探索新時期檔案管理工作新思路

李東東

摘 要 檔案作為各個單位內(nèi)部一種寶貴的信息資源，是對我們?nèi)祟愡M行各項生產(chǎn)實踐活動的真實反映，更是人類社會發(fā)展的財富。作為基層檔案管理從業(yè)者，應(yīng)該積極探索完善的檔案管理模式，從而才能提高檔案資源管理與利用水平。

關(guān)鍵詞 基層檔案管理 工作思考 對策

中圖分類號：G647文獻標識碼：A

檔案管理工作是各級機關(guān)和企事業(yè)單位中必須重視的一項工作，它有利于推動各企事業(yè)單位主要工作的開展，也是對單位員工的高度負責，作為基層檔案管理管理人員，要積極探索新時期檔案管理工作如何開展，從而才能提高檔案管理價值，具體分析如下。

1完善檔案管理機制，保證檔案管理效率

建立檔案管理機制，是做好檔案管理工作的重要保證。因此，要建立健全各項管理制度，做到檔案管理的各個環(huán)節(jié)都能依章行事。一是建立檔案收集、歸檔、利用、保管等制度，制定檔案保管期限表、歸檔范圍、分類編目方法等相關(guān)規(guī)定。把分散在科室和個人手中的文件材料收集齊全，立卷歸檔，集中到檔案室統(tǒng)一設(shè)專人管理與利用。做好檔案借閱登記、利用效果登記等各種登記，要手續(xù)齊全。二是基層檔案員更換時，要嚴格遵守交接規(guī)定，檔案管理人員交接前要清點檔案室的各類檔案，嚴格辦理交接手續(xù)。避免檔案移交給綜合檔案館時出現(xiàn)多卷少卷、責任不清等問題。三是把這些制度和規(guī)定納入崗位責任制和年度考核辦法中，將檔案室管理工作與績效考核掛鉤，有效地提高基層檔案室的管理水平，不斷推進基層檔案管理工作走向規(guī)范化、科學化、標準化。

2加快檔案管理信息化步伐和數(shù)字化建設(shè)

目前，在我國各行各業(yè)中都存在數(shù)字化信息的身影，數(shù)字化信息時代的到來，給人們的生活、工作以及學習等方面都提供了便利，同樣在基層檔案管理工作中，也應(yīng)該遵循信息時代的發(fā)展，將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字信息通訊技術(shù)應(yīng)用到基層檔案管理工作中，改革基層檔案信息管理的方法，實現(xiàn)科學、有效、實用的數(shù)字化管理體系。在數(shù)字化信息時代的背景中，計算機技術(shù)的應(yīng)用有效提高基層檔案管理工作的效率和質(zhì)量，尤其在檔案整編、檢索、統(tǒng)計和借閱等方面，更是凸顯計算機技術(shù)的優(yōu)勢。通過計算機的有效應(yīng)用，可以提高建立檔案編制體系的速度，利用著錄項目建立檔案機讀目錄數(shù)據(jù)庫，根據(jù)不同的要求對庫內(nèi)數(shù)據(jù)進行自動編制。另外，計算機技術(shù)還能使檔案檢索實現(xiàn)數(shù)字化，在查找特征文獻時更加快速便捷，有效節(jié)約查找時間，計算機可以根據(jù)輸入的要求，找到符合條件的檔案目錄和文獻等，并將其精確定位，節(jié)省人工翻找的時間。

3加強收集工作能力，提高檔案應(yīng)用價值

在檔案管理工作中，收集工作作為基礎(chǔ)，在整個檔案管理工作中占據(jù)著重要的位置。目前，在簡化檔案整理工作、強化檔案利用工作以及突出館藏特色的背景下，更是將檔案收集工作的重要性凸顯出來，同時，檔案收集和儲存是提供檔案信息和實現(xiàn)檔案信息有效利用的主要因素，如果缺少對檔案的收集，就無法使檔案資料更加系統(tǒng)和完整。在檔案收集工作中，要遵循為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)、為學術(shù)研究服務(wù)、為社會各界提供利用服務(wù)的原則，同時還要擴大收集檔案資料的范圍，根據(jù)自身的實際情況，在收集相關(guān)檔案資料和輔助材料時，一定要將其收集完整，對于一些散存在社會中的檔案資料來說，要進行充分的挖掘，避免珍貴資料檔案出現(xiàn)疏漏，還要增強收集檔案資料地域的特色型和手機檔案資料內(nèi)容的針對性。要重視對重大活動檔案的手機，將一些可以反饋本地重大活動的檔案收藏到館內(nèi)，豐富館內(nèi)收藏的內(nèi)容。另外，收集工作要有計劃、有目標、分步驟、有主次的進行，在每項工作結(jié)束后，應(yīng)該對各種文件材料進行分期分階段的收集，保證檔案資料的完整性，在對收集的文件材料進行系統(tǒng)整理存儲后，使檔案信息資源更有價值，使收集工作達到借鑒利用的目的。

4重視檔案資源開發(fā)，提高檔案利用質(zhì)量

對于檔案工作來說，其主要目的是對檔案信息資源進行開發(fā)，為經(jīng)濟建設(shè)提供服務(wù)，在檔案工作中利用工作尤為重要，可以直接完成檔案信息資源的開發(fā)目的，所以，整個檔案工作的價值都是通過檔案利用體現(xiàn)出來，總的來說，檔案利用工作開展的質(zhì)量和效率會直接影響整個檔案工作的質(zhì)量。開展檔案利用工作時，工作人員必須具有高度的責任心，為利用者提供滿意的服務(wù)。在新形勢的背景下，檔案利用工作應(yīng)該做到開放利用和檔案編研，同時還要對檔案利用工作進行嚴格的監(jiān)督。在檔案利用中開展監(jiān)督工作，可以有效保證檔案利用過程中的安全性，同時可以及時發(fā)現(xiàn)檔案利用中不利于檔案保密的不良行為，并對其制止糾正，在保證檔案完整與安全性的同時維護企業(yè)自身的利益。

5提高檔案管理人員素質(zhì)與能力

提高工作人員素質(zhì)是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。因此，要不斷加強業(yè)務(wù)人員素質(zhì)教育，確保基層檔案管理的持續(xù)發(fā)展。一要加強業(yè)務(wù)培訓。檔案管理是一項專業(yè)性很強的工作，當一名合格的檔案管理人員，必須掌握檔案專業(yè)理論知識。只有通過專業(yè)培訓、繼續(xù)教育，才能不斷提高檔案管理業(yè)務(wù)水平。二要提高管理能力。檔案管理人員要深入實際，親自實踐，掌握本部門檔案信息需求，提高辨別信息水平和處理能力，增強開發(fā)檔案信息資源的意識，不斷研究探索檔案管理工作新思路，提高檔案室的管理水平。三是樹立敬業(yè)觀念。從事檔案工作的管理人員要樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀，嚴格貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》，嚴守黨和國家的機密，恪守工作紀律，要有高度的責任心和使命感，熱愛自己所從事的檔案工作，樹立全心全意為人民服務(wù)的思想，甘當默默無聞的奉獻者，真正體現(xiàn)出檔案人所具備的良好素質(zhì)。結(jié)束語總之，要想搞好基層檔案管理工作，必須增強基層單位檔案管理意識，提高基層檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)及管理能力，加大檔案管理專項經(jīng)費投入，實現(xiàn)檔案管理電子化，從而積極適應(yīng)時代發(fā)展需要。只要積極重視基層檔案管理工作的發(fā)展，檔案管理事業(yè)必將更加有序、健康發(fā)展。