檔案數字化建設與數字化檔案信息的利用與研究

郭 歡

陜西延長石油榆林煤化有限公司 陜西 榆林 719000

引言：當今社會信息技術高度發達，各行各業都面臨極大挑戰，許多行業著力于信息化的轉變工作，各類通信技術得到了有效的發揮與利用，我國檔案資源的相關數字化建設已趨于完善。各類新技術的有效利用及推廣可以有效促進國內檔案行業的信息化，實現檔案信息的快速保存及傳輸，把當今先進技術同檔案信息的整理及保存相結合，有效提升檔案行業的整體工作效率。

1 數字化背景下利用檔案信息資源的特征

1.1 提供信息更加準確和快速

目前國內經濟穩步發展，多種檔案信息處于大量積累階段，某些行業表現出幾何型增長態勢，國內各領域正處于并將長期處于海量信息時代。受此種時代環境的影響，陳舊的檢索方式已瀕于淘汰不合時宜，個人的記憶能力有限，辦事效率低且耗時耗力，已無法滿足當前時代的各項發展需求。隨著信息化及技術化的迅猛發展，以電子工具為核心的檢索方式表現出快捷、方便以及精準性，它還具備超強的儲存功能，促進工作質量與工作效率的有效提升，努力彌補傳統檔案管理中暴露的問題與弊端。

1.2 讓檔案原件得以安善保存

數字化時代到來以前，檔案信息大都以各類紙質物為載體， 對于那些較為珍貴的紙質檔案，頻繁查詢與調動可能導致原件破壞，在檔案信息查找時可能會出現檔案磨損和損壞情況，甚至還可能發生遺失，造成無法挽回的損失。數字化有效解決了這個問題，讓紙質檔案特別是某些貴重的檔案資料獲得妥善管理，可以用電子形式供讀者查閱，有效提升檔案信息的利用效率與利用效果。

1.3 突破空間限制實現資源共享

縱觀傳統檔案管理模式，各部門大多獨立運營，有些檔案信息自身具備一定的保密屬性，各檔案管理部門間的交流與溝通極少，難免存在重復保護與分散保管等情況，造成人力及財力資源的損失與浪費，更不用說資源共享了。當今社會各類技術快速發展，隨著檔案目錄中心的建立與完善，各檔案館間的地域與空間限制被逐步打破，有效增強了各館室的溝通及交流，為以后檔案信息的科學利用與有效共享奠定基礎。使用者可借助計算機與互聯網的協助輕松獲得自己想查詢的各項信息，使檔案從以往封閉的環境里解脫出來，落實為大眾服務初衷，努力達到檔案信息的共享目標。

2 檔案數字化建設與數字化檔案信息的利用與研究

2.1 確定服務方向并以用戶為中心

在我國，檔案管理單位歸公共服務系統管理，它的主要功能是為公眾提供需要的各類信息，它要清晰明確和掌握自身的服務方向，牢固樹立科學正向的服務理念，將用戶群體設為工作重心，自身服務方向的確定要和國家以及黨的工作重點協同一致，將科學技術引入到檔案管理中，適當公開部分檔案信息，為資源的利用及共享做鋪墊，實現檔案資源使用效率的穩步提升。同時，還需培養正確的服務意識，重視用戶的感受，傳統陳舊的意識與理念已滯后于我國該行業的總體發展情況。之前的檔案管理工作比較封閉，它不會主動給公眾提供幫助和服務，類似的理念與意識已不適應當前該領域的發展情況。部分檔案館的服務功能只向政府開放，與普通群眾相隔絕，各類檔案資源利用效率極低，未充分發揮自身具有的價值與功能。隨著社會發展，人們逐步認識到檔案信息的價值與意義，對各類檔案信息的需求總量逐步增加，所以要對以往采用的檔案管理方案做出適當的革新與改進，才有可能保證其能跟緊我國的發展步伐，盡量滿足普通群眾的各類正常需求。

2.2 更新服務方式與服務理念

在網絡技術與信息技術的大力協助下，網絡可成為檔案部門給用戶提供服務的載體，這類新型的服務方式可給用戶創造方便、快捷的信息檢索環境，用戶可按照自身需求來進行信息的檢索及查詢，各類網站要清晰設置欄目分組，方便用戶的查詢與閱讀，此外檔案管理單位要努力實現資料更新的及時性，做到資料同步更新，不斷完善與健全現有資料庫，提升檔案信息的最終利用質量與利用效率。

檔案管理部門不單要準確記錄與保存過去發生的各項事件，維護自身權威，加大對國家有關政策的解讀及宣傳力度，及時學習國家發布的有關文件，提升檔案管理隊伍對國家有關文件的閱讀率。此外，部分檔案管理部門需改變以往過于被動的服務意識，以正確的姿態面對用戶群體，

搭建起文件信息與用戶間的溝通橋梁，再借助多媒體與自媒體，搭建起電子文件瀏覽室，確保現行文件內在的核心價值得到充分體現。

2.3 提升工作人員的綜合素養從而提升服務質量

有關部門要關注工作隊伍的綜合素質培養。當前的檔案信息已初步實現數字化，檔案總體數量在不斷增加，社會公眾對各類檔案信息的需求也處于上升狀態，受該種社會背景的影響，有關工作隊伍的能力與素質提升迫在眉睫。相關工作隊伍要端正自身的服務態度，在為用戶提供服務時努力做到積極主動與嚴謹細致，保持耐心，認真傾聽客戶的要求，協助用戶盡早收集到自己所需的檔案信息，耐心回答用戶在接受服務時提出的疑慮與問題，定期向管理部門匯報工作進度與用戶反饋。工作隊伍還要結合時代發展狀況，用于創新，學習新的知識和技能，將學習的理論知識與實際工作有機結合，滿足檔案的數字化建設需求。

3 結語

綜合來說，當今社會快速發展，檔案數字化建設實屬大勢所趨，也是符合當前的社會發展具體需要的。在檔案信息的利用中，要注意同時代發展相結合，從自身特征出發科學引入現代技術，確保數字化檔案信息總體利用效率穩步提升，為公眾提供快捷方便的服務，有效提升檔案的管理效率，穩步落實檔案信息化與數字化的建設任務。