談項目監(jiān)理日志的部署建議

張 健

(太原理工大成工程有限公司,山西 太原 030024)

項目《監(jiān)理日志》是項目監(jiān)理機構(gòu)進行監(jiān)理工作最直接的“產(chǎn)品”，是GB/T 50328—2014建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范規(guī)定的監(jiān)理單位必須歸檔保存的文件。項目監(jiān)理日志記錄內(nèi)容不僅能夠全面反映項目監(jiān)理機構(gòu)日常監(jiān)理工作，而且還可以輻射其他監(jiān)理資料的搜集整理情況，反映出監(jiān)理單位的管理水平。因此監(jiān)理單位不僅應(yīng)要求項目部記好監(jiān)理日志，而且還應(yīng)該管好監(jiān)理日志，使監(jiān)理日志發(fā)揮其應(yīng)有的積極作用，成為體現(xiàn)監(jiān)理工作成效的合格“產(chǎn)品”，下面主要針對項目《監(jiān)理日志》管理淺談具體部署建議。

1 線性管理,準確定位

目前公司監(jiān)理業(yè)務(wù)的開展主要按照公司一項目管理公司—項目監(jiān)理部組成的線性職能形式進行管理，在這種管理模式下就要求各級管理機構(gòu)對自己的工作職能準確定位，明確自己的本職工作，明白自己“做什么，怎么做”的問題。首先公司作為監(jiān)理工作的決策層確定工作方向及工作標準，對項目管理公司提出管理要求并確定管理目標，并對項目管理公司實施監(jiān)督考核，督促項目管理公司按照公司要求開展管理工作，其次項目管理公司作為監(jiān)理工作的管理層依據(jù)公司制定的工作方向和工作標準結(jié)合自身特點有針對性的制定相應(yīng)的管理辦法，并要求所轄項目監(jiān)理部落實執(zhí)行；再次項目監(jiān)理部作為監(jiān)理工作的執(zhí)行層應(yīng)明確各位監(jiān)理人員的崗位工作職責，依據(jù)監(jiān)理合同約定工作內(nèi)容開展具體監(jiān)理工作，在工作中貫徹落實項目管理公司制定的各項管理辦法。

針對項目《監(jiān)理日志》的管理工作，項目監(jiān)理部工作重點在于“記”，就是做好監(jiān)理日志的記錄工作；項目管理公司工作重點在于“管”；就是做好監(jiān)理日志的管理工作；公司工作重點在于“查”；就是做好監(jiān)理日志的抽查監(jiān)督工作。這就出現(xiàn)“記什么，管什么，查什么”的問題，對于“記什么”的問題主要就是項目監(jiān)理部按照公司制定的關(guān)于日志記錄的統(tǒng)一標準進行記錄；“管什么”的問題主要就是項目管理公司按照公司制定的統(tǒng)一標準結(jié)合自身管理辦法對項目監(jiān)理部日志記錄情況進行管理；“查什么”的問題主要就是公司主管部門通過全面檢查或抽查項目監(jiān)理部日志記錄情況來檢查項目管理公司對監(jiān)理日志的管理工作情況。只有對公司各級管理部門就監(jiān)理日志管理工作進行準確定位，并通過會議、培訓(xùn)或溝通的方式讓相關(guān)人員認識到自己的工作職責，從思想上達到統(tǒng)一，才能做好監(jiān)理日志管理工作的第一步。

2 明確崗位,責任到人

根據(jù)2015年項目管理臺賬分析統(tǒng)計，2015年1月～12月公司在建項目總數(shù)最多時130個，最少時為105個，在建項目每月平均數(shù)量約為118個，如果公司日志主管部門明確崗位、責任到人，每人如果負責部分在建項目進行專職管理，通過各種手段對自己負責在建項目進行全面了解，掌握在建項目動態(tài)，了解在建項目信息，及時掌握項目監(jiān)理日志記錄情況，就能夠根據(jù)所負責在建項目的動態(tài)變化來隨時調(diào)整項目監(jiān)理日志的關(guān)注重點，主要分為以下幾種情況：

1)“在建”項目監(jiān)理日志關(guān)注重點為風險管理，按照公司日志相關(guān)標準記錄即可。

2)“在建”項目動態(tài)變化為“完工”項目，則項目監(jiān)理日志的關(guān)注重點則為資料歸檔情況，在完工資料歸檔時由負責人對項目監(jiān)理日志有效性和規(guī)范性進行審查把關(guān)，發(fā)現(xiàn)問題及時補充完善。

3)“在建”項目動態(tài)變化為“緩建”項目，項目監(jiān)理日志的關(guān)注重點則為停工、復(fù)工情況的記錄，如果經(jīng)過一定時間該項目再無復(fù)工可能，其監(jiān)理資料應(yīng)進行分段歸檔，在歸檔時由負責人對監(jiān)理日志審查把關(guān)。

4)“在建”項目動態(tài)變化為“退場”項目，項目監(jiān)理日志關(guān)注重點則為退場協(xié)議簽訂情況，項目監(jiān)理日志中應(yīng)明確記錄退場時間、退場原因以及退場協(xié)議簽訂情況，并要求退場項目現(xiàn)有資料進行歸檔保存，在歸檔時由負責人對監(jiān)理日志審核把關(guān)。

3 全面監(jiān)控,動態(tài)管理

在對項目監(jiān)理日志管理過程中，公司日志主管部門和項目管理公司必須做到對所有在建項目全面監(jiān)控，項目管理公司必須對所轄項目每日日志記錄情況做到心中有數(shù)，可以通過各種軟件如監(jiān)理掌中寶、企信、釘釘?shù)溶浖蛭⑿拧Q等方式對所轄項目進行輔助管理，隨時掌握項目日志記錄情況，也可通過實地檢查等方式進行了解掌握，但不論采取何種方式、不論付出多大成本，目的是要讓項目監(jiān)理日志管理不留死角，全面覆蓋；公司日志主管部門通過網(wǎng)絡(luò)信息化管理手段掌握公司所有在建項目的全面監(jiān)控。

公司日志主管部門對公司所有在建項目監(jiān)理日志記錄情況進行每日審核評價后，如果發(fā)現(xiàn)項目監(jiān)理日志記錄情況出現(xiàn)異常，可以將存在問題及時上報公司領(lǐng)導(dǎo)或以口頭通知、書面通知的形式告知項目管理公司進行整改，項目管理公司整改后將驗證結(jié)果通知公司主管部門，公司主管部門進行復(fù)核并確認整改情況，直至問題解決為止。

4 隱患排查,風險預(yù)控

公司各級管理部門在對項目監(jiān)理日志管理過程中如果發(fā)現(xiàn)日志記錄有異常現(xiàn)象，應(yīng)將該項目作為重點關(guān)注對象，由公司日志主管部門提醒項目管理公司督促項目監(jiān)理部隨時整改，各級管理部門針對各自工作進行風險管理工作事前控制。談到風險問題，各級管理部門對風險隱患的關(guān)注點應(yīng)有所側(cè)重，項目監(jiān)理部應(yīng)側(cè)重于工程自身質(zhì)量安全風險管理；項目管理公司應(yīng)側(cè)重于勞動用工風險；公司主管部門應(yīng)側(cè)重于管理風險，但無論何種風險一旦成為事實，均是牽一發(fā)而動全身，最終影響到整個公司，對整個公司聲譽、品牌、市場準入及經(jīng)營管理等將造成難以挽回的損失，因此在隱患排查、風險預(yù)控方面各級管理部門應(yīng)做到以下幾點：

1)項目監(jiān)理部在監(jiān)理日志記錄過程中應(yīng)隨時都有風險意識，想到的應(yīng)該做到，做到的應(yīng)該寫到，對現(xiàn)場風險隱患隨時排查隨時解決，將風險隱患消滅于萌芽狀態(tài)。

2)項目管理公司在安排監(jiān)理人員上崗前應(yīng)考慮勞動用人風險，如果將既無現(xiàn)場經(jīng)驗又不能夠規(guī)范記錄項目監(jiān)理日志的不具備上崗資格的監(jiān)理人員安排進入現(xiàn)場，將會帶來監(jiān)理工作的潛在風險，所以項目管理公司在管理工程中一旦發(fā)現(xiàn)監(jiān)理人員不夠稱職，應(yīng)及時考慮人員更換或?qū)⒉痪邆渖蠉徺Y格的監(jiān)理人員經(jīng)過培訓(xùn)或指導(dǎo)的方式提高其執(zhí)業(yè)行為，直至勝任現(xiàn)場監(jiān)理工作。

3)公司日志主管部門在日志管理過程中應(yīng)做到全面覆蓋且全方位監(jiān)控，必要時可以采取對項目管理公司指導(dǎo)、對項目監(jiān)理部幫扶的方式直至公司所有項目監(jiān)理日志記錄規(guī)范達標為止，使公司項目監(jiān)理日志的記錄水平進入“新常態(tài)”，避免因管理不力給公司帶來不必要的風險。

5 總結(jié)分析,評比激勵

針對項目監(jiān)理日志的管理，公司各級管理部門應(yīng)進行階段性的總結(jié)分析，總結(jié)各自工作中存在的問題和不足，發(fā)現(xiàn)問題隨時調(diào)整方向并采取糾正措施，使日志管理工作做到進一步改進，同時由公司制定統(tǒng)一的評價標準在全公司范圍內(nèi)對項目監(jiān)理日志進行評比總結(jié)，對監(jiān)理日志記錄達到“優(yōu)良”的項目監(jiān)理部進行物質(zhì)獎勵或精神鼓勵，對監(jiān)理日志記錄“不合格”的項目監(jiān)理部進行評比指正，必要時可以采取一定的懲罰措施，并且可以采用各項目監(jiān)理部之間實地摩擦、現(xiàn)場交流、互動培訓(xùn)等方式互相學習、揚長避短，進一步提高監(jiān)理日志的記錄水平。

監(jiān)理日志是項目監(jiān)理機構(gòu)全面開展監(jiān)理工作的“縮影”，監(jiān)理日志的記錄可以達到對項目監(jiān)理工作“窺一斑見全豹”的效果，但監(jiān)理日志記錄水平的提高是一個循序漸進的過程，只要日志管理部門用精心去部署、用誠心去指導(dǎo)、用信心去落實，相信通過公司各級管理部門對項目監(jiān)理日志的強化管理可以使公司管理水平得到提升，使公司管理工作再上一個新臺階。