如何做好企業物資采購管理工作

丁振峰

企業物資采購是企業生產經營活動的重要組成部分。隨著經濟市場化的不斷深入，企業對物資采購管理環節的重視程度也在不斷提高。在現代企業經營管理中，物資采購管理直接關系著企業經營成本的高低，對增強企業的市場競爭力，實現利潤最大化有著重要的意義。

一、企業物資采購概述

企業物資采購主要包括采購計劃的制定、采購程序管理和物資儲備管理等多個方面的管理。采購計劃的制定是物資采購工作的第一步，要根據企業的采購需求，科學合理的制定采購計劃。采購管理重點在于貨比三家、掌握價格、控制成本。物資儲備管理則是要求企業在保證滿足生產需求的基礎上實現庫存的最小化，杜絕資源和資金的浪費，從而大大節約生產成本。

目前正處于供給側結構性改革不斷深化的關鍵時期，要深入推進“三去一降一補”，必須化解過剩產能，降低生產成本。對企業而言，隨著市場的回暖物資價格有所攀升，企業應更好地把握規律，提高物資采購性價比，從而獲得更大的利潤空間。

二、當前企業物資采購管理存在的問題

（一）信息搜集機制不完善

企業物資采購的范圍十分廣泛，涉及的生產廠商、材料供應商、中間商等相關廠商眾多，每個廠商的報價不同，產品的質量、進貨價格、市場價格等都不盡相同，而很多企業尚未建立完善的信息搜集機制，無法及時全面的了解市場動態，不能第一時間掌握物資的市場價格變動，當物資受社會經濟環境、季節等因素的影響出現價格變動時，供貨商提供的物資價格信息可能就不再準確，從而導致采購成本的增加。

（二）采購監督機制不到位

企業的物資采購是以貨幣的形式進行商品的交換。因此，采購部門掌握著采購計劃的制定、執行等重大事項的決策權，對采購哪種商品、選擇哪個廠商有著重要的發言權，所以必須對采購部門加強監督管理。但從很多企業的物資采購管理來看，有的企業對物資采購部門的監管尚不到位，有的企業物資采購決策權集中于一個或幾個管理者的手中，有的采購計劃的制定和物資采購的執行由一個人完成等等。這些都導致權限過于集中，容易在采購過程中發生吃回扣、貪污等腐敗現象，不利于生產成本的降低。

（三）物資采購管理模式落后

傳統的物資采購模式對人力和物力依賴過大，影響了采購效率和質量的提高。

一是存在著憑經驗采購的問題。傳統的采購模式往往憑經驗進行采購和管理，主觀性較強，影響了物資采購的科學性。

二是物資采購信息化水平低。傳統的物資采購計劃的制定、匯總、平衡等大多依賴工作人員手工完成，加大了工作量還不能保證數據的一致性和準確性，降低了工作效率。同時在物資采購過程中與供應商之間不能及時溝通，一定程度上增加了采購成本。此外，物資進出依賴手工記賬，無法第一時間掌握物資進出的情況，增加了工作的繁瑣度和難度。

三、抓好企業物資采購管理降低企業成本的有效途徑

（一）建立健全企業規章制度，完善企業物資采購流程

加強企業物資采購管理的前提是完善各項規章制度，規范采購流程。企業要結合自身的實際情況梳理、規范采購流程，制定科學、可行的采購管理細則，加強管理監督。

首先，要建立完善采購申報制度。根據采購部門和管理人員的相關職責和權限，結合企業的實際需求及時上報年度、季度的物資需求計劃，并審核年度的物資采購方案，經審批后才能辦理采購。

其次，要建立和完善供應商評估準入制度。事前對供應商的資質進行評定，確定合格供應商清單，與供應商及時簽訂質量保障協議，確保供應商提供的物資或勞務的質量、價格、交貨時間等事項得到確認。

再次，要建立訂購合同管理機制。物資采購合同的簽訂由物資采購供應部門統一對外簽訂，并嚴格合同的審查，重點審查確定采購渠道、價格、標準、合同編號、條款等，規范合同簽訂，避免經濟糾紛和損失。

此外，還要建立完善的采購定價機制。通過采取招標、委托采購、協議采購、網絡采購等方式，多渠道、多方式的確定合理的采購價格，不斷減少單一來源和獨家壟斷采購模式，擴大競爭機制，廣集市場信息，通過招標公告、網絡搜集等多種方式，吸引資信好、實力強的潛在供應商參與招投標、報價等工作，更多地掌握采購主動權，有效地節約資金降低成本。

（二）根據需求制定采購計劃，加強監督強化績效考核

物資計劃是采供工作的基礎。

首先，要反復落實物資計劃，精準確定計劃需用數量，把握價格市場走勢，確定最佳采購節點，達到精準降儲的目的。對需求量不大的物資要盡量的不儲或少儲，避免無動態占用;對常用的物資要按照經濟批量，把握進貨節點，進行適量儲備;對定額物資、關鍵物資適時適量儲備，確保供應。設備采購嚴格執行企業計劃，選型既考慮先進性又考慮通用性，有利于其備件的采購，減少其備件的儲量。

其次，要從源頭抓起，嚴把計劃落實關。對物資采購計劃，根據生產需求堅持由各業務員深入基層，認真、反復核實庫存，仔細平衡測算，并根據輕重緩急編報采購計劃，做到確實需要時才進行訂貨;經常深入了解和掌握各種設備使用狀況和備件消耗情況，并現場指導設備維護保養，備件計劃編制工作等，從而不斷提高物資計劃編報的預見性、科學性、及時性和規范性，使采購計劃準確率得到不斷提高。

此外，要加強績效考核，通過對責任制指標進行分解和考核，獎優罰劣，達到節支增效的目的。

（三）加強企業物資采購審計，全面提高物資采購質量

加強物資采購環節的審計監督，能有效的預防和防止在采購環節出現吃回扣、效率低下等問題，能有效提高物資采購管理的水平，提高物資采購質量。對物資采購的審計要貫穿于采購活動的全過程，充分發揮審計對確保采購質量，降低采購風險的防線作用。

首先，要加強對物資采購計劃的監督和審計，確保采購計劃的合理性、準確性，不僅要審計制定物資采購計劃的依據是否科學合理，是否存在與實際生產需求不符的問題，是否與公司的發展目標相符，要對采購的種類、數量、時間、使用、質量等項目進行審計。

其次，要對加強對物資驗收的審計。要杜絕違規采購和超范圍越權采購現象，認真規范工作人員行為，避免隨意采購、人情驗收等問題;要審查物資驗收程序中是否存在采購人員與質檢人員之間串通舞弊等行為，審計物資的驗收是否與貨運單、合同、發票等單據相符。

再次，要進一步健全完善物資采購管理的監督制約機制，強化重點崗位及人員的風險管控，從制度上扎牢“不能腐”的密網。不斷重視問責工作，對有苗頭性、傾向性問題的采購業務人員，及早給予批評教育或警示談話，強化“不敢腐”的追責機制，始終保持廉潔自律、風清氣正的工作氛圍。

（四）強化采購員的業務培訓，健全采購人員隊伍建設

人員隊伍建設是加強企業物資采購管理的基礎和保障。要選拔有責任心、專業素質強、經驗豐富的采購人員，并及時根據企業發展的需要和市場的變化進行培訓。

首先，要加強物管人員的業務培訓。一方面，對業務科、管理科室人員，通過“送出去”、觀摩學習等方式進行培訓，或者通過定期的崗位輪換交流，使他們得到鍛煉，增長才干;另一方面，通過“干部上講臺、培訓到現場”、師帶徒等方式，對廠庫保管員進行保管保養知識培訓，確保新老交替中倉儲管理不滑坡，各項技藝有繼承不失傳。

其次，要加強人才培養和人才引進工作。一是加強對人才的崗位交流，通過在各個崗位上的業務學習與實踐鍛煉，促進人才的綜合素質不斷提高，能夠勝任各種工作需要，培養更多的復合型人才;二是關鍵崗位積極引進人才，通過在集團公司公開招聘、新招大學生等方式，對緊缺專業及崗位進行補充和充實，積極營造競爭性人才培養和成長機制，保證各項工作穩步推進。

加強物資采購管理是企業降低生產成本的重要舉措，也是企業增加利潤，不斷增值的有效途徑。對物資采購的管理要貫穿于企業生產、運營的整個管理過程。企業應以“降儲降本、增收增效”為工作的著力點，創新工作舉措，有效降低儲備，充分把握市場，科學采購，不斷提高企業的市場競爭力。

（作者單位：中國石油勘探開發研究院）