中學人事檔案信息化管理問題及對策

梁蓓蘭

摘 要：人事檔案管理是學校管理工作的重要內容之一，隨著信息技術的發展，中學人事檔案管理人員也要做到與時俱進，學習并掌握人事檔案管理的先進方法，并根據現代教育管理的要求，探究人事檔案信息化管理模式，在做好紙質檔案管理的基礎上融入信息化技術手段，使學校的人事檔案管理更加完善與實用。本文首先分析了人事檔案信息化管理的優勢，接著分析存在的問題，進而提出了幾點優化策略，如加強人員管理、改進管理機制、健全規章制度等，以期為提高中學人事檔案信息化水平提供一定的借鑒與參考。

關鍵詞：中學;人事檔案;信息化管理;管理機制;規章制度

人事檔案是人事管理的重要內容，其中包含著單位全體人員的身份、學歷、工作經歷等信息。人事檔案既是對個人成長軌跡的記載，也是國家對個人動態信息的認可，具有較高的法律效力。對于中學來說，做好人事檔案管理工作是強化師資隊伍建設的重要前提和基礎，對于學校教育事業的發展具有十分重要的意義。但是當前，中學人事檔案管理中還存在一些問題，必須采取有效措施，改進人事檔案管理方式，促進人事檔案管理工作的順利開展。

一、人事檔案信息化管理的優勢

人事檔案信息記錄著個人成長軌跡的全部內容，對于中學來說，是對全體教職工進行管理及開展各項工作的基礎，是學校考察干部、選拔人才的依據，對強化學校教師隊伍建設，提高教學、黨政管理及科研工作水平等都有重要作用。實行人事檔案信息化管理，并在檔案信息化管理系統中采取電子檢索技術，能夠把信息檢索方法由聯機檢索、脫機檢索轉變為智能及網絡檢索方式，促進檔案信息網絡化傳遞。此外，人事檔案信息化管理，可以利用網絡技術實現人事檔案信息的科學分類、提取、加工及分析等，促進檔案管理效率的提高。相較于傳統檔案管理，電子檔案更容易保存、修改及查詢，并且通過網絡傳遞信息更加方便、快捷，可以提升檔案利用率，減少人工管理成本。

二、中學人事檔案信息化管理中的問題

（一）人員素養有待提升

人事檔案信息化管理要求學校采取現代技術設施及科學先進的管理方法來進行人事檔案管理工作，以提高人事檔案管理水平與服務質量。人事檔案管理的信息化轉型對檔案管理人員的要求較高，但是當前各中學檔案管理人員往往由臨近退休的老教師擔任，專職檔案管理人員較少，現有檔案管理人員缺乏足夠的檔案管理經驗。究其原因，主要為如下兩方面：一是學校人事信息化管理意識落后。多年以來，學校的人事管理部門僅把人事檔案當作教職工調資、晉升、提干等方面的依據，一般采取固定模式來管理，對于其內在價值考慮不足，管理人員也缺乏創新精神與信息意識。二是人事檔案整理不齊全，不能全面記載個人信息，難以綜合反映一個人的全貌，造成人事檔案信息的不實。此外，多數中學的人事檔案管理還是依靠人力，盡管部分學校也配備了計算機等硬件設施，但由于工作人員操作計算機及網絡的信息技術水平有待提高，造成檔案信息化利用程度不高，開放的信息資源較少。

（二）管理機制較為落后

首先，中學檔案管理一般采取統一分類方式，傳統紙質檔案數量較多，很難實現檔案信息的快速搜索與查詢，并且信息不透明，管理方法與模式都亟需改進。其次，當前中學人事檔案信息多是傳統管理內容，有關績效及社保等方面的內容較少，嚴重影響了當前績效工資改革及工資發放，對社保工作的開展也造成了一定不利影響。此外，經費等的限制也導致信息化設備在人事檔案管理中并未普及，造成信息資源難以共享，嚴重制約了學校人事管理工作的正常開展。

（三）規章制度尚不健全

當前，各部門人事檔案管理制度仍以1991年頒布實施的《干部檔案工作條例》及1996年頒布實施的《流動人員人事檔案暫行規定》為依據，而這些條例明顯是計劃經濟時期的產物，造成多數學校人事檔案管理千篇一律，甚至生硬地照搬照抄其他單位的檔案管理辦法，而沒有突出自身特色，與學校實際發展情況也不相符。此外，當前學校人事檔案管理規章制度的適用范圍有限，不能滿足人事檔案管理的要求，改革人事檔案管理制度的呼聲十分強烈，可以說規章制度的不健全嚴重制約了學校人事檔案工作的正常開展。

（四）環境服務有待創新

經濟基礎決定上層建筑，如果硬件設施配備不足，將很難打造現代化數字平臺，更無法適應信息時代的要求和滿足用戶多元化需求。人事檔案環境服務的不足體現在以下幾點：第一，基礎設施資金投入不足。由于資金投入不足，中學人事檔案信息化基礎設施建設明顯滯后，檔案室面積較小，設施簡陋，也未實現人事檔案存放、辦公及閱覽的分開處理，而是擠在狹小的辦公室內，甚至有的學校仍在使用木柜存放紙質檔案資料，嚴重影響人事檔案管理的現代化、信息化。第二，技術裝備落后。多數中學在人事檔案信息化管理方面存在技術與體制障礙，存在檔案信息供需矛盾、檔案管理溝通矛盾等，亟需升級人事檔案系統的信息儲存及檢索系統，引進先進的檔案管理技術設備與管理軟件。

三、中學人事檔案信息化管理的優化策略

（一）加強人員管理

加強人員管理，提高檔案管理人員的業務素質是提升檔案信息化管理水平的前提。學校應建立一支成熟穩定的人事檔案管理隊伍，要求檔案管理人員既能夠熟練掌握現代信息技術，同時又具備一定的專業檔案管理知識，并具備較高的政治責任感、一定的政策水平及保密意識。中學要注重復合型人才的引進與培養，這也是中學人事檔案信息化管理的核心問題。此外，還要強化對現有工作人員的培訓，使其樹立信息化意識，掌握信息化知識，適應檔案信息化管理的新要求。

（二）改進管理機制

第一，轉換角色，創新服務。要想實現中學人事檔案管理的規范化、標準化，就要建設科學的考評機制，轉變管理理念，實現傳統管理模式和現代信息技術的結合，利用數字信息化技術充分開發人事檔案的利用價值，做好資源共享，為提升學校檔案管理的現代化水平提供有力支撐。第二，科學發展，剛柔相濟。人事檔案管理要求管理人員具備較強的責任感、事業心及奉獻精神，不斷提高服務質量，為領導決策提供科學依據，確保人事檔案管理朝著“利用網絡實現管理自動化、存儲數字化”的目標前進，從而加快檔案信息化建設的步伐，促進人事信息資料的共享。此外，還應完善人事信息數據庫，利用現代設備及數字技術，實現人事檔案資料的動態管理與維護，強化人事信息資源的開發，進一步提高資源利用率，確保檔案管理的科學發展。

（三）健全規章制度

提高檔案管理水平，還應加強制度建設。學校檔案管理部門與各檔案形成部門之間往往存在較為復雜的關系，必須有完善的規章制度加以調整，檔案收集、整理、保管及利用等各環節的工作也需要規章制度來加以指導，因此，健全檔案管理規章制度，踐行依法治檔尤為重要。學校領導要強化檔案意識，帶頭學習《檔案法》等相關法律法規文件，并積極組織相關部門制定人事檔案管理的規章制度，使人事檔案管理工作做到有法可依，有章可循。

（四）加大投入力度

第一，加大物質保障。物質保障是項目建設的必要前提，中學人事管理信息化水平的提高，離不開信息化建設的資金投入。網絡建設是基礎設施建設的關鍵環節，學校要多方籌集資金，購置計算機、掃描儀、除濕柜、空調等硬件設備，以改進學校人事檔案管理的硬件條件，并構建人事檔案管理所需的數據庫，嚴格按現代化檔案管理標準，建設現代化、高標準的人事管理信息系統，促使人事檔案管理進入良性發展軌道。第二，構建數字化管理平臺。可以現有的校園網絡平臺為依托，構建新的網絡化平臺，建設專門的人事檔案管理數據庫，實現檔案信息由手工查找到計算機檢索的轉變，進而促進人事檔案信息的網絡化、微機化，實現檔案信息資源的高效共享。在檔案信息化發展過程中，可能存在因過度強調技術因素，而忽略人文關懷的問題，所以構建檔案信息化平臺，要把握好技術與人文因素的平衡，掌握好開放性與保密性的尺度，使二者各有側重。

結語：

總之，檔案信息化管理是時代發展的必然趨勢，新時期人事檔案的內容更加豐富，人事檔案管理工作也越來越引起社會各界的重視，人事管理部門要抓住機遇，利用現代科學技術，加強人事檔案資料的開發與利用，不斷提升人事檔案管理的信息化水平。

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（作者單位：福建省泉州第一中學，福建 泉州 362000）