雙王城水庫檔案管理的經驗做法

秦 峰 ，李寶坤 ，王清華

（1.濰坊市水利局，山東 濰坊 261061；2.南水北調東線山東干線有限責任公司，山東 濟南 250014）

雙王城水庫位于山東省壽光市北部的雙王城經濟園區寇家塢村北，距市區約31 km。雙王城水庫為中型平原水庫，水庫設計最高蓄水位12.50 m，相應最大庫容6150萬m3，設計死水位3.90m，死庫容830萬m3，水庫調節庫容5320萬m3。雙王城水庫管理處重視檔案收集、歸檔工作，積累了豐富的經驗，通過了國務院南水北調辦組織的檔案專項驗收，現加以整理、總結。

1 工程檔案概況

在工程建設期間，形成了大量的檔案資料，包括：工程項目批復、可行性研究報告、初步設計、施工圖設計文件，建設管理文件，施工、監理文件和工程驗收等文件。這些是建設全過程中的真實記錄，有著極其寶貴的使用價值，為工程的管理運行、維護、改建、擴建提供重要的依據和參考；同時，也是工程建設質量責任終身制的歷史考證依據。雙王城水庫工程共形成檔案1400余卷并先后通過工程檔案項目法人自檢驗收和國務院南水北調辦進行的檔案專項驗收。

2 檔案工作管理體制

2.1 檔案管理制度

為加強工程項目檔案管理工作，工程開工準備階段山東省南水北調工程建設管理局就制定《山東省南水北調文件材料歸檔制度》《檔案管理制度匯編》等檔案管理制度。其中，《檔案管理制度匯編》對各工程項目檔案形成、收集、整理、歸檔以及檔案的管理與利用等內容均進行了明確描述。

工程建設過程中，建管單位組織各參建單位對國務院南水北調辦《南水北調東中線第一期工程檔案管理規定》進行了認真學習、貫徹和落實。依照《南水北調東中線第一期工程檔案分類編號及保管期限對照表》《山東省南水北調工程項目檔案管理辦法》對雙王城水庫工程檔案進行了分類組卷、收集整理、案卷編目、脊背編制、裝訂、排架等工作，實現了雙王城水庫工程檔案管理工作規范化和標準化。

2.2 加強專職培訓，提高案卷質量

為提高檔案管理人員水平，工程參建單位認真學習貫徹國務院南水北調辦關于《南水北調東中線第一期工程檔案管理規定》等檔案管理文件精神，建管單位多次組織人員觀摩學習檔案管理工作，派員參加了國務院南水北調辦、山東省南水北調建設管理局等舉辦的檔案管理培訓班，邀請山東省南水北調工程建設管理局檔案管理專家到工地現場對參建單位有關人員進行業務培訓。通過學習、培訓，進一步提高了檔案管理人員的業務水平和工程參建人員的檔案管理意識。

3 檔案工作的開展情況

3.1 檔案的質量管理

工程檔案嚴格按照《南水北調東中線第一期工程檔案管理規定》的質量要求進行整理；照片檔案按照《照片檔案管理規范》的要求進行整理；電子檔案按照《電子文件歸檔與管理規范》的要求進行整理。目前雙王城水庫工程檔案材料已形成，檔案材料整理做到了完整、準確、系統，字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字手續完備。

3.2 檔案的收集與整理

1）工程檔案的形成和積累情況以及檔案整理、立卷情況。各參建單位在工程建設期間，認真落實同步管理的要求，加強對工程不同階段各類應歸檔文件材料的收集和整編工作。在整理過程中按照成套性原則，遵循文件材料形成規律，保持文件材料之間的有機聯系。

工程檔案立卷做到卷內文件按規定次序排列；卷內目錄、備考表、卷脊題名制作統一格式；案卷目錄的編制和排架按照《關于印發<南水北調東中線第一期工程檔案分類編號及保管期限對照表>的通知》的要求進行分類，根據項目前期文件及建設管理文件、監理文件、施工文件、各階段驗收文件等分為4個基本單位。施工單位按施工合同劃分施工標段進行文件的收集、整理和立卷。

項目前期文件、招投標、合同管理等建設管理性文件根據文件的性質、內容，分別按照問題、時間或依據、基礎性文件組卷；監理文件按照文種組卷；施工文件按照單位工程組卷；設備文件按專業、臺件組卷。

2）檔案整理情況。建管單位受南水北調東線山東干線有限責任公司委托，負責收集、積累和整理工程項目前期文件、建設管理文件及工程驗收等文件，并召集監理、施工等相關單位到場進行集中辦公整理歸檔，經過各方的共同努力，各單位文件收集齊全，滿足檔案專項驗收。

4 檔案的保管

1）雙王城水庫工程檔案室庫房面積52 m2，庫房內配備了溫、濕度測記儀器，溫、濕度控制設備，消防設備等，控制庫房的溫度在14～24℃，相對濕度45%～65%RH，購置了滅火器、除濕機、碎紙機、音像防磁柜，切實做到“九防”即“防火、防潮防高溫、防盜、防蟲防鼠、防有害氣體、防光、防紫外線、防磁輻射、防塵”。按國家檔案相關規范要求配備了計算機、復印機、打印機等檔案工作專用設備，為檔案的歸檔整理提供了必要條件。

2）檔案柜共24組，完全滿足目前檔案需要。檔案整理、歸檔、裝訂時采用山東省南水北調工程建設管理局統一定制的卷盒、卷皮、工程檔案照片冊、檔案光盤冊等檔案設備用品。為了檔案裝訂整潔、美觀、一致，委托了專業機構到現場進行復印裝訂。檔案每月檢查一次，及時發現是否發生破損、霉變、褪變等現象，以便及時進行修復、復制等處理工作。

5 檔案管理工作重點

1）完整性。檔案整理工作是一項細致、瑣碎的工作，為保證檔案完整性，建管單位要按照檔案整編規范要求，檢查督促各參建單位將檔案資料及時搜集歸檔，確保檔案的完整性。

2）準確性。在檔案形成過程中，嚴格按檔案管理規范要求進行分類、整理、歸檔，檔案內容真實反映工程實際情況和工程建設全過程，形成手續齊全，檔案與實物一致，保證檔案的準確性。

3）系統性。為保證檔案的系統性，建管單位應結合定期的生產例會和質量安全大檢查等活動，經常性組織開展督促檢查活動，對照制度要求排查問題，查找原因，認真整改。針對不同的工程建設節點，建設單位應組織專項檔案檢查，并通過互查互比，促進共同提高，保證工程檔案的系統性。

4）安全性。檔案整編完成后，建管單位要組織監理、施工單位負責人及檔案管理人員進行檔案自檢，做到檔案管理體制健全，職責明確；文件材料形成程序規范、簽署完備；檔案收集齊全完整；案卷裝訂質量較好；竣工圖編制準確、清晰、規范；案卷質量、檔案編目排列符合規范化、標準化的要求；檔案庫房和檔案保護設備符合要求；工程檔案形成、積累、收集、整理、立卷、編目達到安全的基本要求。

檔案日常管理切實做到“九防”（防火、防潮防高溫、防盜、防蟲防鼠、防有害氣體、防光、防紫外線、防磁輻射、防塵）及借閱登記。