鐵路企業(yè)會計原始憑證電子化探究

王建明

中國鐵路上海局集團有限公司

0 引言

十幾年來，鐵路企業(yè)在專業(yè)技術(shù)方面飛速發(fā)展，高鐵建設(shè)和運營網(wǎng)絡(luò)已基本建成，在方便人們出行的同時，也奠定了我國高鐵技術(shù)在世界的領(lǐng)先地位。然而，鐵路企業(yè)在綜合管理，尤其是財會管理方面還相對傳統(tǒng)，大量紙質(zhì)原始憑證既浪費資源財力、效率低下，又不符合環(huán)保理念。隨著電子商務(wù)及信息化技術(shù)不斷發(fā)展，大量電子憑證被催生，逐步打破了傳統(tǒng)會計記賬必須用紙質(zhì)記錄進行會計核算的原則，人們開始對會計原始憑證傳統(tǒng)存在方式的合理性重新思考。2014年12月，國家檔案局會同財政部修訂的《會計檔案管理辦法（征求意見稿）》已正式下發(fā)征求意見，標志著電子會計檔案已開始步入軌道。國家一系列法律法規(guī)的出臺，加大了會計原始憑證電子化的可行性，為實現(xiàn)會計原始憑證電子化提供了有力保障。在此情況下，鐵路企業(yè)有必要嘗試通過信息化手段實現(xiàn)原始憑證電子化，加快鐵路企業(yè)財會管理信息化和現(xiàn)代化探索途徑。

1 鐵路企業(yè)會計原始憑證電子化的可行性

鐵路企業(yè)作為傳統(tǒng)國有大型企業(yè)，財會管理業(yè)務(wù)量非常龐大，相應的帶來大量原始憑證制證、收集和保管問題。在探討鐵路企業(yè)原始憑證電子化可行性時，我們擬借鑒與鐵路行業(yè)類似的通信企業(yè)——中國聯(lián)通原始憑證電子化進程。

中國聯(lián)通設(shè)立了三級財務(wù)管理機構(gòu)，以保證財務(wù)工作高效、合理運轉(zhuǎn)。同時，中國聯(lián)通還推進了全成本管理核算體系、“一本賬一套表”等財務(wù)創(chuàng)新管理模式，有效提升了公司整體管理水平。高速的信息化為會計檔案電子化提供了有利的技術(shù)支撐：一級架構(gòu)的ERP類系統(tǒng)實現(xiàn)業(yè)務(wù)處理信息化、會計核算自動化、企業(yè)管控系統(tǒng)化、會計檔案歸檔在線化。

中國聯(lián)通通過會計檔案電子化，于2014年1月至3月期間，累計由紙質(zhì)轉(zhuǎn)化到電子檔案1 109萬頁、各業(yè)務(wù)信息化系統(tǒng)（會計、合同、采購等）直接接入電子化檔案7 634 882件，節(jié)約紙張僅憑證頁約7 734 882余張（以A4紙計算）、節(jié)省紙質(zhì)檔案密集架排架長度1 848米，在不擴大庫房面積前提下，對現(xiàn)有庫房存儲空間的使用由2年延長至6年。經(jīng)測算，公司總計節(jié)約3 500萬元。會計檔案電子化還簡化了檔案收集、著錄、庫房管理等多個業(yè)務(wù)流程，管理效率得到大幅提升。通過對檔案流程的統(tǒng)一和簡化，平均工作耗時為原有的60%，專職檔案管理員在檔案接收和保管上的日工作量占比從傳統(tǒng)模式的70%下降至40%，大幅度解放了既有生產(chǎn)力，提升了檔案管理質(zhì)量。

鐵路企業(yè)經(jīng)過近幾年的管理體制改革，其組織架構(gòu)、會計核算、財務(wù)管理與中國聯(lián)通基本相似。但傳統(tǒng)的原始憑證管理方法嚴重束縛了鐵路企業(yè)財會信息化發(fā)展思路與空間，耗費了大量資源，迫切需要嘗試性突破。

2 鐵路企業(yè)會計原始憑證電子化進程中的問題

2.1 無法保證原始憑證的真實性與合法性

在網(wǎng)絡(luò)快速化發(fā)展的今天，原始憑證電子化是必然的發(fā)展方向，但對憑證真實性和合法性的確認十分必要，因為它們是會計處理的基礎(chǔ)。然而，我國相關(guān)會計法律、法規(guī)中還未提出原始憑證電子化要求，從而對其合法性的確認帶來了困難，因此，具有電子簽名的會計原始憑證應在法律范圍內(nèi)承認其合法性。

2.2 原始憑證內(nèi)容尚未標準化

原始憑證雖然電子形式和紙質(zhì)形式在內(nèi)容構(gòu)成方面大體一致，但因鐵路企業(yè)點多面廣、性質(zhì)不一，原始憑證內(nèi)容尚無統(tǒng)一標準，只有人工審核過的原始憑證才可被記賬；同時，在借貸科目和金額判斷時，原始憑證和記賬憑證間無法有效相互監(jiān)督，故原始憑證非標準化難以提高會計核算效率、難以實現(xiàn)真正原始憑證電子化。

2.3 財務(wù)人員網(wǎng)絡(luò)知識欠缺

目前，財務(wù)工作人員專業(yè)知識扎實，但操作計算機能力較為欠缺。大部分財務(wù)工作人員沒經(jīng)過計算機系統(tǒng)學習，只懂得基礎(chǔ)的計算機操作，缺乏高效使用計算機處理業(yè)務(wù)的能力。此外，鐵路行業(yè)長期使用自身開發(fā)的軟件，導致廣大財務(wù)人員對其他軟件認識不足，阻礙了會計原始憑證電子化進程。

3 鐵路企業(yè)會計原始憑證電子化路徑

3.1 原始憑證標準化

原始憑證電子化首先要內(nèi)容標準化。標準化內(nèi)容可任意變換載體，用任何符合標準的軟件即可讀取而不需人工干預，實現(xiàn)原始憑證到記賬憑證自動傳遞。鐵路企業(yè)作為行業(yè)內(nèi)部實體，有相對獨立的管理系統(tǒng)，便于對有關(guān)事項進行統(tǒng)一和標準化。射頻技術(shù)(RFID)可解決無紙化原始憑證信息的識別：在商品存儲和出入庫時，用射頻標簽代替商品收料單、領(lǐng)料單、產(chǎn)品出入庫單等原始憑證；閱讀器讀取射頻標簽實現(xiàn)商品登記、存貨和取貨等。確實無法標準化的紙質(zhì)原始憑證可運用影像和掃描技術(shù)實現(xiàn)無紙化,將影像和掃描數(shù)據(jù)存入計算機原始憑證數(shù)據(jù)庫，為記賬憑證生成提供了直接依據(jù)。

3.2 各環(huán)節(jié)信息的比對校驗

原始憑證經(jīng)賦碼、存儲和驗證后將信息解析成三個維度：合同、發(fā)票等業(yè)務(wù)信息；銀行對賬單、發(fā)票等資金流信息；出庫單、入庫單等物流信息。通過賦碼技術(shù)、射頻技術(shù)、電子數(shù)據(jù)交換技術(shù)解決原始憑證物流問題；通過網(wǎng)絡(luò)銀行、電子貨幣、電子支付解決原始憑證資金流。三類信息相互比對校驗、互為條件，形成業(yè)務(wù)流、資金流、物流的比對檢驗系統(tǒng)，在此基礎(chǔ)上，實現(xiàn)與上游來源、下游賬簿報表等會計信息全鏈接，實現(xiàn)信息在核算鏈條中勾稽比對，最終建立正向相互支撐、逆向相互校驗的完整比對系統(tǒng)。

3.3 加強對原始憑證的審核

無紙化原始憑證與紙質(zhì)憑證一樣，也須經(jīng)過合法性、真實性和完整性審核。完整性審核可利用計算機應用程序?qū)﹄娮釉紤{證各要素進行分類搜索，自動查出內(nèi)容不合格項，或通過第三方認證機構(gòu)及電子簽名等手段保證交易雙方身份真實可靠。目前，鐵路企業(yè)正大力發(fā)展二維碼管理系統(tǒng)，通過二維碼對每個原始憑證進行合法性、真實性、準確性和完整性驗證。同時，每個原始憑證都能找到出處、來源、制單人信息等，使責任追溯和環(huán)節(jié)監(jiān)控成為可能，即保證了會計信息真實性，又明確了會計信息錯誤的責任歸屬。

3.4 無紙化原始憑證的安全保護

保證無紙化原始憑證安全傳輸和身份確認是實現(xiàn)憑證無紙化關(guān)鍵所在。目前，人們對網(wǎng)絡(luò)安全已達成共識，我國已出臺相關(guān)法律法規(guī)。鐵路企業(yè)各類業(yè)務(wù)電子化過程可通過加密技術(shù)來增強原始憑證保密性；利用數(shù)字簽名技術(shù)確保原始憑證身份真實性；加強計算機系統(tǒng)防護、及時清除已感染的數(shù)據(jù)文件等手段保護原始憑證的安全。此外，健全機構(gòu)內(nèi)部控制制度、建立健全計算機機房管理制度、對計算機主要設(shè)備和文檔授權(quán)加密、對登陸查看等過程進行記錄形成備案隨時調(diào)取等，也可加強原始憑證安全性。

4 結(jié)論與展望

當前，我國經(jīng)濟正處于飛速發(fā)展階段，電子會計檔案正逐步取代紙質(zhì)會計檔案，且在會計核算和財務(wù)管理中發(fā)揮著日益重要的作用。無論是鐵路還是其他經(jīng)濟領(lǐng)域，會計原始憑證電子化是發(fā)展的必然方向。會計原始憑證電子化對提高會計核算效率、加強企業(yè)管理、促進低碳辦公、完善稅收制度有著重要意義。對鐵路企業(yè)而言，目前會計原始憑證電子化還存在諸多障礙，要創(chuàng)建、設(shè)計完善的會計原始憑證電子化識別和治理有效途徑，構(gòu)建一個社會級信息化大平臺還有很長的路要走。但我們堅信，經(jīng)過努力，電子憑證終會取代紙質(zhì)憑證，未來會計核算系統(tǒng)全過程必將向電子化、智能化、自動化發(fā)展。