圖紙檔案管理理論與研究

陳海蓉 徐徐 徐森

摘要：新時代背景下，怎樣利用現(xiàn)代信息技術對圖紙檔案進行有效管理，保證圖紙檔案的完整性，發(fā)揮重復使用效率，是工程設計企業(yè)面臨的主要挑戰(zhàn)和重大課題。本文分析了圖紙檔案管理理論及其信息化的實現(xiàn)，以供參考。

關鍵詞：圖紙檔案;管理;理論

1圖紙檔案管理理論分析

1.1加大檔案管理力度，增強檔案意識

加大檔案管理力度，確保檔案工作與設計業(yè)務的開展同步進行，促進設計院檔案工作的科學發(fā)展。明確各部室檔案管理人員職責，加強過程監(jiān)管，將檔案工作納入設計院管理體系，對檔案工作從項目開始直至項目結束（或竣工）進行全程管理和前端控制，將歸檔職責納入設計經理和專業(yè)負責人的考核中，促使檔案工作順利開展，保證檔案的完整、齊全、準確。同時，強化宣傳力度，通過檔案知識培訓、競賽等活動，增強各級人員的檔案意識，特別是增強院領導和咨詢設計事業(yè)部總經理的檔案意識。領導重視了，制度的執(zhí)行，合理化的建議，檔案設備的購置，人員的配備等問題才會迎刃而解。領導重視了，檔案管理力度才會加強，才會真正把歸檔和員工績效掛鉤，進一步提升員工的檔案意識，從而達到全面提高設計院檔案管理的目的。

1.2建立健全檔案管理規(guī)章制度

建立健全檔案管理制度是做好檔案管理工作、發(fā)揮檔案作用的基本保證。由于工程設計檔案種類繁多，數(shù)量大，有的設計周期長，周期能達到數(shù)十年，甚至還需要多次的修改補充，這使得工程設計檔案完整性很難得到有效的保證，因此，設計院應結合實際，建立健全檔案管理制度如《檔案管理辦法》《項目文件收集歸檔控制程序》《歸檔電子文件管理規(guī)定》《檔案保密規(guī)定》《檔案銷毀管理規(guī)定》，規(guī)范檔案的收集、整理、移交、立卷、入庫、保管、借閱、利用、保密和鑒定銷毀等工作，確保工程設計檔案的完整性，確保管理規(guī)范化，標準化，增強檔案部門工作的縝密性，防止隨意性。

1.3推進工程設計檔案信息化建設

推進檔案信息資源管理標準化、規(guī)范化進程，是實現(xiàn)檔案價值最大化的重要手段。專業(yè)人員在工程設計時，往往產生大量的電子文件，檔案管理人員在接受紙質資料的同時也要接受和管理電子檔案，這些電子檔案是設計院重要的知識資產。只有推進檔案信息化，才能管理好這些知識資產。因此，推進工程設計檔案信息化建設勢在必行。推進檔案信息化建設要“以需求為導向，以應用促發(fā)展”，確保檔案管理系統(tǒng)及相關標準規(guī)范體系建設，建成以數(shù)字資源為基礎、安全管理為保障、網絡利用為目標的信息化檔案管理體系。推進信息化要制定檔案管理系統(tǒng)建設計劃，保證檔案信息化建設與企業(yè)信息化建設同步，并健全檔案信息安全管理體制。同時，要積極推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。筆者所在公司根據“存量數(shù)字化、增量電子化”原則，結合檔案館藏實際，對利用率高、保存時間較久、載體面臨損壞的2010年前的檔案已優(yōu)先實施數(shù)字化，目前圖紙數(shù)字化已達10萬余張，檔案數(shù)字化率達到了85%，預計2016年可以使2013年前的圖紙實現(xiàn)全部數(shù)字化。2013年，筆者所在公司將檔案信息化建設與企業(yè)信息化建設工作同步規(guī)劃、同步建設，針對檔案管理的需求，購買開發(fā)了OA系統(tǒng)和圖檔管理系統(tǒng)，系統(tǒng)實現(xiàn)了檔案的收集、驗收、整理、借閱利用各個環(huán)節(jié)的功能需求，建立了檔案信息資源數(shù)據庫和檔案網上查詢功能，從而最大限度地促進了檔案資源共享。

2圖紙管理理論信息化的實現(xiàn)

通過圖紙信息化的研究，結合行業(yè)特點，我們提出了信息化的建設原則和過程，如何實施圖紙信息化管理系統(tǒng)，也成為企業(yè)管理人員和專業(yè)技術人員需要思考的問題。

2.1建立圖紙管理信息系統(tǒng)

圖紙管理信息系統(tǒng)主要包括圖紙采集、歸檔、檔案管理工作業(yè)務、WEB 查詢、信息統(tǒng)計等子系統(tǒng)，操作模式可采用B/S 和C/S 混合結構，不受環(huán)境限制，局域網和Internet 均可使用。

2.2方案、施工圖、竣工圖一體化管理

所有工程圖紙從企業(yè)做可行性研究報告開始，到方案、施工圖設計，發(fā)施工圖到現(xiàn)場，全部納入信息系統(tǒng)管理。每個項目都有信息和檔案業(yè)務人員配合管理，從始至終確保了圖紙和其他工程檔案的完整。同時，為了保證系統(tǒng)管理的有效進行，企業(yè)也編制了一系列規(guī)定和管理辦法。

2.2.1施工圖管理階段

其管理過程分為兩個步驟，第一步由設計人員將電子圖紙存入系統(tǒng)，檔案管理人員核對電子圖紙圖簽信息，信息正確則將電子圖紙歸入檔案，以備設計人員查詢和利用。第二步設計人員將簽完校審人名字的施工圖送交檔案管理人員進行紙質圖驗收，驗收后由檔案管理人員移交圖紙掃描人員掃描作為圖紙原始檔案錄入系統(tǒng)。掃描完成后送交出版部門出版、統(tǒng)一發(fā)放。設計人員和施工人員可在終端隨時查閱系統(tǒng)所存施工圖，并可通過授權在終端下載圖紙到本機打印。當發(fā)生變更時，由施工管理部門負責發(fā)回設計人員做好設計變更工作，檔案業(yè)務部門做好協(xié)助變更管理，及時建立變更和修改圖紙的統(tǒng)一，確保圖紙的完整性。

2.2.2竣工圖管理階段

通常由工程管理、工程設計部門、檔案管理會同信息管理部門進行竣工圖會審、驗收。合格后由工程設計部門和檔案管理部門共同做好竣工圖檔案移交工作。移交分兩步完成：一由設計部門直接在原施工圖電子版做修改，移交電子文檔，經相關人員校審、驗收后轉入竣工圖檔案庫，并做出版本標識。二由施工單位在原施工圖上編制竣工圖，并加蓋竣工圖章，返回檔案部門進行掃描處理，并由檔案管理人員將掃描后電子文檔錄入系統(tǒng)作為竣工圖原始檔案。經過多個項目的實驗，在第一步中略有簡化，主要原因是目前在企業(yè)業(yè)務繁忙、人員負荷重的情況下，投入超出了產出，同時也無法保證進度。通過這個階段的管理，確保了圖紙的準確性和紙質圖紙向電子圖紙的順利轉化。經過上述兩個階段的管理，實現(xiàn)了電子圖紙的有效管理，建立了電子圖紙與實體的對應關系，降低了紙質圖紙管理難度。一方面確保施工圖紙的有效利用，同時也確保了竣工圖能及時提供給使用單位使用，這種管理方式比原有工程圖紙竣工驗收提前1～2 個月。

2.2.3研究電子圖紙和對應實體的變化規(guī)律，確保對電子圖紙進行動態(tài)管理

通過研究和實踐，企業(yè)不僅做到了紙質圖紙的動態(tài)管理，同時做到了紙質圖紙相應的電子圖紙的動態(tài)管理。由檔案部門對電子圖紙及實體實行審核歸檔，控制電子圖紙和對應實體的修改一致性，加以信息系統(tǒng)的管理，實現(xiàn)了電子圖紙與紙質圖紙的高度統(tǒng)一。為企業(yè)解決了圖紙管理的難點——電子與紙質不一致，為技術人員進行技術改造提供了良好的外部環(huán)境。企業(yè)也規(guī)范了電子圖紙的管理流程，針對設備、材料規(guī)范化管理，為采購部門推動電子商務進程奠定了基礎，加快了其采購的無紙化進程。

3結語

總之，設計院的檔案管理工作是一項難度非常大的工作，是促進設計院發(fā)展的重要保證。隨著信息時代的發(fā)展，實現(xiàn)信息化、現(xiàn)代化是設計院檔案管理發(fā)展的方向，也是不可阻擋的發(fā)展趨勢。

參考文獻

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