淺談建筑施工企業物資采購的風險管理與控制

文/隋文鳳 青島國清管理培訓學校 山東青島 266000

1、建筑施工單位物資采購的主要風險

1.1 外部風險

建筑施工單位物資采購因受到多種外界環境的影響，給采購活動帶來一定的經濟損失，或引發的不確定性。包括自然意外風險、社會風險、市場風險、信用風險、技術風險。

1.2 內部風險

①計劃風險。物資采購計劃是由物資管理機構按照預算進行編制，但是，因預算不準，采購計劃和項目實際用量的偏差較大，產生大量存貨，占用了大量資金。或物資管理人員對市場的跟蹤調查研究不足，不能對市場行情的變化進行準確地判斷。

②合同風險。施工單位在項目管理中，因項目需要的材料種類很多，除了木料、鋼筋、混凝土在大宗物資采購的時候，會簽訂購買合同。對于普通的、零星的水泥等材料，均未簽訂書面合同。或者在購買大宗材料時，簽訂的合同條款內容不明確、不具體。尤其是付款期限、付款比重等。而且，在招標時，供應廠商習慣于運用一些不正當的競爭方式取得合同后，又以其他理由變更和調整合同等，以上均會促使物資采購活動難以依據企業制度進行，增加了采購風險。

③驗收風險。第一，因材料驗收員的知識、經驗不足，無法準確地把握好材料的體積、重量。第二，對材料型號、質量、規格等，也不能有效地執行合同，對材料質量把關不嚴格。第三，采購員自身的職業素養較低，因項目的材料管理人員在與供應廠商交易中，私自收受商家賄賂，或利用權利在材料質量等關鍵問題上未能嚴格把關，使得企業的項目材料花費更多資金，甚至留下質量問題，給項目實施埋下了長期的風險隱患。第四，驗收標準不清晰、程序不規范，對驗收活動的異常未進行妥善處理造成的風險。

④采購監督風險。第一，采購物料的時候，有效的監督控制是確保材料價格公平、合理的必要手段。在采購前，材料的詢價人與購買人，甚至驗收人為同一人，極易產生材料管理人員與供應廠商二者勾結問題。第二，在材料招標中，領導人員的干涉影響了正常的招標活動，只憑材料供應商單方的報價，越權審批等行為，阻礙了企業相關制度的執行，給企業經營帶來風險。

⑤存貨風險。第一，因材料管理不嚴，材料采購數量無法滿足生產需求，導致缺貨、斷貨現象，使生產中斷，延誤施工期限，給甲方造成不必要的損失。第二，因對存貨管理混亂、積壓物資過多、巨額資金沉淀等，引發資金鏈短缺，加大了企業運營的風險。第三，存貨發生損毀、丟失、腐爛等問題，給材料造成損失。

⑥付款及發票管理風險。企業財務管理人員因審核材料付款方式不夠嚴格，付款方式不當，資金未得到有效地控制，可能引發企業信用受損，或資金損失問題。材料供應商對公司提起訴訟，導致銀行賬戶被凍結的風險。而且，因對材料供應廠商要求不高，在付款時，單憑提供的收據/發票等，未辨別發票的真偽性，給公司造成涉稅風險。

2、施工單位物資采購的風險管控策略

2.1 建立行之有效的組織管理部門

在建筑施工單位有必要成立專門的物資管理機構，該機構是物資采購的第一責任人。在采購期間，可由采購、技術、生產、財務、質檢等人員構建一個采購組，在采購主管帶領下進行單位的物資采購與管理。并且，該管理機構的采購活動應接受多方的監督，包括安全、質量、財務、生產及監察機構的有效監管。在施工項目期間，審計部門應做好全面的審計監督核算成本工作。

2.2 采取集中采購的工作原則

物資的集中統一采購，能夠讓施工單位原本分散的權力集中起來。對于大宗材料的購買，均應由公司總部統一組織招標活動，擇優選擇供應廠商，加強工作流程的監控，進而降低采購風險。

2.3 強化合同管理

第一，建立采購合同會簽制度，施工企業各管理人員要依靠自身的專業知識，加強合同條款的評價與審核，確保各項采購條款的科學性、可行性。第二，項目負責人應熟練掌握合同條款的約定，尤其物資驗收者在對各項物料進行驗收時，一定要嚴格遵循合同中規定的材料型號、質量、標準、規格等。財務管理者應認真履行合同約定，對材料款予以支付，且收取符合規定的發票。

2.4 構建合格供應商檔案

物資管理機構一定要充分地考慮合作的供應廠商信譽，構建信譽度良好的供應商檔案，規避在市場中進行物資采購的時候隨機性地選擇供應商，并對供應廠商的情況考查的行為，以免因供應商信譽問題無端地浪費人力、物力。建立合格供應商的檔案，以便與市場信譽度優良的供應商建立長期合作關系，最大化地規避供求雙方發生經濟糾紛而造成的資源浪費。

2.5 強化企業內部控制

施工企業管理者應加強物資管理制度的建設，促進內部控制高效、有序地運行，進而化解企業物資采購環節中一系列風險。關于物資管理制度內容，一定要對采購活動的招標、采購、驗收流程進行明確，同時，還要對盤點、存貨管理等制度予以明文規定，讓采購管理者有章可循。物資采購、驗收是企業的重要崗位，應定期進行輪崗作業及培訓，強化審計、監察機構的監督檢查，防范發生舞弊現象。對管理人員應強化業務知識、技能的培訓，全面提升其管理水平。建立完善的內部控制制度，充分地發揮各個部門的監督管理職責，最大化地降低物資采購風險。

2.6 強化物資采購的績效考核

物資采購活動中的很多風險都是人為的，企業應結合物資采購的不同環節特點，建立分層的績效考核制度，分解目標責任到個人，推行嚴明的獎罰機制，充分地激發管理者工作熱情，有利于降低人為因素造成的物資采購風險。

結語：

建筑施工企業要對此保持高度重視，樹立強烈的風險意識，提升對風險的識別能力，加強合同管理，建立完善的內部控制制度，強化物資采購的全方位監督管理，最大程度地規避采購風險，推動企業健康地發展。