當前如何做好城建檔案管理工作

文/王超 四川省綿陽市城建檔案館 四川綿陽 621000

1、當前城建檔案管理模式的現狀與問題分析

響應“提效能”的“放管服”思路，城建檔案的管理與城市建設在步伐上已明顯不同步，其主要表現在：

1.1 資料滯后，與飛速發展的城市建設不相適應

這里所指的資料不僅是城市工程建設資料，同時還包括諸如郵電、通訊、水電、交通、燃氣等基礎性市政工程建設資料。工程竣工后，有些相關資料沒有及時送交城建部門歸檔、整理，形成完整的文件，致使有的工程資料特別是地上網絡系統的情況不明，為日后建設埋下隱患。

1.2 管理滯后，沒有充分體現出應有的經濟效益

城建檔案雖然不能產生直接的經濟價值，但由于它所具有的服務功能，從而產生間接經濟效益。由于在這方面管理還跟不上，城建檔案的服務保障功能未能充分發掘。

1.3 技術滯后，還未能完全達到現代化城市的要求

當前城建檔案的管理雖然已開始運用計算機、光盤等現代化工具，但它僅僅是實現了一些新技術的運用，這些檔案管理現代化的模式仍是計算機技術加上傳統的檔案管理模式，實質是傳統檔案管理模式運用新技術的改進，是對傳統檔案管理模式的數字模擬，并沒從根本上真正改變管理方式。

2、探索與實踐

為滿足新形勢下的城建檔案管理新要求，建議一些探索和思考。

2.1 觀念的轉變

新模式下，受到沖擊的首先是我們的思想觀念。“市場經濟社會下，任何行業的發展必須從自身肩負的社會使命出發，通過有效的履行自身的社會職責換取自身發展所需的外部社會環境，與此同時從社會獲取自身發展所需的外部動力。”因此只有從思想上正確認識城建檔案館自身的社會使命，確立正確的指導思想，實現觀念的轉變，才能適應新形勢下的城建檔案管理模式。思想觀念的轉變，不斷推進檔案管理和服務工作的開展。

2.2 做好城建檔案的編研工作

以往，不少城建檔案的編研內容局限于大事記、工作或館藏指南、資料匯編等，對深入城建檔案的編研工作很少，遠遠不能滿足城市建設和經濟發展的需要。因此要緊緊抓住用戶需求，從編研內容選擇到編研成果形式，都需要有一個改變和創新。城建檔案含有深厚的文化底蘊，反映著不同時期的施工技術、基礎結構、建筑風格等，對現代設計業、建造業有極高的參考借鑒價值。

2.3 加強城建檔案的信息化建設

要創新城建檔案管理模式，首先要加強城建檔案信息現代化建設。一是加強信息資源建設工作。從文件目錄做起，將現有檔案數字化，并及時建立、逐步充實和完善檔案信息數據庫，逐步實現全文全息上網，文件目錄上網，使用戶對館藏檔案有一個全面了解，以便查詢。二是加強計算機網絡設施建設。做好計算機軟件的選用和設計，從檔案管理的實際出發，綜合數據管理、整理編目、檢索查詢、安全保密、系統維護等基本功能，以滿足檔案管理的要求。三是加強信息化管理人才。城建檔案信息化建設，要求檔案工作者既要掌握檔案學基礎理論的檔案管理知識，還要掌握一些計算機技術、網絡技術和操作技能。一方面，加強現有檔案干部職工的自身學習，另一方面，選拔使用計算機和網絡技術方面的專業人才，提高掌握現代技術的整體水平。

2.4 搞好多元化服務

隨著公眾利用檔案意識的增強和城建檔案開放力度的加大，社會對城建檔案需求呈多元化趨勢，傳統的檔案利用服務模式面臨新的挑戰。到檔案館來翻閱檔案原件以獲取相關信息的方式將被改變，檔案館不再是簡單的實體保管員，而應成為概念、知識的提供者。為了應對檔案信息多元化的挑戰，一方面需優化傳統的服務方式。我們要主動接近檔案用戶，以用戶為中心，結合城市建設的進程，編研出信息成果進行提供利用，利用城建聲像檔案的優勢，從內容、形式上實現完全不同與以往的主動服務。另一方面在延續面對面的服務方式的同時，利用網絡環境為社會提供優質的服務。通網站不僅能實現大量館藏信息資源的廣泛共享，而且可以直接迅速地獲取反饋信息。

當然，多元化并行的模式是文件載體轉換時期必經的一個階段，盡管目前全國數字城建檔案館建設發展迅速，但主要是針對紙質檔案的數字化處理，真正接收、管理電子檔案還都剛剛起步，在電子文件管理中一些關鍵性的問題未解決之前，傳統的紙質檔案管理因其固有的優勢不會輕易退出歷史舞臺，多元化并行的信息化管理模式也將在實踐中不斷完善發展。