企業(yè)信息化項目特點及啟動準(zhǔn)備探討

張東陽

（中車齊齊哈爾車輛有限公司，齊齊哈爾 161002）

1 企業(yè)信息化項目特點

項目是指在一定時間內(nèi)為完成某一獨特的產(chǎn)品或服務(wù)所進(jìn)行的一次性努力。項目具有明確的目標(biāo)，獨特的性質(zhì)，資源成本的約束性，項目實施的一次性等特點，它側(cè)重于過程，是一個動態(tài)的概念。而企業(yè)信息化項目也具備這些通用項目的特點，具體體現(xiàn)在它的目標(biāo)的明確性、任務(wù)的臨時性、需求的獨特性以及資源成本的約束性。

1.1 目標(biāo)的明確性

企業(yè)信息化項目一般都具有一個明確的目標(biāo)標(biāo)的物，比如《信息化項目任務(wù)書》、《信息化項目需求調(diào)研報告》、《信息化項目需求說明書》、《信息化項目合同》等等。這些文件都會對信息化項目建設(shè)的目標(biāo)、需求或需要達(dá)到的目的有明確的、可量化的、可操作的、可衡量的規(guī)定。

1.2 任務(wù)的臨時性

企業(yè)信息化項目建設(shè)一般具有臨時性，需要在一定的建設(shè)周期內(nèi)完成項目并交付使用運行。信息化項目建設(shè)整個生命周期分為需求調(diào)研、啟動實施、測試和完善、上線運行、系統(tǒng)運維等。項目進(jìn)入系統(tǒng)運維階段后，需要對信息系統(tǒng)的正常運行提供一個階段的技術(shù)保障，而當(dāng)系統(tǒng)運行穩(wěn)定后，整個項目建設(shè)周期就將結(jié)束。

1.3 需求的獨特性

企業(yè)信息化項目一般具有獨特性。由于各企業(yè)之間在行業(yè)領(lǐng)域、管理水平、技術(shù)水平等等方面存在很大差異，這就決定了企業(yè)在進(jìn)行信息化項目建設(shè)的過程中都應(yīng)該立足于本企業(yè)、本行業(yè)的實際需求。

1.4 資源成本的約束性

企業(yè)信息化項目一般具有對資源成本的約束性。所有的信息化項目建設(shè)所能得到資源成本都是有限的，它需要的資源包括：資金、人員、時間、設(shè)備、辦公場地等等。

2 企業(yè)信息化項目啟動

2.1 項目立項和需求調(diào)研

項目的產(chǎn)生存在以下三種情形：第一，基于外部力量產(chǎn)生的項目，其又可分為領(lǐng)導(dǎo)命令和外部合同兩種情形，即領(lǐng)導(dǎo)命令做的和合同中約定要做的。第二，基于申請產(chǎn)生的項目。這類項目均需要進(jìn)行可行性研究。第三，基于規(guī)劃產(chǎn)生的項目。比如，企業(yè)的信息化項目很多都來自“企業(yè)經(jīng)營方針目標(biāo)和重點工作”。立項是項目前期工作的重要一環(huán)，其中，可行性研究是其重要組成部分。可行性研究是對擬實施項目作詳盡的技術(shù)經(jīng)濟(jì)分析和多方案比較，提出評價，從而對項目是否合理和可行性作出結(jié)論的過程。通過這個過程，儲備一些可供選擇的項目，讓項目投資決策的基礎(chǔ)工作超前；或者取消一些不合理、不可行的項目，避免和減少投資決策的失誤。企業(yè)信息化項目立項之后，項目經(jīng)理的首要的工作就是組織進(jìn)行需求調(diào)研。通過走訪項目主要需求方，項目經(jīng)理需要深入了解相關(guān)業(yè)務(wù)內(nèi)容和流程，充分交流雙方對于

該項目的認(rèn)識和預(yù)期達(dá)到的目標(biāo)，最終形成雙方認(rèn)可的書面報告，確保項目需求方與項目經(jīng)理達(dá)成一致的共識。

2.2 組建項目團(tuán)隊

一個配置合理、團(tuán)隊合作的項目組是項目的核心，也是項目成功的保障。組建項目組時應(yīng)考慮兩個因素：第一，建立一個合理的項目團(tuán)隊；第二，尋找合適的人選，了解他們的技術(shù)、管理方面的優(yōu)劣勢，爭取職能部門的支持。項目團(tuán)隊有兩個層次，分別是核心團(tuán)隊和外圍團(tuán)隊，又稱內(nèi)圍組和外圍組。企業(yè)信息化項目一般需要抽調(diào)一到兩個相關(guān)的業(yè)務(wù)骨干作為“關(guān)鍵用戶”同信息化專業(yè)技術(shù)骨干成員一起進(jìn)入核心團(tuán)隊，負(fù)責(zé)指導(dǎo)和評估項目建設(shè)過程中的主要業(yè)務(wù)和技術(shù)問題。同時還需要一些主要業(yè)務(wù)人員及一些信息技術(shù)支持人員進(jìn)入外圍組，來對項目建設(shè)提供支持服務(wù)。

項目經(jīng)理（PM）處于項目管理的中間，這就要求了項目經(jīng)理要有很強(qiáng)的服務(wù)意識。

（1）項目經(jīng)理的職責(zé)。項目經(jīng)理應(yīng)對項目的贊助人和需求方負(fù)責(zé)，保證項目成功的實施。其職責(zé)主要有六項：一是與項目贊助人和需求方協(xié)商，就項目的目標(biāo)和所需的資源達(dá)成共識；二是挑選核心組成員，并取得他們的支持；三是在項目的進(jìn)程中不斷了解用戶的需求；四是在項目計劃過程中領(lǐng)導(dǎo)及指導(dǎo)項目成員；五是保證與項目干系人的溝通并匯報項目的進(jìn)程；六是監(jiān)控項目的進(jìn)程，保證項目按時間計劃執(zhí)行。

（2）項目經(jīng)理的性格特征。項目經(jīng)理應(yīng)當(dāng)誠實、正直、熱情、善于溝通、多面手、自信、沉著、冷靜、果斷、反應(yīng)敏捷、精力充沛、堅韌不拔、善解人意。對項目經(jīng)理來說，最忌諱的是個人英雄主義。項目是臨時的，且是通過其他干系人產(chǎn)生績效，需要別人的配合；同時，由于項目的臨時性，項目經(jīng)理會面對很多挫折，如何應(yīng)對挫折也成為鑒別項目經(jīng)理的一面鏡子。

（3）項目經(jīng)理能力模型。項目經(jīng)理應(yīng)該具備15%的技術(shù)能力、15%的個人影響力、35%的項目管理與團(tuán)隊管理能力、15%人際溝通及處理沖突的能力、20%的業(yè)務(wù)能力，是一個復(fù)合型人才。

（4）項目經(jīng)理的選擇與任命。項目經(jīng)理的挑選、任命要盡早，應(yīng)該在開始實施項目計劃之前任命，不得遲于計劃編制過程大部分工作完成之前，并且是任命最適合的，而不是最強(qiáng)的。要挑選合適的項目經(jīng)理，應(yīng)做好兩項工作：一是在日常工作中對項目進(jìn)行分類，不同類型的項目可以任命不同的項目經(jīng)理；二是盡量采用招募式，而不是委派式，從而充分激發(fā)項目經(jīng)理的責(zé)任意識和積極主動工作的心態(tài)。

項目核心成員的職責(zé)是是對項目經(jīng)理負(fù)責(zé)，保證項目的完成。概括來說，項目核心成員的職責(zé)主要有四項：

第一，參與項目的計劃制訂；

第二，服從項目經(jīng)理的指揮，執(zhí)行計劃分配的任務(wù)；

第三，配合其他小組成員工作；

第四，保持與項目經(jīng)理的溝通。

2.3 編寫項目任務(wù)書

沒有任務(wù)書，不成項目管理，因此編寫項目任務(wù)書至關(guān)重要。通常而言，企業(yè)信息化項目任務(wù)書的內(nèi)容主要包括五個：

（1）描述

項目任務(wù)書有明確的項目經(jīng)理和目標(biāo)，確認(rèn)需要交付的系統(tǒng)的主要內(nèi)容架構(gòu)。任務(wù)書的描述一般包括兩個部分：第一，項目背景與目的，即需要解決這是一個什么項目，為什么要做這個項目等一系列問題；第二，項目目標(biāo)，項目目標(biāo)與項目評價標(biāo)準(zhǔn)不同，項目評價標(biāo)準(zhǔn)更復(fù)雜，包括質(zhì)量、成本等很多方面的指標(biāo)，而項目目標(biāo)相較而言更籠統(tǒng)。

（2）里程碑

項目管理的里程碑指項目的一些重大任務(wù)，這些重大任務(wù)的完成，就是里程碑事件。項目的任何任務(wù)都可以作為一個節(jié)點，但并不是所有節(jié)點都可以成為里程碑，里程碑是指重要節(jié)點。

（3）項目評價標(biāo)準(zhǔn)

項目評價標(biāo)準(zhǔn)用于說明項目成果在何種情況下被接受，何時項目將被終止或取消，項目成功標(biāo)準(zhǔn)的度量或驗收規(guī)程。項目的評價標(biāo)準(zhǔn)一定要可量化、可衡量。

（4）假設(shè)與約束條件

假設(shè)用于說明項目的主要假設(shè)條件；約束條件用于說明項目啟動和實施過程中的限制性條件，將會影響項目的風(fēng)險和成本。

（5）項目利益干系人

項目利益干系人包括高管、相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人、項目需求方、項目經(jīng)理、項目團(tuán)隊主要成員等。

項目任務(wù)書一般由高層跟項目經(jīng)理共同簽署，如果有外部項目，也會邀請客戶共同簽署。

2.4 召開項目啟動會

項目啟動會主要是對項目的目標(biāo)、管理方式、工作方式達(dá)成共識的會議，其也稱為項目立項會議。通過項目啟動會，項目組成員可以進(jìn)行初步交流，相互了解，營造一種良好的團(tuán)隊氛圍。

（1）項目啟動會的必要性

項目啟動會是一次動員大會，是項目發(fā)起人到項目經(jīng)理的工作移交，揭開項目的序幕，因此，項目啟動會是必須進(jìn)行的。

（2）項目啟動會的主要內(nèi)容

項目啟動會的主要內(nèi)容包括：

第一，項目的背景介紹；

第二，項目目標(biāo)；

第三，項目經(jīng)理的正式任命和授權(quán)；

第四，項目組織公布及主要干系人介紹；

第五，項目管理規(guī)范；

第六，項目的工作內(nèi)容和進(jìn)度；

第七，配合事宜以及疑問解答等。

3 結(jié)束語

正確認(rèn)識企業(yè)信息化項目的特點是項目成功的必要和首要前提；充分的項目需求調(diào)研分析，周密的項目啟動安排則是項目成功的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。因此把握好這兩個方面，對于管理好一個成功的企業(yè)信息化項目至關(guān)重要。