檔案管理數字化發展面臨的問題及對策

石海苗

摘 要：隨著經濟水平的不斷提升，企業之間的競爭力在不斷的加大，進而就對企業的檔案數字化建設質量提出了更高的要求。而檔案作為企業信息的主要載體，其不僅在企業的生產質量以及管理方面發揮著至關重要的作用，而且還決定著企業的整體發展水平。因此，企業就應積極的開展檔案數字化建設，制定詳細的數字化建設方案，充分的利用現代科技技術，以此來有效的提高企業的核心發展競爭力。

關鍵詞：檔案;數字化建設

檔案對于一個單位的文化以及歷史有著重要的傳承作用，是其傳承和發展的載體，隨著時間的增多，檔案信息數量逐年增加，傳統的檔案管理在當前的社會中出現了種種弊端，加快檔案信息數字化管理成為各單位改革的必要途徑。

1 檔案信息資源數字化建設的必然性及重要意義

從檔案管理層面講，檔案數字化建設是加強檔案現代化管理的必然結果。傳統管理模式下，檔案載體形式多以紙張為主，紙質檔案占據了大量的空間，需要特殊的保管環境，每一次調閱利用和統計都需要檔案管理員翻看目錄再到檔案庫房一件件提調檔案，給檔案原件造成損害，縮短其使用壽命，在歸還入庫時又要逐件、逐頁地清點檔案，整個借閱手續非常煩瑣。檔案進行數字化管理后，不僅保護了檔案原件，節省了保管設備和人員方面開支，提高了檔案查詢檢索速度，而且有利于檔案統計和編研工作，對促進檔案現代化管理有著重要意義。檔案數字化建設是發展的迫切要求。當今是信息化時代，在辦公自動化、信息傳輸網絡化日益普及的情況下，社會上很多單位已經實行了無紙辦公和網絡傳送，再加上行業的迅猛發展，產生的電子文件越來越多，在這一背景之下，如果依舊使用紙質檔案，那么就和其他單位的信息資源無法實現有效對接，和當前的社會就會脫節，通過檔案信息化可以將各部門、各單位等不同載體的信息，通過數字化的形式采用統一的標準予以保存，更好的發揮檔案的重要作用。

2 檔案管理數字化發展面臨的問題

1）檔案數字化建設缺乏整體布局和科學規劃。當前大部分單位已經實施了數字化管理，但是數字化的進程中，由于布局不科學且跟風較為盲目，僅僅是從量上對檔案進行數字化，沒有整體布局，因此在檔案管理中出現了諸多問題，使得數字化建設投入較大，但是真正的效用卻微乎其微。檔案數字化未能有效地轉為信息化。這主要表現在：沒有把檔案信息數字化建設納入數字化建設中，沒有從全校角度做好數字化工作，致使購買的檔案管理系統平臺不能實現和OA系統以及其他系統相連接;整個數字化建設方案缺乏調研和專家論證，管理制度不完善，工作流程控制不夠，數字化相應的電子文件標準、多媒體信息標準、數字化著錄標準以及全文數據庫標準等沒有按照統一的規范去要求，安全管理規范方面考慮不周;而且目前大部分僅僅關注館藏檔案數字化，忽視電子文件的收集管理，導致很多重復勞動。

2）檔案人才緊缺，綜合素質有待提高。館藏檔案數字化工作、電子文件收集管理、建立檔案數據庫都對檔案人員隊伍提出了更高的要求，即檔案數字化建設需要專業的檔案人才、技術人才、管理人才。從檔案數字化建設現狀可看出，大多數檔案機構的專職人員數量維持在1-5人，且管理型、專業型、技術型人員結構設置不合理，各的兼職檔案員缺乏檔案管理專業的專門培訓，缺乏檔案管理及檔案數字化建設的基本理論、基本知識、基本技能，檔案專業人員繼續教育乏力，直接制約著檔案數字化建設進程。

3）管理制度不健全。這是制約檔案數字化建設工作開展的關鍵因素，容易造成檔案管理職責混亂，人員分工不明，檔案將不能得到科學合理的開發和利用，此類問題在我國中是較為常見的。事業單位領導對檔案管理工作缺乏應有的重視，制定的制度通常不夠健全、完善，在檔案數字化建設中發揮的作用不大，人員違規行為得不到制止，他們的責任心不強，工作熱情不高，檔案數字化建設就會陷入停滯。還有一些檔案管理人員主動學習意識匱乏，對于檔案數字化建設及檔案管理所需的新知識、新技術不甚明了，使得檔案資料的真實性和完整性飽受威脅，檔案的開發和利用現狀不容樂觀，的發展也會或多或少的受到影響。

3 檔案數字化建設的實現路徑

1）加強制度的完善。要想保證檔案信息化建設得以落到實處，領導必須要適時地轉變自己的思想觀念，對相關工作報以足夠的關注，尤其是在資金和資源上要保持充足供應，還要將檔案管理信息系統的建設和維護工作交由專業技術人員來完成，加強對他們工作的監督，推進檔案數字化建設的落實，以強化檔案管理信息系統的性能，提高檔案管理工作質量。健全的制度可以給檔案數字化建設和檔案管理工作的科學化、高效化開展提供有力保證，需要密切結合我國法律法規，充分考慮到經營管理的實際情況，指導相關工作的規范化開展。對于違規操作的檔案管理人員絕不姑息，予以嚴懲，此舉能夠讓檔案管理人員發自內心的重視崗位工作，自覺遵守檔案管理制度，不做危害利益的行為。在制度的保障之下檔案數字化建設步伐將更加穩健，檔案管理工作質量也會邁上一個嶄新的臺階。

2）加強建設檔案服務平臺，實現共享體系。在當下互聯網時代，要不斷提高檔案管理的數字化才能夠跟上時代的步伐，建設檔案管理數字平臺，把檔案管理與的網站信息融為一體，把學生們的電子檔案歸整在文件夾里，建立好檔案數據庫，完善共享服務資源，更加方便大學生以及應屆畢業生。比較大眾化的信息資源是可以通過平臺共享的，通過這樣的共享形式，不僅方便了的檔案處理，還能夠使檔案管理工作更加透明化，推動了檔案管理信息化的發展。

3）落實責任機制，保障數字化安全保障。數字化安全是企業檔案數字化建設的前提條件，應落實責任機制，主要涉及企業與外包機構兩個層面。對于企業而言，應建立安全保障體系，加強軟硬件設施的有效防控;同時，明確檔案數字化建設人員責任，簽訂保密協議，有效保障數字化建設安全。對于外包機構而言，應充分領悟國家檔案局發布的《檔案數字化服務外包規范》（征求意見稿）等精神，制定相應制度或規范，建立規范化的業務操作程序和有效的安全管理體系，以期指導并監督數字化外包工作，提高服務質量。

4）加強檔案現代化隊伍建設。檔案管理人員作為檔案數字化管理活動展開的主要組織者和執行者，其數字化技術的高低以及綜合素質都在一定程度上影響著整個檔案管理水平。而數字化檔案管理活動的展開需要管理人員具備較強的專業性，倘若依舊采用傳統紙質檔案的管理方式，就無法滿足企業的實際發展需求。因此，企業就應制定相應的人才引進制度，制定相應的扶持政策，加大對高質量人才的引入，確保能夠建設一支高質量、高水平的人才隊伍。此外，企業還應有計劃、有目的的開展檔案信息管理培訓工作，確保管理人員的數字化技術能夠得到實時的更新，不斷的滿足企業生產、經營等現代化發展的需求。企業還應制定相應的獎懲措施，提高管理人員的工作積極性，并加大對管理人員的關心力度，確保提高管理人員的工作凝聚力，以此就能為企業的發展提供更加充足的人力資源。

4 結束語

科學的管理檔案對整個社會有著重要的意義，雖然很多的檔案管理工作仍然存在著許多問題，但是我們相信，通過不斷地完善和改革，終有一天，檔案管理工作會更加數字化，網絡化，更能夠體現檔案社會做出的巨大貢獻。

參考文獻

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