zhì)量的有效對策

摘 要：本文首先分析了辦公室文件檔案管理的重要性，辦公室文件管理關(guān)系到各項工作的順利開展，也關(guān)系到組織決策的科學(xué)性，接著提出了提高辦公室文件檔案管理質(zhì)量的有效對策，提升辦公室文件檔案管理的重視度，完善辦公室文件檔案管理制度，提升辦公室文件檔案管理的專業(yè)化水平。

關(guān)鍵詞：辦公室;文件檔案;管理

隨著社會形勢的發(fā)展變化，辦公室文件檔案的信息資源形式與內(nèi)容變得越來越多樣化，文件檔案信息具有更高的使用價值和使用頻率。但是，由于思想上不重視、操作不規(guī)范等因素的影響，辦公室文件檔案的收集與歸檔管理工作還是存在一定的問題，管理方式有待創(chuàng)新，執(zhí)行力度有待增強。辦公室的文件檔案管理要求工作人員具備專業(yè)化的知識、良好的服務(wù)意識，這樣才能確保整個工作的有序開展，研究提高辦公室文件檔案管理質(zhì)量的有效對策具有重要的現(xiàn)實意義。

1 辦公室文件檔案管理的重要性

辦公室文件檔案管理工作開展是整個組織管理水平的重要體現(xiàn)。通過記載組織發(fā)展歷程，包括組織的重要決策事項、發(fā)生問題的原因、解決方式等，能夠真實的反映這個組織單位的實際狀況。其重要性主要表現(xiàn)在以下兩方面：其一，辦公室文件管理關(guān)系到各項工作的順利開展。組織工作的開展不是虛無縹緲的空中樓閣，而是結(jié)合實際的管理運作。要順利開展工作就要有參考資料，這些資料可以是部門人員的聯(lián)系方式，也可以是動用人力物力才能完成的事項，需要在文件檔案中查找。假如文件檔案不完全，出現(xiàn)紕漏，就會出現(xiàn)核心信息的丟失，阻礙工作的推進。不僅浪費了時間還會給單位帶來損失。其二，辦公室文件檔案關(guān)系到組織決策的科學(xué)性。在組織做出重大決策的時候，需要參考這些文件檔案信息資料內(nèi)容，比如會議記錄、項目審批表等，文件檔案的重要性不言而喻。而辦公室文件檔案管理的開展?fàn)顩r，能夠影響到管理層面的決策，也影響單位組織的戰(zhàn)略發(fā)展方向，這點毋庸置疑。所以，要采取有效措施不斷提高辦公室文件檔案管理質(zhì)量。

2 提高辦公室文件檔案管理質(zhì)量的有效對策

2.1 提升辦公室文件檔案管理的重視度

辦公室文件檔案管理主要是采集和整理比較有價值的信息資源，這些有價值的新型資源要為特定的組織部門、特定的人員服務(wù)，從而體現(xiàn)出更大的價值，創(chuàng)造出新的效益。辦公室文件檔案作為重要活動的紀錄材料見證組織的成長，在組織運營管理過程中的使用頻率也在提升，對辦公室文書檔案收集與歸檔管理的時效性提出了新的要求，要在確保時效性的基礎(chǔ)上保障檔案資料的質(zhì)量，以高質(zhì)量的檔案材料為組織決策提供參考依據(jù)，實現(xiàn)工作開展的價值。所以，組織管理者要提升辦公室文件檔案管理的重視度，投入專項資金配備專業(yè)的計算機設(shè)備、打印機設(shè)備等，在設(shè)置目標或者做決策的時候參考檔案信息資料，發(fā)揮文件檔案信息資源在維持組織政策運行方面的重要性。打破傳統(tǒng)的信息格局形勢，讓檔案信息變得更加精確化。

2.2 完善辦公室文件檔案管理制度

要明確當(dāng)前辦公室文件檔案的管理目標，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)階段性目標與總目標的關(guān)系，結(jié)合組織發(fā)展實際實現(xiàn)硬件和軟件的同步提升。以電子化檔案管理為目標制定相應(yīng)的工作制度，并制定出切合實際的工作流程。制度是基礎(chǔ)也是保障，在制度中明確重要文檔的具體內(nèi)容、形式，要按照制度要求完成檔案的收集、交接以及歸檔管理工作。建立科學(xué)化、標準化辦公室文件檔案管理流程，工作人員必須按照制度和流程開展工作，及時整理相關(guān)檔案信息資料，讓文件檔案的質(zhì)量得到大幅度提升。要有專門的人員負責(zé)文件檔案工作，解決“誰來管”的問題，還要結(jié)合辦公室條件，解決“怎么管”的問題。總之，完善相關(guān)制度，細化文件檔案的利用條件，把程序具體到每一步，制定安全可靠的措施，形成科學(xué)化、規(guī)范化的管理模塊。

2.3 提升辦公室文件檔案管理的專業(yè)化水平

文件檔案的收集、歸檔等工作主要就是通過辦公室檔案工作人員主動收集、整理或者其他人員提供相關(guān)信息資料完成。當(dāng)前，大部分組織都有了辦公自動化軟件，實現(xiàn)了工作的信息化，而各個部門的工作內(nèi)容也變得越來越豐富、提升了復(fù)雜性。站在這個層面上說，辦公室文件檔案管理面臨的挑戰(zhàn)是如何識別和保留有價值的信息資源，如何保證這些信息資源的完整性和有效性，而且在信息產(chǎn)生和傳遞形式多樣化的前提下，要從哪個環(huán)節(jié)入手開展工作。要提升辦公室文件檔案管理的專業(yè)化水平。對于檔案管理部門來說，制定規(guī)范化的檔案文件采集與歸檔方式，這也是當(dāng)前辦公室文件檔案管理面臨的新的任務(wù)。要在辦公室文件檔案制度規(guī)范的基礎(chǔ)上，按照規(guī)范化的管理框架，對辦公室的各種信息資源的具體價值進行判斷，結(jié)合不同的存儲形式選擇合適的歸檔方式和歸檔標準。辦公室文件檔案管理人員要強化跟各個部門之間的溝通和聯(lián)系，定期開展文件檔案資料收集工作，確保重要信息不漏項，確保信息資料的真實性。此外，對于辦公室文件檔案管理中存在的問題要能夠及時應(yīng)對，制定出有針對性的改進措施，確保這個工作的順利開展。而且隨著信息化的發(fā)展，工作人員還可以乘著信息技術(shù)發(fā)展的東風(fēng)，通過信息技術(shù)來開展辦公室檔案的整理、歸檔等工作，這樣能夠相應(yīng)的減少人工操作存在的誤差，提升辦公室文件檔案管理工作的成效。

3 結(jié)論

總之，在組織發(fā)展過程中，辦公室的文件檔案管理屬于一項基礎(chǔ)性的工作，也是整個組織管理工作的關(guān)鍵組成部分。在現(xiàn)階段，要提高辦公室文件檔案管理質(zhì)量，就要提升辦公室文件檔案管理的重視度，完善辦公室文件檔案管理制度，提升辦公室文件檔案管理的專業(yè)化水平，從而為組織決策提供有效的參考信息。

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作者簡介

張子義（1977-），男，山東青島，青島大學(xué)，碩士研究生，講師，研究方向：管理科學(xué)。